Ako vďaka lepšej správe kontaktov získať viac zákaziek a spokojnejších zákazníkov

Aké sú riziká nedôslednej správy kontaktov? Zmarené obchodné príležitostí a vzťahy, ktoré mohli byť perspektívne, ale nakoniec nie sú.

Preto je systematická správa kontaktov taká dôležitá. A so správnym CRM systémom to nemusí byť žiadna príťaž.

Poďme si teda ukázať, prečo je správa kontaktov taká dôležitá a ako môže systém eWay-CRM zabudovaný priamo do Microsoft Outlooku premeniť rozhádzané dáta v prehľadné obchodné vzťahy, ktoré môžu rásť až k maximálnemu potenciálu.

Prečo je správa kontaktov dôležitá

Konzistentnosť a dostupnosť

Keď má každý člen tímu „svoj systém“ – osobný adresár, lístočky, uložené kontakty v Outlooku – informácie sa trieštia. Jeden má aktuálny telefón, druhý poznámky v Exceli, tretí si všetko pamätá.

Naproti tomu centralizovaný systém zaistí, že všetci vidia rovnaké, aktuálne informácie. Žiadne prepínanie medzi aplikáciami ani preposlanie e-mailov.

Silnejšie vzťahy

Každá interakcia s klientom, leadom či obchodným partnerom dokresľuje celý príbeh. Kto s ním hovoril naposledy, čo bolo sľúbené, ako dlho je vašim zákazníkom. To všetko je dobré vedieť – vzbudzuje to totiž dôveru.

Bez dobre vedených záznamov ale tieto detaily rýchlo miznú a komunikácia so zákazníkom pôsobí stroho. Pri správnej správe kontaktov môže byť vzťah naopak až osobný.

Efektivita

Loviť informácie v starších e-mailoch a snažiť sa nejako poskladať históriu komunikácie je strata času. Keď je všetko na jednom mieste, môžete stráviť menej času hľadaním a viac času sa tak skutočne môžete venovať zákazníkom.

Minimalizácia rizík

Čo sa stane, keď obchodník odíde z firmy? Pokiaľ kontakty a história komunikácie so zákazníkmi žijú len v jeho mobile, utrpí tým celá firma. Centralizácia bráni strate know-how a zaisťuje, že vzťahy zostávajú firme, nie jednotlivci.

Rast a prehľad

Sledovanie kontaktov nie je len o pohodlnejšej práci – dáva firmám strategický nadhľad. Umožní vám analyzovať klientsku databázu, identifikovať najvýznamnejších klientov, hľadať nové obchodné príležitosti a odhaliť vzorce, ktoré by vám inak zostali skryté.

Časté chyby bez správneho systému

Aj firmy, ktoré dôležitosť správy kontaktov chápu, často v praxi narážajú. Medzi najčastejšie chyby patria:

• Kontakty v osobnom Outlooku a telefóne: Keď si každý spravuje iba svoj vlastný zoznam, kontakty sa izolujú.
• Neúplná história komunikácie: Rovnako ako kontaktné údaje, tak aj komunikácia a dôležité informácie sa môžu strácať izolované v osobných schránkach.
• Zmeškané follow-upy: Bez pripomienok a zdieľanej komunikácie môžu niektoré dôležité naplánované úlohy zapadnúť.
• Duplicitné úkony: Bez zdieľanej histórie komunikácie sa môže stať, že dvaja členovia tímu kontaktujú rovnakú osobu bez toho, aby o sebe vedeli. To na dôveryhodnosti firmy rozhodne nepridá.
• Stratené obchody: Keď zamestnanci odchádzajú, často s nimi odchádzajú aj ich kontakty a znalosti.

Dobrá správa však je, že so správnym nástrojom toto všetko vyriešite.

Výhody pre rôzne role

Správa obchodných kontaktov nie je len o vedení adresára. Prináša hmatateľné výhody pre celú firmu:

Pre predajné tímy

• Nikdy nestratíte potenciálneho zákazníka – každý nový kontakt sa uloží automaticky.
• Pred volaním uvidíte celú históriu komunikácie.
• Identifikácia príležitosti pre cross-selling and upselling.
• Obchod uzavrite rýchlejšie, pretože všetky dôležité informácie máte po ruke.

