Svet technológií sa naďalej vyvíja rýchlym tempom. Tímová spolupráca sa zlepšuje a stojí za to držať krok so zmenami, pretože vám môže ušetriť veľa času. Nie každá spoločnosť však používa softvérové nástroje optimálne. Niektoré z chýb, ktoré robíme každý deň, nás zbytočne brzdia. Pozrime sa na 6 najčastejších chýb a na to, ako sa im môžeme vyhnúť.
Niektoré chyby sa stávajú návykmi, ktoré sa šíria po celej organizácii a my ich vnímame ako prirodzenú súčasť pracovného života. Potom pokračujeme v týchto návykoch bez toho, aby sme si uvedomovali ich vplyv. Niektoré kritické chyby majú rýchle a jednoduché riešenia, ktoré zvýšia výkonnosť vášho tímu.
Najčastejšie sa každodenné chyby prejavujú takýmito problémami:
- Dlhé a zložité e-mailové vlákna
- Zmeškané termíny
- Zlé plánovanie projektu
- Nezhody medzi členmi tímu
- Chýbajúce a zle usporiadané dokumenty
- Zdĺhavé čakanie na odpovede atď.
To všetko frustruje a spomaľuje vás a váš tím. Často hľadáme komplexné riešenia a nevnímame zdanlivo malé veci, ktoré môžu byť dôležitejšie, ako sa na prvý pohľad zdá.
Tu je šesť hlavných chýb, ktorých sa vy alebo členovia vášho tímu môžete každý deň dopúšťať a ktoré vedú k nedostatočnej výkonnosti.
1. Spamovanie kolegov v kópii na každom e-maile
Pre väčšinu firiem je dôležité zdieľať e-maily so spolupracovníkmi, aby ste mali aktuálne informácie o aktuálnych ponukách a ponukách. Najjednoduchším spôsobom je skopírovať ich, pretože všetky e-maily skončia v ich poštových schránkach. Ale je to najlepšie pre nich alebo pre vás?
To uľahčuje vašim kolegom získať dojem, že sú príliš zaneprázdnení, pretože sú preťažení správami. To môže byť frustrujúce, aj keď to často nemusí byť v kópii všetkých e-mailov.
Vo všeobecnosti odborníci odporúčajú posielať e-maily iba tým, ktorí musia odpovedať. Snažte sa vyhnúť kopírovaniu svojich kolegov, len aby ste si zakryli chrbát. Namiesto toho vysvetlite svojim spolupracovníkom, že im chcete ušetriť čas znížením počtu e-mailov v ich doručenej pošte.
Možno poznáte situácie, keď požiadate kolegu, aby vám preposlal dôležitý e-mail, ale nemôže to urobiť hneď. Často je to práve preto, že je na kópii každého e-mailu, ktorý pošlete, čo upcháva jeho doručenú poštu a sťažuje nájdenie konkrétneho e-mailu.
JEfektívnejšie riešenie ponúka nástroje, ktoré vám umožňujú ukladať dôležité e-maily do zdieľanej databázy. Takže môžete automaticky usporiadať svoje správy podľa kontaktov, spoločností, otázok alebo objednávok a vy a vaši kolegovia si ich môžete kedykoľvek prečítať.
Organizácia komunikácie po individuálnych dopytoch a klientoch má väčší zmysel.
2. Zle organizované e-maily
Zlá organizácia e-mailov môže tiež spôsobiť problémy s hľadaním e-mailov. Viete si predstaviť, aké ťažké je nájsť ihlu v kope sena s názvom Inbox. Preto určite odporúčame triediť e-maily do priečinkov.
Neexistuje žiadne univerzálne usmernenie, ale e-maily môžete rozdeliť podľa priority, ľudí, s ktorými si píšete, alebo do rôznych kategórií podľa vlastného uváženia. Alebo môžete znova siahnuť po nástroji so zdieľanou databázou a vyhľadať e-maily zoradené na karte klienta alebo projektu.
Keď sú vaše e-maily zoradené do priečinkov, nájdete ich doslova niekoľkými kliknutiami. S prehľadnou doručenou poštou ušetríte veľa času a tiež znížite stres, ktorý môžete zažiť pri otváraní plnej doručenej pošty.
3. Chýbajúce pripomienky v e-mailoch
E-mailové pripomenutia sú užitočné, keď sa blíži dôležitá udalosť alebo je potrebné niečo urobiť v stanovenom termíne. V správach môžete nastaviť pripomenutie, ktoré vám alebo príjemcovi pripomenie dôležitú úlohu, aby ste na ňu nezabudli.
