Faktúry, AI a ľudia. Prečo na digitalizáciu účtovníctva nestačí len umelá inteligencia

Digitalizácia účtovníctva už dávno nie je iba buzzword. Riešia ju veľké aj malé firmy. Pretože vie, že musí. AI (umelá inteligencia) prináša do účtovníctva nový vietor – a hlavne efektivitu. To je bez debát. Skutočnosť je ale taká, že za nás všetko nevyrieši. Je síce múdra, ale bez nás to nezvládne. Moderná účtovná kancelária totiž stále stojí na ľuďoch. A niekedy na nich padá. Zvlášť, keď chybujú.

Umelá inteligencia nie je kúzelná palička

Áno, nástroje ako Alice od spoločnosti Redque vedia pomocou AI automaticky vyťažovať faktúry a tiež účtenky. Prečítajú, čo na nich je, prevedú dáta do štruktúrovanej podoby a odošlú ich ďalej do účtovného systému. A zvládajú to skvele. Ale AI je v skutočnosti len jeden dielik celej účtovnej skladačky.

Digitalizácia účtovníctva znamená oveľa viac – je o premyslenom workflow, integrácii medzi systémami, spolupráci medzi tímami. A hlavne o kontrole vykonávanej ľuďmi a zodpovednosti. Dnešní účtovníci už totiž len „nedatlujú“ faktúry. Fungujú skôr ako správcovia procesov. K tomu všetkému využívajú technológie, aby sa mohli sústrediť aj na kontrolu, reporting a poradenstvo.

Najskôr digitalizácia, potom automatizácia. AI je až čerešnička na torte

Je ale dobré rozlišovať medzi digitalizáciou, automatizáciou a AI. Digitalizácia znamená prevod papierovej agendy do elektronickej podoby – napríklad keď vám namiesto tlačenej faktúry alebo účtenky dorazí e-mailom PDF alebo ISDOC (štandardizovaný elektronický formát faktúry, ktorý dokáže čítať aj účtovný softvér).Automatizácia ide o krok ďalej: tieto nástroje vedia z dokumentov samy vytiahnuť dáta, skontrolovať ich a odovzdať ďalej bez ručného zásahu. A AI? Ta sa pridáva vo chvíli, keď sa systém na základe histórie sám učí a navrhuje riešenie. Bez digitalizovaných základov ale žiadna AI nedáva zmysel - ani výsledok.

Automatizácia účtovníctva začína pri procese, nie pri nástroji

Než sa pustíte do AI, je nutné mať zvládnuté procesy. Keď hovoríme o automatizácii účtovníctva, hovoríme o systéme – alebo skôr ekosystéme – ktorý vie, kto má faktúru schváliť, sleduje termíny splatnosti, upozorní na nezrovnalosti a hlavne komunikuje s ďalšími aplikáciami. Napríklad s nejakým CRM systémom.

Preto je potrebné mať vyriešené:

• Zberné e-maily a cloudové úložiská – faktúry tak nemusia chodiť poštou.
• Mobilnú aplikáciu – účtenku je možné vyfotiť hneď pri pokladni a pomocou vyťažovania účteniek ju automaticky spracovať
• Elektronickú archiváciu – žiadne šanóny, ale zabezpečený cloud.
• Moderný účtovný softvér – otvorený, prepojiteľný, prehľadný.

Bez týchto základov je aj tá najlepšia AI iba dočasnou náplasťou na neefektívne procesy. Aby mohla prísť efektívna automatizácia, musíte mať najskôr premyslenú digitálnu základňu. Prepojením týchto krokov potom vzniká skutočne digitalizované účtovníctvo.

Aplikácie ako Alice kombinujú OCR (automatické rozpoznávanie znakov) a AI, takže dokážu faktúry nielen vyťažiť, ale aj navrhnúť zaúčtovanie. Rovnako dobre si poradia aj s vyťažovaním účteniek, čo ocenia predovšetkým firmy s väčším množstvom drobných výdavkov. Účtovník potom funguje ako supervízor, ktorý systém kontroluje a zároveň ho priebežne učí.

Vyťažovanie faktúr len ako prvý krok

Automatické vyťažovanie faktúr je skvelý vstupný bod. Výborný na rozjazd, ale nevezme vás až do cieľa. Je to ako keď do CRM začnete automaticky ťahať e-maily - odpadne rutina a zostane to dôležité. Pokiaľ už dnes používate eWay-CRM (alebo iný CRM systém) a premýšľate, ako posunúť svoj proces správy dokladov o kus ďalej, prepojenie s Alicou môže byť práve to, čo hľadáte.

Vďaka integrácii s naším eWay-CRM môžete:

• automaticky čítať prijaté faktúry (z príloh e-mailov alebo z cloudu)
• prenášať dáta rovno do účtovného systému
• sledovať faktúry priamo v eWay-CRM
• archivovať doklady s časovou pečiatkou a auditnou stopou

Digitálne účtovníctvo bez ľudí nejde

Žiadna technológia, ani tá najlepšia AI, nenahradí zdravý úsudok, skúsenosti a kontext. Práve preto nestačí „len zapnúť AI“ a dúfať, že účtovníctvo pobeží tak nejako samo od seba. Stále potrebujete ľudí, ktorí budú poznať procesy, a budú presne vedieť, kedy je potrebné zasiahnuť. V kontexte veci budú chápať, čo je dôležité. Automatizácia má účtovníkom pomáhať, nie ich nahrádzať.

Chcete vedieť, kde začať?

Digitalizácia nie je jednorazový projekt. Je to evolúcia, ktorá musí začať u mindsetu a končí pri nástrojoch. Práve preto nie je len o AI. Je to o tom, ako si účtovník nastaví proces, aké nástroje si vyberie a ako sa rozhodne investovať svoj čas.

Pokiaľ vás zaujíma, ako funguje moderné účtovníctvo v praxi, firma Redque pripravila zadarmo e-book „Ako začať s digitalizáciou účtovníctva“, kde nájdete praktické tipy, ako na automatizáciu. Bez zbytočnej teórie – len praktické tipy. Odporúčame, ak hľadáte konkrétne postupy a inšpiráciu.