Outlook teraz dokáže spracovať interné newslettery. Čo od neho očakávať?
Newslettery v Outlooku prinášajú nový spôsob vytvárania a odosielania interných aktualizácií a ďalších informácií. Profesionálne vyzerajúci bulletin môžete vytvoriť pomocou šablón, obrázkov a ďalších prvkov priamo v prostredí Outlooku. Je to integrovaný nástroj, ktorý sa ľahko naučia aj tí, ktorí používajú Outlook na správu svojich e-mailov.
V menu Outlook by ste mali vedľa položky Pošta, Kalendár a podobne dostať nový symbol pre newslettery, ak sa tak ešte nestalo (nové funkcie však zvyčajne prichádzajú do českého prostredia neskôr). Po kliknutí sa otvorí rozhranie správy bulletinu.
Výhody Outlook newsletterov
Tu sú hlavné výhody tejto novej funkcie:
1. Plná integrácia s Outlookom
Nemusíte používať ďalšiu aplikáciu – môžete to urobiť priamo v Outlooku. Bulletiny sa zobrazujú vedľa e-mailov, kalendárov a ďalších bežných funkcií. Podobne sa newslettery zobrazujú príjemcom ako bežné e-maily (môžu sa však prihlásiť na odber a odhlásiť sa).
2. Profesionálny vzhľad
K dispozícii máte šablóny a flexibilný editor, vďaka ktorému môžete vytvoriť štruktúrovaný a vizuálne atraktívny newsletter bez grafických alebo programátorských zručností. Môžete použiť nadpisy, zoznamy, obrázky a dokonca aj videá. Predpripravené šablóny vám výrazne uľahčia prácu.
3. Tímová práca a opätovné použitie
Na tvorbe jedného newslettera môže spolupracovať až 25 ľudí súčasne. Hotové šablóny je možné uložiť a opätovne použiť – ideálne napríklad pre pravidelné mesačné reporty.
Tento prístup založený na spolupráci a opätovnom použití znamená, že váš tím môže časom bleskovo "recyklovať" a vylepšovať bulletiny.
4. Zapojenie čitateľov
Príjemcovia môžu odpovedať na newsletter (napr. dať "palec hore") alebo pridať komentár. Všetko sa im zobrazuje v prostredí Outlook priamo v newsletteri. Podobne ako príspevky SharePointu.
5. Analytika
V Outlook newsletteroch získate základné reporty – napr. koľko ľudí si otvorilo newsletter a koľko reakcií či komentárov dostali.
Keď budete mať v programe Outlook k dispozícii funkciu bulletinu, bude ľahké vytvoriť svoj prvý newsletter.
Postupujte takto:
- Otvorte sekciu „Newslettery“ v menu Outlooku.
- Kliknite na "Vytvoriť newsletter".
- Vyberte si šablónu alebo začnite od začiatku.
- Prilepte obsah pomocou dostupných nástrojov na formátovanie.
- Môžete si pozrieť ukážku newsletteru a potom ho odoslať.
Podrobného sprievodcu nájdete na oficiálnej stránke podpory spoločnosti Microsoft.
Majte na pamäti nasledujúce obmedzenia
Funkcia bulletinu Outlook má svoje obmedzenia a nie je vhodná na každé použitie.
1. Len na vnútorné použitie
Newslettery nie je možné odosielať ľuďom mimo vašej organizácie. Spoločnosť Microsoft výslovne uvádza, že adresovanie mimo spoločnosti nie je podporované. Táto funkcia je určená len na internú komunikáciu, to znamená, že ju nemôžete použiť na odosielanie bulletinu zákazníkom, partnerom ani žiadnej e-mailovej adrese, ktorá nie je súčasťou služby Microsoft 365 vo vašej spoločnosti.
2. Nutnosť predplatného Microsoft 365
Funkcia newsletter je k dispozícii len pre pracovné alebo školské kontá s predplatným na Microsoft 365 a iba v novom Outlooku pre Windows alebo webovej verzii. Túto funkciu nenájdete v starších počítačových verziách Outlooku (napríklad 2016, 2019 alebo 2021) ani v mobilnej aplikácii.
3. Nie je to marketingový nástroj
Newslettery v Outlooku nie sú plnohodnotnou marketingovou platformou. Nemôže napríklad robiť personalizáciu, segmentáciu publika, teplotné mapy alebo správu odhlásenia. Tieto funkcie sú bežné v nástrojoch určených na e-mailový marketing, nie na internú komunikáciu.
Sú už newslettery k dispozícii?
Funkcia newsletter v Outlooku je momentálne vo fáze testovania ukážky, ktorá bola spustená v polovici februára 2025 a mala by byť dokončená do konca apríla 2025. Všeobecná dostupnosť je plánovaná na začiatok augusta 2025, pričom dokončenie zavádzania sa očakáva začiatkom septembra 2025.
Ak sa newsletter v Outlooku v aktuálnej ukážke nezobrazujú, môže to byť spôsobené tým, že ich vaše IT oddelenie ešte nepovolilo.
Chcete posielať newslettery aj zákazníkom?
Ak vás zaujala myšlienka tvorby profesionálnych newsletterov priamo v Outlooku, ale chcete osloviť aj svojich zákazníkov, máme pre vás riešenie: modul E-mailové kampane v eWay-CRM.
eWay-CRM je CRM systém plne integrovaný do Outlooku, ktorý pomáha firmám spravovať kontakty, obchodné príležitosti, projekty a marketing. Modul E-mailové kampane umožňuje vytvárať a odosielať marketingové kampane, zacieliť na konkrétne kontakty, spravovať odhlásenia, analyzovať výsledky – to všetko v súlade s GDPR a ďalšími predpismi.
