Topíte sa v emailoch? Poznámky z meetingov máte roztrúsené všade možne? Pokiaľ ste manažér, už viete, že nedostatok času vám bráni v strategickom myslení, ktoré by ste vlastne mali robiť. Fígel, ako na to? Microsoft Outlook (zvlášť keď k nemu pripojíte CRM ako eWay-CRM) môže byť váš najlepší kamoš v boji s chaosom. Týchto päť návykov nie je žiadna raketová veda, ale vráti vám až dve hodiny každý deň. Skutočný, sústredený čas, ktorý môžete skutočne využiť.
1. Metóda 4D pre Inbox Zero
Prestaňte stále dookola otvárať rovnaký email v nádeji, že sa sám nejako magicky vyrieši. Použite prístup 4D:
- Delete (Zmazať): Spam? Okamžite ho zlikvidujte
- Defer (Odložiť/Naplánovať): Zaberie to viac ako 2 minúty? Pretiahnite ten email rovno na ikonu Kalendára a vytvorte si časový blok, kedy sa tým budete zaoberať poriadne.
- Delegate (Delegovať): Nie je to váš problém? Prepošlite to a archivujte svoju kópiu.
- Do (Urobiť): Zvládnete to za menej ako dve minúty? Jednoducho to urobte hneď.
2. Meňte emaily na úlohy a projekty (s eWay-CRM)
Väčšina emailov je vlastne začiatok niečoho väčšieho. Prestaňte robiť Copy a Paste ako v roku 2005.
- V Outlooku: Použite funkciu Úloha az emailu vyrobte follow-up akciu. Pôvodná správa zostane pripojená.
- S eWay-CRM: Stlačte tlačidlo "Uložiť do eWay-CRM" a zmeňte emaily na skutočné CRM záznamy. Dopyt od klienta? Urobte z toho Projekt. Žiadosť o schôdzku? Vytvorte Aktivitu. Nový kontakt? Založte záznam Kontaktu/Firmy.
- Prečo je to super: Všetko, čo sa týka toho klienta alebo projektu – emaily, súbory, poznámky – je na jednom mieste. Žiadne pátranie v schránke o 16:45, keď hľadáte tú jednu správu.
3. Ovládnite Rýchle kroky a Pravidlá
Pravdepodobne robíte rovnakých 5-10 akcií stále dookola celý deň (ukladanie klientskych emailov, preposielanie reportov atď.). Automatizujte to.
- Rýchle kroky: Zbaľte viac akcií do jedného kliknutia. Príklad: Vytvorte Rýchly krok, ktorý presunie správu do zložky "Klientska práca" a zároveň ju označí ako "Spracované".
- Pravidlá: Nechajte Outlook, nech zvláda nudné veci. Nastavte pravidlo, ktoré automaticky presunie newslettery a FYI emaily do zložky "Prečítať neskôr" s vypnutými notifikáciami.
4. Kategorizujte kontakty (a okamžite vidíte ich históriu)
Idete na meeting a zbesilo sa snažíte spomenúť, s kým ho máte a o čom ste sa naposledy bavili? To je strata mozgovej kapacity.
- Kategórie v Outlooku: Označte si kontakty - "VIP klient", "Interný tím", akokoľvek, čo vám dáva zmysel.
- Bonus eWay-CRM: Keď vám niekto napíše, eWay-CRM vám ukáže v bočnom paneli všetko o ňom. Minulé projekty, staré obchody, každý dokument, čo ste kedy zdieľali. Kontext je silné kúzlo!
5. Naplánujte si bloky času na emaily (a vypnite notifikácie)
Nemôžete nič stihnúť, keď vám Outlook alebo mobil každých 90 sekúnd pípa. Neustále prepínanie medzi vecami zabíja produktivitu – a to nie je názor, to je veda.
- Naplánujte konkrétne časové okná: Vyhraďte si v kalendári 3-4 krátke okná na emaily (napríklad 9:00, 11:30, 14:30, 16:30).
- Vypnite notifikácie: Mimo týchto blokov vypnite všetko – desktopové upozornenia, zvuky, pop-upy, jednoducho všetko. Sústredená práca prebíja multi-tasking.
Získajte svoj čas späť
Tieto nástroje už máte v počítači! Na návykoch skutočne záleží. Začnite používať Outlook múdrejšie (a pripojte k nemu napríklad eWay-CRM) a tie dve hodiny naozaj nájdete. Použite ich na tú strategickú prácu, ktorú odkladáte, alebo jednoducho aspoň raz odíďte z kanclu v rozumnú dobu.
Vaša voľba.
