Buďte k sebe úprimní: Už vás nebaví byť tým, kto „proste všetko vyrieši.“ Zabezpečí tri dôležité podpisy na objednávke. Zvládne hovor s dodávateľom, ktorý volá výhradne vám. Je k dispozícii vedúcemu výroby, ktorý znova nemôže nájsť výkaz z minulého mesiaca. Koľký raz už.
Veď ste sa predsa neprihlásili na pozíciu supermana (superženy), ktorý je navyše neoficiálnym firemným psychológom (vrbou). A napriek tomu to robíte. Držíte firmu pokope, zatiaľ čo ostatní predpokladajú, že sa to deje akosi samo.
Tu je tvrdá pravda, ktorú vám nikto iný nepovie: Vašou prácou nie je robiť všetko. Vašou zodpovednosťou je zabezpečiť, aby sa všetko urobilo—a najlepšie bez toho, aby ste pri tom museli behať ako handra po podlahe. A ešte znášať nespravodlivú kritiku.
Pomocníci, na ktorých nepotrebujete IT vzdelanie
Zabudnite na chvíľu na zložité podnikové systémy. Nepotrebujete ďalší softvér, ktorý vyžaduje tri školenia a certifikáciu. Potrebujete nástroje také jednoduché, že ich zvládne používať aj ten najviac technicky odolný kolega. Vybrali sme niekoľko užitočných aplikácií, či už z ekosystému Microsoftu, alebo mimo neho. Jedno majú spoločné - šetria čas, odbremenia od starostí a… veľa ľudí ich nepozná.
Začnite s Tango—automaticky vytvára vizuálne návody krok za krokom, zatiaľ čo klikáte v akomkoľvek programe. Už ste niekomu niečo vysvetľovali desaťkrát a aj tak si to nepamätá? Napíšete dlhý podrobný návod, ale… nikto ho nečíta? Nahrajte návod ako video. Raz, keď ho budete práve robiť, pošlite odkaz a už ho nikdy nemusíte znova vysvetľovať. Zaberie vám to rovnako času ako samotné vykonanie úlohy, ale teraz je to zdokumentované navždy. A ľudia dnes oveľa radšej pozerajú video než čítajú e-maily alebo manuály. Podobne poslúži Loom, ktorý navyše dokáže aj prepisy videocallov.
Microsoft Bookings môže byť najväčším víťazstvom všetkých office manažérov a navyše ho už máte v Microsoft 365. Nastavíte si svoju dostupnosť raz, vytvoríte rezervačnú stránku a emailové reťazce „kedy máš ty čas?“ zmiznú. Ľudia vidia váš kalendár a zarezervujú si čas priamo, bez posielania emailov sem a tam. Už len to vám môže ušetriť hodinu týždenne.
Pre organizovanie chaosu—zoznamy dodávateľov, harmonogramy projektov, plány údržby—Notion alebo Airtable premenia zabijácke tabuľky na niečo, čo dáva zmysel. Sú vizuálne, intuitívne a nepripadajú vám ako domáca úloha. Vidíte všetko na prvý pohľad namiesto scrollovania nekonečnými riadkami a spomínania, kam ste dali tú jednu kľúčovú informáciu. Akonáhle to bude možné, prejdite na pokročilejšie CRM systémy, napríklad eWay-CRM, ktorý pracuje priamo v Microsoft 365!
A teraz to zaujímavé: Make, Zapier či N8N prepájajú vaše aplikácie bez programovania. Keď niekto vyplní formulár, môže automaticky upozorniť tím, vytvoriť úlohu a aktualizovať tabuľku. Zdá sa to ako kúzlo, ale je to len dobrá automatizácia, ktorá robí nudné veci, aby ste ich nemuseli robiť vy.
Malé zmeny, ktoré vám zlepšia život
Nemusíte všetko meniť naraz. To je vyčerpávajúce a vy už ste vyčerpaní. Skúste radšej tieto zmeny, jednu po druhej:
Pravidlo dvoch emailov je krásne jednoduché—keď niečo vyriešiť trvá viac ako dva emaily, zdvihnite radšej telefón alebo choďte za danou osobou. Päť minút rozhovoru prekoná 50 minút emailovania, keď sa zle pochopí tón a stratia detaily.
Skúste nastaviť kancelárske hodiny na vyrušovanie—dve tridsaťminútové bloky denne, kedy vás ľudia môžu „niečo vybaviť.“ Znie to rigidne, kým si neuvedomíte, koľko sústredenej práce môžete naozaj stihnúť, keď neprerušujete kontext každých 12 minút. Mimo tieto časy sa sústredíte na veci, ktoré sú dôležité. Môžete si dokonca dať priateľskú nálepku na dvere alebo status v Teams. Ľudia sa prispôsobia rýchlejšie, než si myslíte, a tú hranicu budú rešpektovať, keď uvidia, že to funguje. (Pre ďalšie tipy na time management, ktoré skutočne fungujú v praxi, pozrite si náš článok o produktivite pre zaneprázdnených manažérov.)
Vytvorte si knižnicu šablón pre otázky, na ktoré odpovedáte každý týždeň. Napíšte svoje najlepšie odpovede raz, uložte ich do zdieľaného dokumentu a kopírujte s drobnými úpravami podľa potreby. Ešte lepšie je sprístupniť knižnicu ostatným, aby našli odpovede bez toho, aby vás museli vyrušovať. Nejde o to byť odmeraný—ide o to ušetriť energiu na problémy, ktoré skutočne potrebujú vašu expertízu.
Vyskúšajte rozhodovacie dokumenty namiesto porád. Napíšte otázku alebo návrh do zdieľaného dokumentu, nechajte ľudí komentovať vo svojom čase a stretnite sa len vtedy, ak ste naozaj v patovej situácii. Ukáže sa, že väčšina rozhodnutí nepotrebuje osem ľudí v miestnosti na celú hodinu. Toto riešenie rešpektuje čas všetkých, vrátane vášho, a introvertní kolegovia vám za to potajomky poďakujú.
Ešte jedna vec, ktorá funguje prekvapivo dobre: dajte monitor niekam do kuchynky so zdieľaným dashboardom s kľúčovými metrikami—stav výroby, nadchádzajúce termíny, bezpečnostné míľniky. Menej ľudí vás bude vyrušovať otázkou "čo sa deje s X?", pretože sa môžu jednoducho pozrieť.
Učte sa od ľudí, ktorí tomu rozumejú
Namiesto čítania ďalších kníh o produktivite sa učte z videí od ľudí, ktorí rozumejú reálnemu prevádzkovaniu:
Dann Berg robí Notion tutoriály, z ktorých vám nepopraská hlava. Chápe, že potrebujete systémy, ktoré fungujú v pondelok ráno, nie teoretické rámce.
Thomas Frank učí produktívne systémy pre normálnych ľudí, nie pre produktívnych influencerov. Jeho veci fungujú vo výrobných firmách, nie len v startupoch v Silicon Valley.
Dokonca aj GaryVee, nech je akokoľvek kontroverzný, má naozaj užitočné rady o time managemente pre ľudí v prevádzke, ktorí potrebujú využiť každú minútu.
