Automatická odpoveď v neprítomnosti je pri odchode na dovolenku prakticky nutnosť. Ak preferujete pokojný priebeh aj návrat z dovolenky, mali by ste sa na vytvorenie automatickej odpovede zamerať.Ako by teda mala vyzerať správa, ktorá pomôže vám aj tomu, kto vás zháňa?
Dovolenka je nevyhnutná na udržanie zdravej rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom. Veľa ľudí sa ale počas dlhšieho odpočinku stresuje a hovorí si, či na niečo predsa len nezabudli. A jednou z dôležitých vecí môže byť nastavenie automatickej odpovede v neprítomnosti, ktorá vám zaistí pokoj pri pobyte mimo kancelárie.
Vo videu nižšie si ukážeme, ako si takúto odpoveď nastaviť v aplikácii Microsoft Outlook.
Pozn. Pokiaľ dávate prednosť čítaniu, máme pod videom aj písomný návod.
Čo automatická odpoveď musí obsahovať
Každý out-of-office e-mail (či v terminológii českého Outlooku tzv. e-mail Mimo kancelárie) by mal obsahovať také informácie, vďaka ktorým si odosielateľ pri riešení problému poradí aj v čase vašej neprítomnosti. Na čo by ste teda rozhodne nemali zabudnúť?
- Dátum neprítomnosti/návratu — Dátum v odpovedi naozaj nemôže chýbať. Jedine tak odosielateľ spozná, že je správa aktuálna, a kedy sa na vás môže znova obrátiť.
- Kontakt na zastúpenie — Ak odosielateľ rieši problém, ktorý do vášho návratu z dovolenky nepočká, kontakt na vášho kolegu situáciu väčšinou zachráni. Nezabudnite teda uviesť meno, e-mail a pokiaľ možno aj telefón kolegu, ktorý vás zastupuje.
Ďakujem za vašu správu! V dňoch od 20.6. do 27.6. som mimo kancelárie. Na Váš e-mail preto odpoviem, ako najskôr to bude možné. V urgentných prípadoch prosím kontaktujte môjho kolegu (meno) na (e-mail).Ďakujem za pochopenie.
Čo ďalšie môže automatická odpoveď obsahovať
Okrem nevyhnutnej informácie o dobe vašej neprítomnosti a kontakte na zastupujúceho kolegu môže automatická odpoveď obsahovať aj množstvo ďalších oznámení. Je už len na vašom zvážení, čo je pre vaše oznámenie skutočne dôležité a žiaduce.
- Telefón pre urgentné prípady — Ak je možné vás v urgentných prípadoch kontaktovať telefonicky, môžete vaše telefónne číslo pre tieto prípady do automatickej odpovede uviesť. Je ale možné, že volajúci posúdi urgentnosť danej situácie úplne inak ako vy.
- Heslo pre urgentné prípady – Podobne, ako je možné uviesť telefónne číslo pre urgentné prípady, môžete odosielateľa inštruovať, aby do predmetu e-mailu napísali [URGENT]. Môžete tak pri dovolenke príležitostne skontrolovať neodkladné záležitosti a reagovať na ne podľa potreby.
- Obchodné/propagačné oznámenia – OOO e-mail by nemal byť príliš dlhý. Nie je to práve typický priestor pre reklamu. Pokiaľ sa ale chystáte napríklad na veľtrh, na ktorom by ste sa s dodávateľmi a zákazníkmi mohli stretnúť, je priamo žiaduce to vo vašej „ospravedlniteľke“ zmieniť. Rovnako tak môže byť prínosné odkázať zákazníkov na konkrétnu stránku vášho webu, pokiaľ viete, že v čase vašej neprítomnosti budú hľadať informácie o konkrétnom produkte či službe a podobne.
- Vtip – Vtipkovanie v automatických odpovediach skutočne neodporúčame. Existuje totiž veľké riziko, že odosielateľ pre váš vtip v danú chvíľu nenájde pochopenie. Pokiaľ ste si ale naozaj istí, že vaša firemná kultúra je dostatočne uvoľnená a váš e-mail určite nikoho neurazí ani v urgentných prípadoch, môžete sa o to aj napriek nášmu varovaniu pokúsiť.
Čo by automatická odpoveď nemala obsahovať
Aj keď sa môže zdať, že automatická odpoveď je len drobnosť, nesprávne nastavenie môže zanechať negatívny dojem. Tu je niekoľko vecí, ktorým by ste sa mali vyhnúť:
- Neuvádzajte príliš osobné informácie — Vyhnite sa zbytočným detailom o vašej dovolenke, zdravotnom stave alebo súkromných plánoch. Správa by mala byť profesionálna a vecná..
- Neodkazujte na neexistujúce kontakty alebo neinformovaných kolegov – Vždy sa uistite, že kontaktné informácie na vášho zástupcu sú správne a aktuálne. Pokiaľ uvediete kontakt na kolegu, uistite sa, že o tom vie a vie, čo má riešiť.