Ak napríklad požiadate zákazníka, aby vám poslal informácie, ktoré potrebujete na dokončenie projektu, nastavenie pripomenutia vám pomôže zabezpečiť, aby ste dostali odpoveď včas a nezmeškali termín.
V úspešných spoločnostiach sú zamestnanci zaťažení veľkým počtom projektov a ich včasné dokončenie je veľmi užitočné, keď všetci v tíme pracujú s nastavením pripomenutí pre e-maily. Vďaka nim môžete vopred poslať zdvorilú pripomienku, aby ste sa uistili, že si každý pamätá dôležitú úlohu.
4. Neorganizovaný zoznam úloh
Poznáte ten pocit, akoby ste zanedbali dôležitú úlohu, ale neviete, čo to je? Je to pravdepodobne preto, že si nevediete zoznam úloh, alebo ho možno potrebujete správne používať.
Vďaka dobre organizovanému zoznamu úloh strávite menej času kontrolou, či ste na niečo zabudli, a viac času prácou na dôležitých projektoch. Organizácia môže zvýšiť produktivitu vášho tímu tým, že vám uľahčí komunikáciu s tímom. Keď zdieľate svoj zoznam úloh so svojimi spolupracovníkmi, môžu si ho prečítať a zobraziť odhadovaný dátum splatnosti.
Kľúčom k efektívnemu používaniu zoznamu úloh je uprednostniť veci na vašom zozname úloh. Potom môžete rozdeliť úlohy v Outlooku podľa priority – Vysoká, Normálna a Nízka. A rozdeľte väčšie projekty na menšie, lepšie definované a zvládnuteľné úlohy, aby vám neuniklo nič podstatné.
Prípadne môžete pri práci s úlohami použiť jednu z pokročilých metód riadenia času, ako napríklad GTD. Ak organizácia nie je vašou silnou stránkou, skutočne vám pomôže začať.
Prehľadná správa úloh a čiastkových úloh.
5. Dlhé e-maily
Ak máte tendenciu písať do svojich e-mailov prebytok informácií, bohužiaľ strácate nielen čas, ale aj čas svojich kolegov. Aj keď to mnohí z nás robia v dobrej viere, že podrobnejšie informácie pomôžu príjemcovi lepšie porozumieť správe, nenúťte ľudí, aby strávili 30 minút čítaním vášho e-mailu. Nikto na to nemá dostatok času.
Uistite sa, že vaše e-maily sú stručné a stručné. Kolegovia budú veľmi radi, ak nebudú musieť čítať celý román, a všimnete si, že ich odpovede sú tiež včas.
6. Komunikačná medzera
Ak nezdieľate informácie so svojimi kolegami, budete im musieť neustále posielať e-maily a čakať, kým odpovedia. Zároveň riskujete, že pri rozhovore s klientom zmeškáte dôležité detaily. Nechávanie si poznámok pre seba je chyba. Aj pre úspešné spoločnosti je zlá komunikácia už dlho problémom číslo jeden.
Efektívna komunikácia na pracovisku zvyšuje morálku, angažovanosť, produktivitu a spokojnosť zamestnancov. Výsledkom je aj lepšia tímová práca a spolupráca. Dobrá komunikácia na pracovisku v konečnom dôsledku zvyšuje výkonnosť jednotlivcov a tímov.
Nie je príjemné neustále žiadať niekoho o pomoc v situáciách, keď to nie je potrebné. Napríklad, keď vás niekto zastaví počas schôdze alebo vám neposkytne prístup k dôležitým informáciám. Aby ste sa zbavili frustrácie z neefektívnej komunikácie na pracovisku, musíte začať pracovať na zdieľaní dôležitých informácií.
Môžete začať výberom vhodného nástroja, ktorý vám s tým pomôže. Na začiatok môže veľa spoločností používať Excel alebo OneNote, ale s nimi sa v budúcnosti môžete stretnúť s obmedzeniami, ktoré opäť spomalia rast vašej spoločnosti.
Ak chcete od začiatku používať profesionálne riešenie, najlepšou voľbou je CRM systém. K dispozícii sú tiež bezplatné CRM systémy, a ak používate Outlook, môžete to skúsiť eWay-CRM, ktorý funguje ako prirodzená súčasť programu Outlook. Pomáha vám organizovať e-mailovú a tímovú agendu a naštartovať spoluprácu ako nikdy predtým.
