Castell Project je americká nezisková organizácia, ktorej poslaním je pomáhať ženám dosiahnuť na vedúce pozície v odboroch cestovného ruchu a hotelierstva. V posledných rokoch rastie záujem o ich výukový program Castell@College. Vzhľadom na to, že sa počet účastníkov prednášok a spolupracujúcich škôl rozrástol, riadenie organizácie sa tiež stalo náročnejším. Deborah Cox, viceprezidentka Castell Project, nám odrozprávala ich príbeh a tiež nám povedala, ako im na ceste k úspechu pomohol eWay-CRM.
Mohli by ste nám priblížiť vznik vašej organizácie?
Castell Project vznikol asi pred 6 rokmi počas prípravy na konferenciu Hunter Investment – jednu z najväčších udalostí v odbore cestovného ruchu. Neskoršie zakladateľky Castell si vtedy všimli nedostatok žien medzi prednášajúcimi, a ešte menej tých, ktoré by v cestovnom ruchu zastávali vedúce pozície. Pod vedením Peggy Berg tak vznikla organizácia Castell Project s cieľom identifikovať, čo bráni ženám v kariérnom postupe, a následne vypracovať výukový program, ktorý ženy pripraví na najvyššie vedúce pozície v odbore.
Aby sme zmapovali, aké je presne zastúpenie žien na vedúcich pozíciách v cestovnom ruchu, inicioval Castell v roku 2017 výskum, ktorého výsledkom je výročná správa Women in Hospitality Leadership. So vznikom hnutia Black Lives Matter sme tiež začali monitorovať zastúpenie černochov v cestovnom ruchu a diverzitu v zastúpení v správnych radách spoločností.
Aké z týchto správ vyplynuli závery?
Výskum ukázal, že do tohto odboru prichádza množstvo žien, ale zhruba 67 % z nich pracuje na nižších pozíciách. Akonáhle pôjdeme v hierarchii hore, zistíme, že zastúpenie žien je čím ďalej nižšie.
Keď sme začali bližšie skúmať príčiny, našli sme 5 oblastí, v ktorých sa ženy učia a pracujú inak: vystupovanie, vyjednávanie, kariérny rozvoj, vytváranie siete kontaktov a obhajoba vlastnej práce I kolegov. Tréning týchto piatich oblastí pomáha ženám v kariérnom postupe.
Ako si program Castell@College vedie dnes?
Uvedomujeme si, že je potrebné inšpirovať viac študentov, aby uvažovali o dlhodobej kariére v tomto odvetví. Študenti si často nie sú vedomí koľko možností kariérneho rozvoja ponúka cestovný ruch, alebo sa obávajú, že požiadavky odboru im zabránia viesť plnohodnotný rodinný život.
Na začiatku sme mali štyri ženy z vedúcich pozícií, ktoré na školách zoznamovali študentky s ich príbehmi a osobnými kariérnymi skúsenosťami. Na jar 2020 sme boli dohodnuté už s 15 školami, ale potom zasiahla pandémia. Z jednej zo škôl sa nám ale ozvali, či by sme mohli urobiť virtuálny program. Tak sme to urobili a teraz prednášame online pre asi 2000 študentiek na 60 školách. To nám umožňuje nielen pomáhať ďalšej generácii späť, ale aj vytvárať novú komunitu prednášajúcich žien vo vedúcich pozíciách.
eWay-CRM nám veľmi pomohol s organizáciou a riadením komunikácie viac ako 300 prednášajúcimi. Snažíme sa, aby demografické zastúpenie školy zodpovedalo zloženiu prednášajúcich. Chceme ženy z rôznych prostredí, odlišných etník, ale aj z rôznych rolí v cestovnom ruchu. Preto sme do eWay-CRM pridali vlastné pole na označenie mnohých identifikátorov – pracovné funkcie, škola, LinkedIn profily, poznámky z konverzácií a tak ďalej. Máme mnoho kategórií a identifikátorov – primárne využívaných iniciatívou Castell@College – ale aj pre naše iné iniciatívy, ako je Fortuna's Table.
Bude program Castell@College pokračovať stále virtuálne aj po skončení pandémie?
Keď pandémia začala, museli sme sa prispôsobiť a budeme prispôsobiví aj naďalej. V tomto semestri budeme mať štyri akcie, ktoré budú naživo. Aktuálne živé akcie robíme iba vo väčších mestách. Myslím, že sa budeme aj naďalej vyvíjať podľa toho, ako sa budú meniť potreby trhu.
Obdivujem, ako rýchlo ste sa dokázali otriasť a vyťažiť zo situácie v dobe pandémie maximum. Keď sa vrátime k eWay-CRM, hovorili sme o niektorých vlastných užívateľských poliach, ktoré ste do systému pridali. Akými ďalšími spôsobmi ste si ho prispôsobili?
Ja napríklad ukladám e-maily do eWay-CRM, aby som vytvárala to, čomu hovoríme joblisty. Inak eWay väčšinou používame na triedenie databázy podľa našich vlastných polí – je tak oveľa jednoduchšie nájsť to, čo hľadáme. Obzvlášť keď sa snažíme priradiť prednášajúcich k školám.
Používate aj nástroj pre hromadnú e-mailovú rozosielku?
Áno, pomocou eWay posielam pozvánky na naše akcie a každých 7-10 dní rozosielam náš Fortuna newsletter.
Kedy a ako ste pocítili potrebu začať používať CRM systém?
CRM sme začali hľadať v roku 2020, pretože excelové tabuľky už pre nás neboli dostačujúce. Keď sa počet prednášajúcich, ktoré potrebujete spravovať, zdvihne z 15 na 300 a viac ľudí, potrebujete efektívny spôsob, ako spravovať informácie spojené s každou osobou. Jedna z našich dobrovoľníčok sa teda pozrela na rôzne CRM riešenia a odporučila eWay-CRM.
V databáze máme taktiež okolo 4 tisíc sponzorov, potenciálnych sponzorov a ďalších firiem z odboru, s ktorými dlhodobo pracujeme, aby sme aj naďalej získavali finančnú podporu pre naše programy.
Hoci sme boli pred vypuknutím pandémie dobre financovaní, boli sme si ako nezisková organizácia tiež veľmi dobre vedomí toho, že musíme čo najúspornejšie hospodáriť, pretože naše odvetvie bolo vážne zasiahnuté. Potrebovali sme teda riešenie, ktoré by zodpovedalo nášmu rozpočtu.
Ďalší dôvod, prečo sa eWay-CRM ukázala ako správna voľba je, že vyzerá ako Outlook. Ja osobne pracujem vo svete softvéru už 25 rokov, takže sa nových technológií naozaj nebojím, ale niektoré kolegyne áno, a tak je pre nich jednoduchšie sa naučiť pracovať s novým CRM, keď vyzerá ako Outlook, ktorý už dobre poznajú.
Takže implementácia eWay-CRM do vášho tímu prebiehala dobre?
Rovnako ako pri každom softvéri sa mi osvedčilo začať sa učiť používať systém tým, že ho začnem používať, a občas k tomu vyhľadám nejaké výukové materiály. S našou stážistkou sme si zdieľali tipy, ako najlepšie spravovať systém a potom sme si nastavili jednotný postup pre celý tím, ako tento skvelý zdroj najlepšie využívať.
