Podnikanie

10 tipov pre jednoduchšiu prácu s Outlookom

Využívate vo firme ako poštového klienta Microsoft Outlook? Pre nových užívateľov alebo pre tých, ktorí sa napríklad k Outlooku vracajú v novej práci, môže byť práca s ním spočiatku trochu zložitejšia. Našťastie vieme, čím to je, aj ako na to.

 

Outlook má viac funkcií, než väčšina užívateľov dokáže využiť, a tak sa nováčikovia často ľahko stratia. Keď sa ale naučíte využívať potenciál Outlooku naplno, budete príjemne prekvapení, že dokážete naopak ušetriť veľa času. Pripravili sme pre vás 10 tipov a trikov, ktoré vám pomôžu využiť možnosti Outlooku na maximum.

 

1. Usporiadajte si e-maily do zložiek

Ak chcete používať e-mail efektívnejšie, začnite tým, že si usporiadate doručenú poštu do zložiek. Vďaka tomu budete nájdete akýkoľvek starý e-mail medzi tisíckami inými oveľa rýchlejšie. Zároveň vás to bude motivovať, aby ste sa každou novou správou zaoberali hneď, ako príde, a neodkladali ju na neskôr.

 

2. Využívajte klávesové skratky

Klávesové skratky vám ušetria veľa času pri práci s akýmkoľvek softvérom, a Outlook v tomto smere nie je žiadnou výnimkou. Naopak, skratiek je tam veľa. Tu pre vás máme najčastejšie klávesové skratky pre Outlook:

  • Ctrl + Shift + M – vytvoriť nový e-mail
  • Alt + S – odoslať e-mail
  • Ctrl + R – odpovedať na e-mail
  • Ctrl + F – preposlať e-mail
  • Ctrl + Shift + I – prepnúť do doručenej pošty

Microsoft Outlook keyboard shortcuts

Úplný seznam klávesových zkratek pro Outlook nájdete na webe spoločnosti Microsoft.

 

3. Nastavte si automatickú odpoveď v neprítomnosti

Odchádzate na vytúženú exotickú dovolenku a dohovorili ste si s kolegom, že najnaliehavejšie záležitosti za vás prípadne vyriešia? Mali by to však vedieť aj ostatní. Nastavte si teda automatickú odpoveď v neprítomnosti. Môže sa vám to hodiť aj pre prípad služobnej cesty alebo choroby. Je to ľahké:

  • Rozkríknite Súbor > Informácie (či Nástroje v Outlooku 2003/2007) a kliknite na Automatické odpovede.
  • Do nového okna napíšte odkaz a špecifikujte obdobíe, v ktorom má byť odkaz automaticky zasielaný.

 

 

Môžete si tiež nastaviť rozosielanie iných e-mailov kolegom a iných mimo vašej kancelárie. Kliknutím na Pravidlá vľavo dole môžete nastaviť dodatočné parametre pre vaše automatické odpovede. Ušetríte si tak plno nejasností, ktoré by mohli nastať po vašom návrate do kancelárie.

 

4. Nastavte si v e-maili podpis

Unavujú vás prázdne e-maily, ktorých je namiesto podpisu iba "Odoslané z iPhonu"? Vo Outlooku si môžete jednoducho vytvoriť podpisy, ktoré sa automaticky pridajú do odchádzajúcich správ. Môžete ich tiež obohatiť pridaním grafiky alebo firemného loga. Pozrite sa, ako na to:

  • Otvorte nový e-mail a vyberte Podpis v hornej lište av novom okne kliknite na položku Nový.
  • Pomenujte svoj podpis (napr. Podpis 1) a potvrďte tlačidlom OK.
  • Vložte a upravte svoj podpis v zodpovedajúcom okne.
  • Ak potrebujete špecifické podpisy pre rôzne príležitosti, vytvorte ďalšie pomocou tlačidla Nový.
  • Priraďte podpisy k novým správam aj k vašim odpovediam a preposielaným správam.

 

5. Zdieľajte svoj kalendár

Potrebujete si naplánovať schôdzku s vašim kolegom, ale neviete, kedy má čas? Než sa vám podarí nájsť termín, ktorý by vyhovoval obom, môžete si na Teamse vymeniť nekonečné množstvo správ. Našťastie existuje oveľa jednoduchšie riešenie.

