Ako ľahko zdieľať súbory mimo firmy? Ideálnym riešením je SharePoint
SharePoint je obvykle spájaný s interným zdieľaním dokumentov a spoluprácou medzi zamestnancami. Málokoho potom ale napadne, že SharePoint môže byť aj ideálny nástroj pre bezpečné zdieľanie súborov s externými partnermi a klientmi.
A čo je na tom vôbec najlepšie? Pokiaľ už Microsoft 365 používate, nemusíte nič nastavovať. A nemusí ani príjemcu. Odkaz sa otvorí priamo v prehliadači – aj bez Microsoft účtu.
Poďme sa pozrieť ako cez SharePoint súbory zdieľať počas pár kliknutí a aké sú výhody tohto riešenia.
Prečo pre externé zdieľanie zvoliť práve SharePoint
Ak ste niekedy zápasili s prílohami, ktoré sú príliš veľké na odoslanie e-mailom, SharePoint ponúka jednoduché a pritom bezpečné zdieľanie súborov mimo vašej firmy:
Jednoduchý prístup z prehliadača – príjemca nepotrebuje Microsoft účet
Overenie identity – prístup je zabezpečený, ale zároveň jednoduchý
Integrácia s Outlookom – odkazy je možné odosielať priamo z e-mailu
Aktualizácia v reálnom čase – príjemca vždy vidí najnovšiu verziu dokumentu
Centrálne úložisko – všetko zostáva uložené vo vašej firemnej SharePoint knižnici
Na rozdiel od iných nástrojov zostávajú dáta v prostredí Microsoft 365 – pod vašou správou, bezpečne a prehľadne.
Ako zdieľať súbor v SharePointe s externými používateľmi
Zdieľanie súborov v SharePointe zvládne naozaj každý:
- Nájdite dokument alebo priečinok v SharePointe.
- Kliknite na tlačidlo Zdieľať (vpravo hore alebo vedľa súboru).
- V dialógovom okne vyberte možnosť Určití ľudia.
- Zadajte e-mailovú adresu príjemcu.
- (Voliteľné) Pridajte správu – zobrazí sa v notifikačnom e-maile.
- Kliknite na Odoslať.
A čo sa stane na druhej strane?
- Príjemca dostane e-mail a klikne na odkaz na overenie.
- Zadá svoju e-mailovú adresu, na ktorú mu príde overovací kód.
- Po jeho zadaní získa prístup - bez nutnosti prihlásenia k Microsoft účtu.
Zjednodušte si prácu: prepojte SharePoint s eWay-CRM
Pracujete s dokumentáciou pre klientov, obchodnými ponukami alebo rôznymi dokumentmi k projektom? Potom viete, aké ľahké je niečo zložito dohľadávať. Integrácia medzi SharePointom a eWay-CRM vám pomôže urobiť poriadok v dokumentoch.
Vďaka tejto integrácii získate možnosť:
- Automatického ukladania e-mailov a príloh do správnych SharePoint zložiek
- Udržiavať dokumenty prehľadne pri správnych projektoch, obchodoch alebo kontaktoch
- Prístupovať do priečinkov v SharePointe priamo z vášho CRM
Ďalšie informácie o integrácii nájdete tu:
Už žiadne stratené dokumenty: Ako vám integrácia eWay-CRM a SharePoint ušetrí čas a starosti
Prečo nevyužívať to, čo už máte
Pokiaľ vaša firma používa Microsoft 365, máte ideálny nástroj pre profesionálne a bezpečné zdieľanie súborov už kdispozícii.
Nabudúce, až budete potrebovať odoslať dokument mimo firmy, zabudnite na externé nástroje, keď už si za jeden od Microsoftu platíte. Vyskúšajte zdieľanie cez SharePoint.
