Prihlásiť sa
Začnite tu
Outlook CRM Background

Projekty - Prvé kroky s eWay-CRM

Podnikanie je dohodnuté a zmluva začína. Toto je ten správny čas na začatie projektu.

Krok 1 – Vytvorenie projektu

Akonáhle budete mať svoje projekty v eWay-CRM, nikdy sa v nich nestratíte. Vytvorte projekt, vyberte tím a naplánujte rozpočet.

  1. Na paneli s nástrojmi eWay-CRM kliknite na položku Nový > Projekt.

Vytvořit nový projekt

  1. Vyplňte všetky potrebné informácie. Dôrazne vám odporúčame vyplniť nasledujúce polia: Zákazník, Kontaktná osoba a Plánovaný koniec.

Vyplněné údaje projektu

  1. Záznam uložte.
  2. Ak chcete do projektového tímu pridať ďalšieho člena, kliknite na položku Upraviť tím.

Upravit tým

  1. Vyberte svojich kolegov a kliknite na tlačidlo Ďalej.

Vybrat členy týmu

  1. Pomocou nasledujúcej karty im priraďte roly. Nemusíte označovať všetkých, ale nezabudnite označiť Projektového manažéra – to je osoba zodpovedná za projekt. Potvrďte OK.

Vybrat projektového manažera

Outlook CRM Tip Tipy pre Vás:
Ak pracujete s modulom Príležitosti, automaticky sa vytvorí nový projekt, akonáhle  premeníte príležitosť na projekt.

Ak ste od svojho zákazníka dostali e-mail, môžete ho okamžite premeniť na projekt. Stačí naň kliknúť pravým tlačidlom myši a vybrať možnosť Preniesť do eWay-CRM > Do Projectu. Ďalšie informácie nájdete v tomto článku „Ako vytvoriť projekt z e-mailu“.

Krok 2 – Plánovanie ľudských zdrojov

Uistite sa, že máte dostatočnú kapacitu pre projekt. Skontrolujte dostupnosť každého člena tímu a podľa toho plánujte.

  1. Vráťte sa na zoznam projektov. V eWay-CRM klepnite na Plán zdrojov.

Plán zdrojů

  1. Zobrazí sa zoznam projektov spolu s členmi tímu. V nasledujúcich stĺpcoch nájdete aj zoznam kalendárnych týždňov.

Plán zdrojů

  1. Kliknite na bunku projektu a zadajte počet hodín pre každého zamestnanca za daný týždeň. Nenechajte sa vystrašiť, keď hodnoty sčervenajú. To znamená, že osoba je preťažená. Zatiaľ sme im neprideľovali prácu. Dozvieme sa to v ďalšom e-maile.

Dostupné zdroje

  1. Ak chcete proces urýchliť, môžete skopírovať hodnoty – prilepiť.

Krok 3 – Vytvorenie a priradenie úloh

Pomocou modulu Úlohy môžete ľuďom priradiť prácu a sledovať termíny. Vďaka tomu budú vaše projekty aktuálne.

  1. Kliknite na položku Vytvoriť a vyberte položku Úloha.

Vytvořit nový úkol

  1. Ak chcete priradiť úlohu niekomu inému, kliknite na položku Riešiteľ a potom vyberte iného používateľa. Uložte úlohu.

    Řešitel úkolu

Outlook CRM Tip Tip pre Vás: Skôr či neskôr budete musieť do existujúceho projektu pridať nové úlohy. Nerobte si starosti s hľadaním projektu. Stačí kliknúť na tlačidlo Pridať novú > úlohu v Outlooku a prepojiť ho s projektom. Návod je tu.

Krok 4 – Uloženie histórie komunikácie

Počas realizácie každého projektu komunikujete so svojimi klientmi. Zapíšte si všetky dôležité poznámky a k objednávkam priložte e-maily. Všetko budete mať kedykoľvek po ruke.

Priloženie e-mailov

  1. Otvorte e-mail v Outlooku.
  2. V dolnej časti nájdete pole Nadradená položka. Vyberte projekt.

Nadřazená položka

  1. Otvorte ho klepnutím na tlačidlo s tromi bodkami a pozrite sa. Nájdete ho na karte HUB alebo E-maily.

Outlook CRM TipTip pre Vás: Pre starostlivé ukladanie odchádzajúcich e-mailov v eWay-CRM si prečítajte tento článok.

Zapisovanie poznámok

  1. V eWay-CRM kliknite na kartu Vytvoriť > Denník.

Vytvořit nový deník

  1. Vyplňte Predmet, Typ, a zapíšte si poznámky. V nadradenej položke vyberte projekt.

Předvyplněné údaje

  1. Uložte a zatvorte denník.

Outlook CRM TipTip pre eWay-CRM Premium: Denník si môžete vytvoriť aj v mobilnom zariadení eWay-CRM. Pre viac informácií navštívte  tento odkaz.

Krok 5 – Používanie dochádzky

Vďaka Dochádzke môžete vidieť, koľko času ľudia venujú danému projektu. Použite ho teda na lepšie plánovanie a svoj rozpočet budete mať pod plnou kontrolou.

  1. Ak chcete vyplniť dochádzku, kliknite na položku Nová > Dochádzka.
  2. Vyberte Nadradenú položku a vyplňte polia Predmet, Začiatok a Koniec. Môžete zmeniť typ a do poznámok zadať stručný popis.

Údaje docházky

  1. Ak kliknete na Uložiť a Nový, eWay-CRM vám zobrazí novú dochádzku, aby ste mohli nahlásiť ďalšiu aktivitu.
  2. Pre konkrétny projekt nájdete súhrnnú dochádzku v tabuľke Dochádzka.

    Záložka docházky

Outlook CRM TipTip pre Vás:  Spolu s modulom Mzdy dokáže eWay-CRM automaticky vypočítať projektové náklady a udržiavať výnosy z projektu aktuálne. Ďalšie informácie nájdete tu.

Krok 6 – Aktualizujte stav projektu

Počas realizácie objednávky je vhodné neustále meniť stav projektu. Vďaka tomu budete mať okamžitý prehľad o aktuálnych udalostiach.

  1. Otvorte projektu
  2. Kliknite na zelený stav. Tento stav sa zmení na bielu, aby ste vedeli, kam chcete projekt previesť.

Změna stavu

  1. Uložiť a zavrieť.
  2. V zozname projektov nájdete prehľad o všetkých objednávkach a ich aktuálnych fázach.

Sloupec Stav

Outlook CRM TipTip pre Vás: Pozrite sa na projekt vo svojej mobilnej aplikácii. Všetky informácie uvidíte v HUB-e. Týmto spôsobom získate svoje údaje aj na cestách.

Máte nejaké otázky? Naši konzultanti majú odpovede.

Neváhajte nás kontaktovať.
Alebo si s nami dohodnite stretnutie.
Všetko si spolu prejdeme.

Začnite tu