V Outlook môžete váš kalendár zdieľať s kolegami. Naplánovanie stretnutia tak bude oveľa jednoduchšie. Namiesto hľadania termínu, ktorý by vyhovoval vám obom, stačí kolegovi povedať, aby si vybral voľný termín z vášho kalendára. Najprv však nastavte zdieľanie vášho kalendára:

  • Vyberte kalendár av hornej lište kliknite na Zdieľať kalendár.
  • Vyberte kalendár, ktorý chcete zdieľať.
  • Kliknite na Pridať…, vyberte, s kým chcete kalendár zdieľať, a kliknite na Pridať.
  • Vyberte OK a zobrazia sa pridané osoby s predvolenou úrovňou oprávnenia.
  • Zvoľte meno kolegu, vyberte úroveň oprávnenia, ktorú mu chcete prideliť, a vyberte možnosť OK.

Microsoft Outlook calendar

6. Využívajte e-mailové vzory a funkciu Rýchle časti

Máte predpripravený text na oslovovanie potenciálnych klientov? Alebo inštrukcie, ako sa k vám dostať, pre ľudí, ktorí k vám prichádzajú na pracovný pohovor. V Outlook môžete použiť šablóny alebo tzv. Rýchle časti, aby ste mali e-mail pripravený počas chvíľky.

Ak používate niekoľko rovnakých formulácií pri viacerých príležitostiach, stálo by za úvahu uložiť si ich návrh vo forme štandardnej odpovede (Súbor > Uložiť ako > Šablóna Outlook). Navyše Rýchle časti v menu Vloženie umožňujú uložiť si časti textu na neskoršie použitie v tele e-mailu. Ušetríte tým nielen čas a energiu, ale predídete aj možným chybám, ktoré pri rutinnom opakovaní rovnakej činnosti skôr či neskôr hrozia.

 

7. Využívajte notifikácie iba pre dôležité správy

Niektoré tipy pre prácu s Outlookom sú skôr o tom, čo nerobiť ako o tom, čo robiť. Čo napríklad určite nechcete, je prehliadnuť e-mail od svojho šéfa. Tomu sa môžete ľahko vyhnúť nastavením upozornení iba na dôležité e-maily.

Ak ale nechcete premeškať dôležité maily, môžete si notifikácie vypnúť pomocou nastavenia Súbor > Pravidlá a upozornenia následne vytvorte pravidlo, ktoré bude zobrazovať iba poštu od vybraných kontaktov.

Outlook notifications

8. Naplánujte si odoslanie vašich e-mailov

Ak plánujete nejakú udalosť, zaslaním pripomienky s pozvánkou môžete zvýšiť šancu, že sa zúčastnia aj vyhlásení zábudlivci. Stačí len upomienky odoslať v správnom čase. Alebo si môžete vopred pripraviť prianie k narodeninám a vyhnúť sa tak tomu, že na svojich kolegov v deň ich narodenín zabudnete.

V oboch prípadoch vám pomôže funkcia odloženej rozosielky e-mailov. Pozrite sa, ako na to:

  • Pri vytváraní novej správy vyberte so šípkou Ďalšie možnosti v skupine značky na páse kariet a vyberte ďalšie možnosti nastavenia oneskorenia doručenia.
  • V skupinovom rámčeku Možnosti doručovania začiarknite políčko Nedoručovať pred a kliknite dátum a čas doručenia, ktorý chcete použiť.
  • Po dokončení písania e-mailu, kliknite na odosielať.
  • Po kliknutí na tlačidlo Odoslať zostane správa v priečinku Pošta na odoslanie až do doby, kedy má byť doručená.
  • Dôležité: Nezatvárajte Outlook – inak sa správa odošle až v momente, keď ho zase otvoríte.

 

 

9. Používajte Rýchle kroky

Opakované úkony, ako je preposielanie e-mailov svojmu tímu alebo triedenie e-mailov do zložiek, vedia prácu s Outlookom všetkému znepríjemniť. V týchto prípadoch vám môžu pomôcť šablóny alebo pravidlá, ale ak ich nechcete aplikovať na všetky e-maily, bude vhodnejšou voľbou funkcia zvaná Rýchle kroky.

Rýchle kroky sú skratky, ktoré umožňujú nastavenie reťazca akcií v Outlooku tak, aby sa vykonali na jedno kliknutie. Môžete si dokonca vytvoriť vlastné akcie. Majte však na pamäti, že Rýchle kroky, ako napríklad trvalé odstránenie, nemožno zrušiť.

 

10. Využívajte doplnky pre Outlook

Okrem Outlooku existuje určite mnoho ďalších nástrojov, ktoré vám pomáhajú pri práci. Ale vedeli ste, že mnoho z nich si môžete nainštalovať ako doplnok pre Outlook? Môžete tak používať napríklad prekladač alebo vaše obľúbené manažérske nástroje bez toho, aby ste museli prepínať z jedného softvéru do druhého.

eWay-CRM pro Outlook

Dana Jachymovičová
29. 6. 2022
Zdieľať