- Nepíšte príliš dlhé alebo nejasné správy – Automatická odpoveď by mala byť stručná, jasná ak veci. Odosielateľ by mal okamžite pochopiť, čo sa deje a na koho sa má obrátiť.
Tipy na originálnu automatickú odpoveď
Chcete do vašej automatickej odpovede vniesť trochu nevšednosti? Pokiaľ si to s ohľadom na vašu firemnú kultúru môžete dovoliť, zakomponujte do vašej odpovede trochu hravosti.
Pokiaľ je to relevantné, zahrňte do vašej odpovede informáciu o destinácii, kam sa chystáte. Môžete zvoliť aj vhodné zaujímavé fakty alebo citáciu, ktoré vašu odpoveď oživia.
Zapojte do svojej odpovede nadsádzku a hravosť. Príjemcu svojou odpoveďou pravdepodobne pobavíte. A o to lepšie prijme správu o vašej neprítomnosti.
Čo by ste mali zohľadniť pri vytváraní originálnej automatickej odpovede:
- Firemná kultúra – Prispôsobte vašu odpoveď pracovnému prostrediu, hodnotám a správaniu, ktoré vašu firmu charakterizujú.
- Príjemca odpovede – Ujasnite si, kto sú príjemcami vašej odpovede. Podľa toho môžete prispôsobiť tonalitu vašej správy a prípadnú voľnosť v kreatívnom procese.
- Príjemca odpovede – Ujasnite si, kto sú príjemcami vašej odpovede. Podľa toho môžete prispôsobiť tonalitu vašej správy a prípadnú voľnosť v kreatívnom procese.
Konkrétne príklady automatických odpovedí pre rôzne situácie a štýly
Pokiaľ už máte jasno, pre koho je určená a aký vzťah s danými ľuďmi máte, môžete využiť niektorú z nasledujúcich šablón pre rôzne situácie:
Dovolená
Formální:
Dobrý den,
děkuji za Váš e-mail. Jsem mimo kancelář od [Datum začátku] do [Datum konce] a budu mít omezený přístup k e-mailu. Na Vaši zprávu odpovím co nejdříve po svém návratu.
V naléhavých případech prosím kontaktujte mého kolegu/kolegyni [Jméno] na [E-mail] nebo na telefonu [Telefonní číslo].
Děkuji za pochopení.
S pozdravem,
[Vaše jméno]
Neformální:
Ahoj,
díky za zprávu! Užívám si zaslouženou dovolenou od [Datum začátku] do [Datum konce]. Odpovím, jakmile se vrátím.
Pokud je to něco opravdu naléhavého, obrať se prosím na [Jméno kolegy] na [E-mail] nebo [Telefonní číslo].
Měj se fajn!
[Vaše jméno]
Vtipné (pouze pro vhodné firemní prostředí):
Dobrý den,
děkuji za Váš e-mail. Momentálně jsem na útěku před pracovními povinnostmi, a to až do [Datum konce]. Hrozí, že budu plně zaměstnán stavěním hradů z písku a relaxováním u bazénu, takže můj e-mailový přístup bude silně omezen.
Pokud hoří, prosím, kontaktujte mého statečného zástupce [Jméno] na [E-mail] nebo [Telefonní číslo]. Odpovím, jakmile se vrátím do reality (a k počítači).
S pozdravem,
[Vaše jméno]
Nemoc
Formální:
Dobrý den,
děkuji za Váš e-mail. Z důvodu nemoci jsem dnes/od [Datum začátku] do [Datum konce] mimo kancelář. Jakmile to bude možné, na Vaši zprávu odpovím.
V naléhavých případech prosím kontaktujte [Jméno kolegy] na [E-mail] nebo na telefonu [Telefonní číslo].
Děkuji za pochopení.
S pozdravem,
[Vaše jméno]
&nsbp;
Neformální:
Ahoj,
díky za zprávu. Bohužel mě skolila nemoc, takže jsem mimo dosah do [Datum konce]. Zkusím se ozvat, jakmile se budu cítit lépe.
Pokud to spěchá, napiš prosím [Jméno kolegy] na [E-mail] nebo mu zavolej na [Telefonní číslo].
Díky!
[Vaše jméno]
Služební cesta
Formální:
Dobrý den,
děkuji za Váš e-mail. Jsem na služební cestě od [Datum začátku] do [Datum konce] a můj přístup k e-mailu může být omezený. Na Vaši zprávu odpovím co nejdříve po svém návratu.
V naléhavých případech prosím kontaktujte [Jméno kolegy] na [E-mail] nebo na telefonu [Telefonní číslo].
Děkuji za pochopení.
S pozdravem,
[Vaše jméno]
Neformální:
Ahoj,
díky za zprávu! Jsem na služebce od [Datum začátku] do [Datum konce], takže možná nebudu reagovat hned. Jakmile se vrátím, ozvu se.
