Nové funkcie „layout by status“ sprehľadňujú CRM vo firmách, ktoré pracujú s veľkým množstvom dát

V eWay-CRM sa teraz objavila sada funkcií „layout by status“. Môžeš stručne vysvetliť, čo tieto funkcie umožňujú?

Zjednodušuje pohľad na dáta tým, že umožňuje zobraziť alebo naopak schovať políčka na karte príležitosti, projektu alebo úlohy, podľa toho, v akom stave workflow sa položka nachádza.

To znamená, že môžem napríklad začínať s formulárom, kde je len pár polí, ktoré na začiatku potrebujem pre nejaké prípravy, a s tým, ako sa v stave workflow posúvam ďalej, tak mi s pribúdajúcou agendou môžu pribúdať aj ďalšie políčka.

V novom stave workflow sa často otvárajú nové veci, ktoré firma potrebuje zaznamenávať. Je to možné logicky urobiť aj naopak, že sa tie políčka budú skrývať vo chvíli, keď ich už v danom stave nepotrebujem.

Táto funkcia je predovšetkým pre pokročilých užívateľov, ktorí ju aktívne dopytovali. Je to tak?

Určite. Drvivej väčšine ľudí, ktorí nemajú nafúknutý formulár plný polí, klasický vzhľad formulára vyhovuje a nepotrebujú ho meniť. Ale niektorým firmám, ktoré majú skutočne veľa polí na formulári, sa bude zjednodušenie touto formou hodiť. Ako užívateľ potom nemusím očami prechádzať cez 50 políčok, ktoré nie sú aktuálne pre tú fázu, v ktorej sa nachádzam.

S touto potrebou prišli zvyčajne aké firmy?

Osobne môžem spomenúť napríklad firmy, ktoré sú z finančného sektora. Tie majú často zložitejšie a dlhšie workflow. Napríklad proces vybavovania hypotéky je dlhý a potrebujú tam zaznamenávať veľa údajov ako o zákazníkovi, tak o stave žiadosti. Pracujú pri tom s veľkým množstvom dát a je pre nich skvelé mať možnosť pracovať iba s tými políčkami, ktoré sú aktuálne v riešení.

Keby som mal spomenúť ďalšie príklady, boli by to firmy z odborov ako sú solárne elektrárne, dotačné poradenstvo alebo všeobecne výroba.

Viem si predstaviť, že pri komplexných projektoch, ktoré práve tieto firmy riešia, presne takú funkciu využijú.

Presne tak. Vo chvíli, keď napríklad v rôznych fázach realizácie potrebujú do projektu vstupovať rôzni členovia tímu, každého zaujíma trochu iný pohľad na dáta. Potom je možné zoznam polí prispôsobiť danej fáze podľa toho, aká agenda sa práve rieši.

Medzi čitateľmi určite budú aj menej pokročilí používatelia, ktorých by takáto možnosť mohla zaujať. Čo by si odporučil im, keby si povedali, že niečo také chcú tiež?

Nechať to nastaviť nás. (smiech)

A prečo?

To nastavenie v administračnej aplikácii je predsa len trochu zložitejšie. Užívatelia si to síce môžu načítať v našej dokumentácii, ale práca s databázou a workflow akciami už podľa mňa nie je pre bežných užívateľov jednoducho uchopiteľná.

Nie je to tak, že by sa administrátorovi napríklad omylom podarilo nejaké pole skryť a podobne. Pri definovaní tej akcie je skutočne minimálna miera chybovosti. Určite tam nie je priestor na to, že by sa niekto niekde uklikol. Ale to nastavenie je naozaj pre pokročilejších užívateľov.

Keď sa na to nastavenie pozrieme z pohľadu nie administrátora, ale užívateľov, čo je možné urobiť pre to, aby im úprava formulára maximálne vyhovovala a pomohla k väčšej efektivite?

Keď sa niečo také nastavuje, tak je vždy dôležité zmeny najskôr konzultovať s užívateľmi, ktorých prácu to ovplyvní. Oni sami by si mali povedať, akú sadu polí v danom kroku potrebujú. V tomto samozrejme musí panovať nejaký konsenzus celého tímu, ktorý s tým pracuje. Inak to nedáva zmysel.

Ale pre firmy, ktoré pracujú s väčším objemom dát a chcú sa v nich lepšie vyznať, to za vynaložené úsilie stojí. Výhoda je, že keď sa formulár raz nastaví, nemusí sa to ďalej nejako spravovať, aj keď možnosť doplniť tam nejaké ďalšie políčko samozrejme je vždy.