Váš pracovný priestor zohráva veľkú úlohu. Vytvorenie príjemného pracovného prostredia je nevyhnutné, ak chcete zvýšiť svoju produktivitu.
V tomto článku sa dozviete, aké faktory zohrávajú úlohu, a poskytnete vám tipy, ako vytvoriť ideálne pracovné prostredie.
7 prvkov, ktoré vytvárajú pracovné prostredie
Tieto prvky robia rozdiel medzi produktívnym dňom plným sústredenia a dňom, ktorý sa cíti ako brodenie blatom.
1. Ergonomický design
Ergonomicky navrhnutý pracovný priestor pozostáva z používania stoličky, stola, klávesnice a obrazovky, ktoré minimalizujú namáhanie vášho tela. Zdravšie prostredie znamená menej únavy, menej bolesti a viac energie na sústredenie sa na úlohy.
Ak sa zvíjate na stoličke alebo nadmerne namáhate oči, pravdepodobne nie ste v najlepšej kondícii. Štúdie ukazujú, že ergonomické pracovné priestory zvyšujú produktívny čas o 18%.
2. Prirodzené svetlo
Dokonca aj prirodzené svetlo výrazne zvyšuje produktivitu. Slnečné svetlo zlepšuje našu náladu a energiu. Pracovný priestor s primeraným prirodzeným osvetlením môže pomôcť regulovať náš cirkadiánny rytmus, ktorý nám pomáha cítiť sa ostražitejšie počas dňa.
Okrem toho je príjemnejšie pracovať pod prirodzeným svetlom ako pod drsným svetlom žiaroviek alebo žiariviek. Pokúste sa teda pracovať na mieste s prístupom k veľkým oknám. Prípadne zvážte lampy, ktoré napodobňujú slnečné svetlo, ak ste ďaleko od okna alebo pracujete na mieste, ktoré nemá priamy prístup k prirodzenému dennému svetlu.
3. Minimálne rozptýlenie
Rozptýlenie a produktivita nejdú ruka v ruke, hoci limit každého pre výučbu je trochu iný. Zatiaľ čo niektorí z nás môžu pracovať s hudbou alebo dokonca iným hlukom v pozadí, iní potrebujú úplné ticho.
Pokúste sa teda rozpoznať, čo vás najviac rozptyľuje a minimalizovať tieto vplyvy vo vašom pracovnom priestore. Môže to znamenať používanie slúchadiel s potlačením hluku, prepnutie telefónu do letového režimu alebo vytvorenie fyzickej bariéry v kancelárii, aby vás nerušili kolegovia, ktorí telefonujú.
4. Organizácia
Už ste niekedy stratili drahocenné minúty (alebo dokonca hodiny) hľadaním dokumentu alebo nástroja? V dobre organizovanom pracovnom priestore má všetko svoje miesto, a to sa stáva veľmi zriedka. Aké ďalšie veci môžete urobiť na zlepšenie organizačnej stránky:
- Investícia do úložného priestoru
- Používanie digitálnych organizačných nástrojov
- Nastavte si pravidelný prístup k čisteniu
- Abecedné poradie
Okrem organizovania fyzických objektov a dokumentov by ste mali organizovať aj digitálne súbory. Vytvorte priečinky podľa kategórie. Archívne súbory staršie ako jeden rok. Používajte riešenia na ukladanie súborov, ktoré umožňujú boolovské vyhľadávanie.
5. Personalizácia
Čistý a uprataný stôl je skvelý, ale je tiež dobré ho trochu zútulniť. Prispôsobenie pracovného prostredia môže zlepšiť náladu a inšpiráciu a prispieť k celkovému výkonu.
Spôsoby, ako prispôsobiť svoj pracovný priestor, zahŕňajú umiestnenie rastlín, umenia alebo fotografií vašich blízkych. Tento osobný kontakt môže pôsobiť ako motivácia a urobiť prostredie príjemnejším a inšpirujúcejším.
6. Softvérové nástroje
Všetci dnes potrebujeme nejaké softvérové nástroje pre našu prácu. Na niektoré sme si už zvykli, na iné si zvykáme, aby sme zostali konkurencieschopní, alebo ešte len prídu (napríklad umelá inteligencia). Dnes by sme ako základné nástroje mohli označiť nasledovné:
- Aplikácie na správu úloh
- CRM
- Časovače
- Kalendáre
- Sociálne médiá a konkrétne nástroje na blokovanie webových stránok
7. Priestor pre rast
Je dôležité myslieť na budúcnosť, aby ste časom zlepšili svoj pracovný priestor. Ako sa vaša úloha alebo práca vyvíja alebo vaša firma rastie, môže byť potrebný väčší priestor na uloženie rôznych nástrojov alebo pre ďalších nových zamestnancov.
Nastavením flexibilného a upraviteľného pracovného priestoru zabezpečíte, že nezačínate od nuly zakaždým, keď dôjde k zmene.
7 tipov na zlepšenie pracovného prostredia
Okrem základných prvkov produktívneho pracovného priestoru existuje niekoľko osvedčených postupov, ktoré ho môžu pomôcť zlepšiť, a čo je najdôležitejšie, udržiavať ho:
1. Naplánujte si pravidelnú čistiacu rutinu
Je ľahké prehliadnuť čistotu vášho pracovného priestoru, ale verte mi, je to rozhodujúce pre produktivitu. Prach, špina a neporiadok môžu časom ťažko zaťažiť váš duševný stav. Vytvorte rutinu vyhradením konkrétneho času na utieranie povrchov, vysypanie koša a usporiadanie rozptýlených papierov.