Kdyby to hořelo, zkus [Jméno kolegy] na [E-mail] nebo [Telefonní číslo].
Měj se!
[Vaše jméno]
Mateřská/Otcovská dovolená
Formální:
Dobrý den,
děkuji za Váš e-mail. Momentálně jsem na mateřské/otcovské dovolené a vrátím se přibližně [Datum návratu]. Během této doby nebudu mít přístup k e-mailu.
Pro veškeré dotazy prosím kontaktujte [Jméno kolegy] na [E-mail] nebo na telefonu [Telefonní číslo].
Děkuji za pochopení a přeji Vám příjemný den.
S pozdravem,
[Vaše jméno]
Neformální:
Ahoj,
díky za zprávu! Užívám si rodičovskou dovolenou a jsem mimo kancelář až do [Datum návratu]. V tuto chvíli kontroluji e-maily jen velmi zřídka.
Pokud potřebuješ něco vyřešit, obrať se prosím na [Jméno kolegy] na [E-mail] nebo [Telefonní číslo].
Díky za pochopení!
[Vaše jméno]
Ako automatickú odpoveď nastaviť v Microsoft Outlooku
Máte vašu automatickú odpoveď v neprítomnosti napísanú? Výborne! Zostáva už ju len nastaviť. Ak neviete, ako na to, využite náš podrobný návod ako v novom Outlooku pre web nastaviť automatickú odpoveď v neprítomnosti:
- Otvorte Nastavenie (ozubené koliesko v pravom hornom rohu) vo vašom Outlooku av ľavom menu kliknite na "Pošta" a potom na "Automatické odpovede".
- Začiarknite možnosť "Zapnúť automatické odpovede".
- Nastavte dátum začiatku a konca vašej neprítomnosti. Zaškrtnite teda možnosť „Odosielať odpovede iba počas tohto časového obdobia“ a zadajte začiatok a koniec obdobia.
- Do textového poľa "Posielať automatické odpovede v rámci vašej organizácie" napíšte správu, ktorú chcete, aby dostávali ľudia vo vašej firme, keď vám pošlú e-mail počas vašej neprítomnosti.
- Ak chcete nastaviť odpoveď aj pre ľudí mimo vašej organizácie, zaškrtnite pole "Posielať odpovede mimo vašej organizácie" a do textového poľa pod ním napíšte vašu automatickú odpoveď.
- Akonáhle dokončíte tvorbu svojich správ, potvrďte nastavenie kliknutím na tlačidlo "Uložiť".
To je všetko! Vaša automatická odpoveď je teraz nastavená a pripravená na použitie. Ak ste nenastavili presný dátum, od kedy do kedy budú automatické odpovede aktívne, nezabudnite ich po návrate do práce vypnúť.
Ako automatickú odpoveď nastaviť na ďalších e-mailových platformách
Okrem Outlooku ponúka nastavenie automatickej odpovede aj väčšina ďalších e-mailových klientov. Postupy sa môžu mierne líšiť, ale základný princíp zostáva rovnaký.
Apple Mail (macOS)
- Otevřete aplikaci Mail.
- V horním menu vyberte Mail > Nastavení (nebo Předvolby).
- Klikněte na kartu Pravidla.
- Klikněte na Přidat pravidlo.
- Pojmenujte pravidlo (např. "Automatická odpověď").
- Nastavte podmínky, pro které se má pravidlo spustit (např. "Každá zpráva").
- Jako akci zvolte "Odpovědět na zprávu".
- Napište text vaší automatické odpovědi.
- Klikněte na OK a poté Použít. Poznámka: U Apple Mailu je potřeba mít aplikaci spuštěnou, aby se pravidlo uplatnilo.
Seznam.cz (E-mail)
- Přihlaste se do svého e-mailu na Seznam.cz.
- Vpravo nahoře klikněte na ozubené kolečko (Nastavení).
- V levém menu vyberte Automatické odpovědi.
- Zaškrtněte Aktivovat automatickou odpověď.
- Vyplňte předmět a text zprávy. Můžete nastavit i časovou platnost odpovědi.
- Klikněte na Uložit změny.
Záver
Nastavenie automatickej odpovede pred odchodom na dovolenku alebo inej absencii v práci vám zaistí bezproblémový návrat do práce. Poskytnutím jasné a stručné informácie o vašej neprítomnosti môžete pomôcť ľuďom, ktorí sa s vami snažia spojiť. Dôležité záležitosti sa tak môžu vyriešiť aj v čase vašej neprítomnosti, a vy budete mať po dovolenke pokojnejší návrat do práce.
Pokiaľ si chcete prácu v Outlooku ulhečiť aj čo sa týka iných záležitostí, nechajte sa inšpirovať našimi 10 tipmi pre jednoduchšiu prácu s Outlookom.
