Zoznam 5 najlepších nástrojov, vďaka ktorým rapídne zlepšíte svoje pracovné tempo
"Pracovný výkon zamestnanca nezávisí čisto na ňom, závisí od jeho manažéra."- Peter Drucker
Čo hovoríte na tento citát? Súhlasíte alebo ste skeptickí? Drucker, teoretik a filozof manažmentu, vedel, o čom hovorí.
Jeho výrok má vyzdvihovať dôležitosť každého manažéra.
Manažér má za úlohu udávať smer. Postarať sa o to, aby mal každý zamestnanec všetko potrebné a mohol tak odviesť svoju prácu, ako najlepšie vie. K tomu sú samozrejme potrebné aj nástroje a softvér.
Obsah:
Nástroje ako cesta
Škála je pestrá, ako vybrať ideálny nástroj pre váš tím?
Top 5
Produktívne prostredie ako úrodná pôda
Nástroje ako cesta
Úspešní ľudia využívajú aplikácie a softvéry na zvýšenie svojej produktivity denne. Prečo? Pretože vedia, že by ich výkon bez nich nebol taký dobrý. Pracujú múdro, nie tvrdo.
Vyhľadávajú si tie, ktoré im umožnia byť efektívnejšími a tiež implementujú stratégie, vďaka ktorým sa ich pracovné tempo postupom času zvyšuje. K svojmu cieľu tak dôjdu oveľa skôr ako tí, ktorí s technológiami nepracujú vôbec.
Či už so svojim tímom spolupracujete na diaľku alebo sa každý deň stretávate v kancelárii, ako líder musíte zaistiť, aby mali prístup k tým najlepším a najkvalitnejším nástrojom. Len tak totiž docielite efektívnu kooperáciu.
Najlepšou voľbou pre vás vždy budú platformy ponúkajúce širokú paletu funkcií – od správy úloh, po sledovanie termínov splnenia, až po priestor na ukladanie dôležitých informácií o vašich klientoch.
Aby bol potenciál nástrojov naplnený a poskytli vám maximum, je potrebné na pracovisku vytvoriť príjemné a priateľské prostredie. Také, v ktorom bude dostatok priestoru pre diskusie. Dajte svojim spolupracovníkom možnosť vyjadriť sa, klásť vám otázky a učiť sa so softvérom pracovať.
Škála je pestrá, ako vybrať ideálny nástroj pre váš tým?
Porovnávať všetky softvéry podľa rovnakých kritérií nemá zmysel. Každý má totiž svoje špecifiká. Záleží na type, aj na tom, na aký účel slúži.
Tu je rozdelenie podľa ich typov:
Automatizácia pracovných postupov
Tieto nástroje automatizujú rutinné a časovo náročné úlohy. U väčšiny z nich je možná integrácia s ďalšími systémami. Medzi hlavné výhody patrí efektivita, štandardizácia a optimalizácia zdrojov.
Sklad dokumentov a informácií
Tento typ nástrojov býva veľmi prepracovaný. Poskytuje priestor na ukladanie vašich dokumentov a informácií a uľahčuje nielen ich triedenie, ale aj vyhľadávanie. Dobré zabezpečenie chráni citlivé informácie a duševné vlastníctvo.
Riadenie projektov
Tieto nástroje ponúkajú celý rad výhod:
- Jednoduchšia organizácia a sledovanie jednotlivých krokov projektu.
- Možnosť rýchleho a efektívneho delegovania.
- Zlepšenie spolupráce v rámci celej firmy.
- Detekcia miesta, v ktorom sa projekt zasekáva a rýchle riešenie koreňa problému.
- Optimálne využitie zdrojov.
- Lepšie plánovanie času.
Komunikácia
Produktivita vášho tímu závisí predovšetkým, a hlavne na tom, ako dobre spolu jeho členovia komunikujú. Platí tu, že kvalita komunikácie je dôležitejšia ako kvantita.
Na produktivitu má samozrejme vplyv aj rýchlosť odozvy jednotlivých spolupracovníkov. Nástroje na komunikáciu nad touto priepasťou stavajú most a umožňujú jednotlivým členom sa jeden s druhým okamžite spojiť a všetko rýchlo riešiť.
Riadenie pracovníkov
S nástrojmi na riadenie pracovníkov môžete ako líder vytvárať pracovné plány na mieru. Budete si tak vždy istí, že je ten správny človek na správnom mieste. Vďaka tomuto pre vás bude hračka zaistiť plynulú prevádzku firmy.
Navyše si vďaka nástrojom pre riadenie pracovníkov postrážite, že nebudú vaši spolupracovníci príliš vyťažení alebo že sa naopak nebudú mať čomu venovať.
CRM (riadenie vzťahov so zákazníkmi)
CRM vám dá priestor na ukladanie tých najdôležitejších informácií o vašich zákazníkoch. Bude studnicou všetkého, čo o svojom klientovi potrebujete vedieť. Budete potom schopní im ponúkať také riešenia ich problémov, ktoré hľadajú.
S týmto softvérom budete všetko zvládať ľavou zadnou.
Navyše vám CRM ponúka aj automatizáciu rutinných úloh. Tými sú plánovanie schôdzok, rozosielanie pozvánok a podobne. Všetci vo firme sa tak budú môcť sústrediť na tie dôležitejšie záležitosti - na predaj a budovanie vzťahov so zákazníkmi.
Ďalšie
Existujú aj ďalšie typy nástrojov, ktoré stoja za zmienku.
Tými sú:
- nástroje na zvýšenie kvality,
- nástroje pre špecifické odvetvie,
- nástroje na tvorbu záznamov a poznámok,
- nástroje na analýzu a reporting.