Čisté priestory sú jedným z kľúčových faktorov, ktoré zabezpečujú, že vás nič nerozptyľuje, keď sa sústredíte na svoju prácu. Čistá miestnosť navyše znižuje riziko zmeškania dôležitých dokumentov a dodáva pocit úspechu, ktorý môže naštartovať vaše pracovné stretnutie.
2. Zvážte správnu správu káblov
Všetci sme zažili frustráciu spôsobenú zamotanými káblami slúchadiel. Často je to podobné pre iné káble v kancelárii. Nielenže to nevyzerá pekne, ale môže to tiež viesť k náhodnému odpojeniu počítača alebo monitora od siete alebo dokonca k bezpečnostným hrozbám. Investícia do káblových organizérov, obalov alebo klipov môže znamenať veľký rozdiel.
Keď budete mať káble starostlivo usporiadané, zvážte ich označenie. To vám pomôže identifikovať správny kábel a získať k nemu prístup bez narušenia nastavenia. Dobre spravovaný káblový systém prispieva k plynulejšiemu a efektívnejšiemu pracovnému priestoru.
3. Naučte sa čistiť v digitálnom prostredí
Zatiaľ čo väčšina ľudí nezabúda na fyzický neporiadok, digitálny neporiadok bohužiaľ áno. Zároveň to môže byť rovnako rušivé a škodlivé pre produktivitu. Postupom času nahromadíme veľa súborov, dokumentov a aplikácií, ktoré už nepotrebujeme.
Každý mesiac si vyhraďte čas na prehľadávanie počítača. Odstráňte alebo archivujte staré súbory, usporiadajte priečinky, vyčistite pracovnú plochu a odinštalujte nepoužívané aplikácie. Tým sa uvoľní ukladací priestor a zníži sa duševná námaha spojená s navigáciou v neporiadku v počítači.
4. Pravidelne aktualizujte softvér
Softvérové nástroje neustále sprístupňujú nové aktualizácie a ich zanedbanie môže viesť k chybám, pomalšiemu výkonu a bezpečnostným hrozbám. Preto sa naučte pravidelne kontrolovať aktualizácie.
Mnohé zariadenia a aplikácie ponúkajú automatické aktualizácie, ale z času na čas je najlepšie manuálne skontrolovať, či vám nič neuniklo. Aktualizovaný softvér často prináša nové funkcie, vylepšený výkon a opravy zabezpečenia.
5. Rozdeľte svoj pracovný priestor do zón
Rozdelenie pracovného priestoru pozostáva z vytvorenia vyhradených oblastí pre konkrétne úlohy. Tento prístup pomáha mentálne oddeliť rôzne úlohy a zvyšuje zameranie. Môžete mať napríklad zónu vyhradenú na prácu na počítači, ďalšiu na čítanie alebo kreslenie a samostatný priestor na brainstorming alebo ďalšiu spoluprácu.
Takýto systém uľahčuje hladký prechod medzi rôznymi úlohami a môže byť obzvlášť prospešný, ak máte rozmanitú škálu každodenných činností.
6. Nastavte si hranice
Revolúcia práce z domu počas Covidu zmenila mnohé aspekty našej práce, pozitívne aj negatívne. Mnohí ľudia napríklad strácajú rozdiel medzi pracovným a osobným životom. Aby ste si udržali produktívny pracovný priestor a zároveň mohli vo voľnom čase vypnúť a relaxovať, je nevyhnutné stanoviť jasné pravidlá:
- Nastavenie pracovnej doby
- Majte doma vyhradený pracovný priestor
- Používanie značky "Nerušiť", či už online alebo prostredníctvom fyzického znaku
- Mentálne sa zaviažte, že vo svojom pracovnom priestore budete vykonávať iba pracovné úlohy
Definovanie toho, kde a kedy budete pracovať, zabezpečí, že váš pracovný priestor zostane produktívnou zónou a nestane sa len ďalším priestorom vo vašej domácnosti, kde môže ľahko dôjsť k rozptýleniu.
7. Zamerajte sa na efektívne riadenie úloh
Je dôležité mať zavedený silný systém riadenia úloh, či už ide o digitálny nástroj alebo tradičný plánovač. Začnite každý deň alebo týždeň zoznamom úloh a potom ich uprednostnite podľa termínov a dôležitosti.
Zahrňte tieto prvky do svojho pracovného priestoru tak, že budete mať po ruke fyzické plánovače, poznámky k poznámkam a zoznamy úloh. Ak dávate prednosť digitálnym nástrojom, umiestnite ich na viditeľné miesto, napríklad na druhý monitor alebo tablet.
Jedna z jednodušších cest, jak dosáhnout produktivity
Spoločnosti aj jednotliví odborníci sa zameriavajú na zvyšovanie produktivity jednoducho preto, že nám to pomáha dosiahnuť požadované výsledky. Investovaním do lepších pracovných priestorov zvyšujeme produktivitu bez toho, aby to bol obzvlášť zložitý a sofistikovaný spôsob, ako dosiahnuť produktivitu.