Pre zákaznícku podporu

• Okamžitý prístup k histórii komunikácie, aj keď už prípad riešil niekto iný.
• Rýchlejšiu a personalizovanejšiu podporu.
• Menšia frustrácia klientov, ktorí predtým museli zakaždým „opakovať svoj problém“.

Pro management

• Prehľadná firemná databáza kontaktov.
• Identifikujte, ktorí zákazníci sú pre vás najdôležitejší.
• Odhalenie medzier vo follow-upoch aj starostlivosť o zákazníkov.
• Kontinuita pri zmenách v tíme.

Ako problémy rieši eWay-CRM

Na rozdiel od samostatných CRM aplikácií eWay-CRM beží priamo v Microsoft Outlooku. Teda tam, kde už komunikácia so zákazníkmi prebieha. Vďaka tomu je pre užívateľov jednoduchšie si systém osvojiť, zadávanie dát je intuitívne a nemusí prepínať medzi aplikáciami.

Poďme sa na prednosti tohto riešenia:

Integrácia s Outlookom

Outlook používajú ľudia v kanceláriách denne. eWay‑CRM funguje ako jeho prirodzená súčasť, takže kontakty ukladáte a spravujete bez toho, aby ste opustili vašu e-mailovú schránku. Namiesto kopírovania do externého nástroja kontakty pridávate, upravujete a organizujete tam, odkiaľ posielate e‑maily a plánujete stretnutia.

Zdieľaná databáza

Každý kontakt sa ukladá do centrálnej databázy prístupnej celému tímu. Obchod, podpora aj vedenie vidí rovnaké dáta. Aktualizácie prebiehajú v reálnom čase – nikto nepracuje so starými informáciami.

Jednoduché vytváranie kontaktov

Slabé miesto CRM systémov často býva ručné vkladanie dát. Užívatelia na pridanie kontaktu skrátka niekedy zabudnú alebo je pre nich zadávanie zdĺhavé.

Pretože eWay-CRM žije priamo v Outlooku, pri každom vybranom e-maile okamžite uvidíte, kto ešte v databáze chýba. A jedným kliknutím kontakt uložíte.

Domovská stránka eWay‑CRM navyše ponúka Návrhy kontaktov. Prejde vašu poštu a ponúkne ľudí, s ktorými si píšete, ale v CRM ich ešte nemáte. Opäť stačí jediné kliknutie.

Automatické ukladanie e‑mailov

Akonáhle je kontakt v eWay-CRM, všetka komunikácia sa automaticky prepojí s danou osobou, spoločnosťou alebo obchodnou príležitosťou. Kolegom sa potom na karte kontaktu neukáže len telefón a pozícia, ale aj kompletná e‑mailová história, prílohy a poznámky zo schôdzok.

Už sa nemusíte vypytovať u kolegov, aby ste poznali kontext, než začnete volať zákazníkovi.

Bezpečnosť a kontinuita

Kontakty sú zálohované a chránené v centrálnej databáze eWay-CRM. Keď niekto z tímu odíde, vzťahy neodídu s ním. Dáta zostávajú vašej organizácii – v bezpečí, dostupné a pripravené na ďalšiu prácu.

Záver: Nenechávajte správu kontaktov na náhode

Obchodné kontakty sú príliš cenné na to, aby sa strácali. Sú základom predaja, marketingu i dlhodobého rastu. Bez kvalitného systému sa ale ľahko rozutečú, zastarajú alebo zmiznú.

Našťastie existuje aj "bezbolestná" cesta pre starostlivú správu kontaktov. Vďaka eWay-CRM, ktorá beží priamo v Outlooku, automaticky zaznamenáva nové kontakty, prepája históriu komunikácie a uchováva dáta v bezpečí pre celý tím.

Výsledok: silnejšie vzťahy, múdrejšie rozhodnutia a udržateľný rast.

Ak nechcete nechávať správu kontaktov na náhode a začať s nimi zaobchádzať ako so skutočným firemným aktívom, vyskúšajte eWay-CRM. Začnite zadarmo a presvedčte sa, aká jednoduchá môže správa kontaktov byť.