Najlepší nástroj pre vás vždy bude ten, ktorý ponúka hneď niekoľko funkcií. Nebudete sa tak musieť spoliehať na niekoľko z nich. Všetko budete mať prehľadne na jednom mieste.
Top 5
Tu je zoznam piatich najlepších nástrojov, vďaka ktorým zvýšite svoje pracovné tempo aj produktivitu celej firmy:
1. Zapier (automatizácia pracovných postupov)
Zapier pomáha s automatizáciou rutinných činností. Prepája aj webové aplikácie. Vďaka tomu je zdieľanie dát ešte o niečo rýchlejšie a jednoduchšie. Členovia vášho tímu s ním môžu prepojiť rôzne nástroje, dochádza tak k vytvoreniu perfektného pracovného priestoru.
Pre zdieľanie informácií naprieč aplikáciami je potrebné vytvoriť takzvané Zapy (automatizované pracovné postupy pozostávajúce zo spúšťača a k nemu priradenej jednej alebo viacerých akcií).
Poteší vás funkcia drag and drop, vďaka ktorej zvládne aplikáciu používať naozaj každý.
Pokiaľ so Zapierom ešte len začínate, aplikácia vám sama ponúkne, aké Zapy sú pre vás vhodné. Netreba nič hľadať.
Základné funkcie sú tu zadarmo a v 14-dňovej skúšobnej dobe môžete ochutnať, čo ponúka verzia Premium.
2. Microsoft Teams (komunikácia a spolupráca)
MS Teams ponúka hneď niekoľko spôsobov, ako sa s kolegami spojiť. Napíšte im správu do chatu alebo si s nimi zavolajte.
V aplikácii MS Teams môžete tiež nahrávať zvukové a video záznamy a zdieľať dokumenty. Čo aplikáciu odlišuje od tých konkurenčných, sú funkcie ako Microsoft Whiteboard, PowerPoint Live a využitie umelej inteligencie pri online schôdzkach.
Veľké plus je tu integrácia s aplikáciami Microsoft 365.
3. eWay-CRM (komplexný nástroj na riadenie projektov)
eWay-CRM je skvelou voľbou pre všetkých, ktorí hľadajú softvér s robustnými funkciami na správu svojich klientov, projektov a obchodov.
eWay-CRM bol navrhnutý pre Outlook. Urobí tak radosť všetkým jeho milovníkom. Nie je potrebné sa učiť v novom prostredí, budete stále v rovnakej schránke. V priestore, na ktorý ste zvyknutí. Pribudnú len nové, užitočné funkcie.
Veľkou výhodou je, že eWay-CRM funguje ako on-line, tak off-line. Môžete ho tak používať doslova kdekoľvek a kedykoľvek.
Najviac príjemná pre vás bude najskôr funkcia Konvertovať na (Previesť na), vďaka ktorej z e-mailu vytvoríte príležitosť, viď obrázok:
Takto vytvoríte kartu s predvyplnenými údajmi. Možno to ale urobiť aj pomocou pravého tlačidla myši, kde vyberiete Konvertovať na (Previesť na).
eWay-CRM ponúka mnoho skvelých funkcií a je ľahké sa v ňom orientovať.
4. Time Doctor (analýza postupov a sledovanie produktivity)
Time Doctor vám poskytne náhľad do práce vašich kolegov. Pomôže tak odhaliť slabšie miesta, ktoré ovplyvňujú výkon celého tímu.
Time Doctor zasiela upozornenie, keď zaznamená, že používateľ nie je aktívny. Vďaka tomuto si postrážite, že budú vaši ľudia naozaj pracovať.
Je možné si tiež nastaviť upozornenia pre prípady, keď by vaši spolupracovníci trávili čas na weboch a aplikáciách, ktoré sú zakázané.
S najväčšou pravdepodobnosťou toto potrebovať nebudete. Skóre produktivity vášho tímu, štatistiky aj vizuálne vyobrazenie pracovných výsledkov si totiž bude môcť každý člen vášho tímu strážiť sám.
5. Spike (komunikácia)
Vďaka Spiku budete so svojim tímom vždy v kontakte. Neunikne vám tak žiadna novinka ani aktualizácia.
Nestrácajte dlhými mítingmi čas, komunikujte cez chat alebo naplánujte online schôdzku. Všetko rýchlo a efektívne.
Podobne ako pri MS Teams je možné cez Spike zdieľať aj súbory a dokumenty. Poskytnite svojmu tímu všetky podstatné informácie a posuňte vašu spoluprácu na vyššiu úroveň.
Zoznam užitočných funkcií:
- Komunikačné kanály uľahčujú interakciu, zlepšujú spoluprácu a umožňujú stavať na nápadoch a myšlienkach kolegov.
- Funkcia pre skupiny umožňuje organizovať súkromné stretnutia. Na nich sa potom môžete venovať témam, ktoré by mali zostať len v kruhu vybraných kolegov.
- Dlhé e-maily sú pasé. Namiesto nich dostanete zjednodušené verzie, podobné tým v chate. Budete sa v informáciách tak lepšie orientovať a hlavne, budete schopní na nich vecne odpovedať.
Produktívne prostredie ako úrodná pôda
V dnešnej dobe nie je ťažké vo firme vytvoriť produktívne prostredie a to práve vďaka technológiám. Stačí len vedieť, aké nástroje existujú, ako fungujú a v čom je ich používanie výhodné.
Dúfam, že pre vás bol tento článok užitočný a že si jeden z vyššie spomínaných top 5 nástrojov vyskúšate sami. A hlavne, že s ním budete spokojní!
