Podnikanie

Ako správne napísať automatickú odpoveď počas neprítomnosti

Napísať automatickú odpoveď počas neprítomnosti je pred odjazdom na dovolenku prakticky nutnosť. Ak preferujete kľudný priebeh i návrat z dovolenky, mali by ste sa na vytvorenie automatickej odpovede zamerať. Ako by teda mala vyzerať správa, ktorá pomôže vám i tomu, kto vás zháňa?

 

Čo automatická odpoveď musí obsahovať

Každý OOO e-mail by mal obsahovať také informácie, vďaka ktorým si odosielateľ pri riešení problému poradí aj v dobe vašej neprítomnosti. Na čo by ste teda rozhodne nemali zabudnúť?

 

  • Dátum neprítomnosti/návratu — Dátum v odpovedi naozaj nemôže chýbať. Jedine tak odosielateľ spozná, že je správa aktuálna, a kedy sa na vás môže znovu obrátiť.
  • Kontakt na zastúpenie — Ak odosielateľ rieši problém, ktorý do vášho návratu z dovolenky nepočká, kontakt na vášho kolegu situáciu väčšinou zachráni. Nezabudnite teda uviesť meno, mail a pokiaľ možno aj telefón kolegu, ktorý vás zastupuje.

 

Základná automatická odpoveď by potom v praxi mohla vyzerať napríklad takto:

Ďakujem za Vašu správu!

V dňoch od 27.4. do 30.4. som mimo kancelárie. Na Váš e-mail preto odpoviem, čo najskôr ako to bude možné. V urgentných prípadoch prosím kontaktujte môjho kolegu (meno) na (mail). Ďakujem za pochopenie.

 

Čo ďalšie môže automatická odpoveď obsahovať

Okrem nevyhnutnej informácie o dobe vašej neprítomnosti a kontaktu na zastupujúceho kolegu môže automatická odpoveď obsahovať aj množstvo ďalších oznámení. Je už len na vašom zvážení, čo je pre vaše oznámenie skutočne dôležité a žiadúce.

 

  • Telefón pre urgentné prípady — Ak je možné vás v urgentných prípadoch kontaktovať telefonicky, môžete vaše telefónne číslo pre tieto prípady do automatickej odpovede uviesť. Je ale možné, že volajúci posúdi urgentnosť danej situácie úplne inak než vy.
  • Heslo pre urgentné prípady – Podobne, ako možno uviesť telefónne číslo pre urgentné prípady, môžete odosielateľa inštruovať, aby do predmetu mailu napísali [URGENT]. Môžete tak pri dovolenke príležitostne skontrolovať neodkladné záležitosti a reagovať na ne podľa potreby.
  • Obchodné/propagačné oznámenie – OOO mail by nemal byť príliš dlhý. Nie je to práve typický priestor pre reklamu. Pokiaľ sa ale chystáte napríklad na veľtrh, na ktorom by ste sa s dodávateľmi a zákazníkmi mohli stretnúť, je priamo žiadúce to vo vašej „ospravedlnenke“ zmieniť. Rovnako tak môže byť prínosné odkázať zákazníkov na konkrétnu stránku vášho webu, ak viete, že v dobe vašej neprítomnosti budú hľadať informácie o konkrétnom produkte či službe a podobne.
  • Vtip – Vtipkovanie v automatických odpovediach skutočne neodporúčame. Existuje totiž veľké riziko, že odosielateľ pre váš vtip v danú chvíľu nenájde pochopenie. Ak ste si ale naozaj istí, že vaša firemná kultúra je dostatočne uvoľnená a váš mail určite nikoho neurazí ani v urgentných prípadoch, môžete sa o to aj napriek nášmu varovaniu pokúsiť.

 

vacation relaxation

Zo všetkých humorných OOO mailov, ktoré sme na internete našli, nám nakoniec tento graf sledujúci mieru stresu počas dovolenky prišiel najvtipnejší a zároveň najvhodnejší.

 

Ako automatickú odpoveď nastaviť

Máte vašu automatickú odpoveď v neprítomnosti napísanú? Výborne! Zostáva ju už iba nastaviť. Ak neviete, ako na to, využite náš podrobný návod ako v Outlooku nastaviť automatickú odpoveď počas neprítomnosti.

Tatiana Hrdlovičová
29. 4. 2021
Zdieľať