Ako premeniť svoje kontakty v Outlooku na skutočné obchodné príležitosti
Väčšina ľudí používa Outlook len ako taký digitálny šuplík na kontakty – majú ich tam neprehľadne nahádzané a zabudnuté. Len nie „zorganizované“. Čo keby sa ale práve tento neporiadok mohol stať vašim najsilnejším obchodným kanálom?
Možno si to neuvedomujete, ale v podstate sedíte na zlatom vajci.
Ak ste ako väčšina používateľov Outlooku, sú vaše kontakty skôr chaotickým, neusporiadaným adresárom než užitočným nástrojom. Takže nie je divu, že strácate prehľad o potenciálnych zákazníkoch. Ale s trochou štruktúry – a správnymi nástrojmi – z nich môžete urobiť platiacich klientov.
A v tomto článku vám ukážeme ako.
Vaše kontakty nie sú iba mená
Nebojte sa zmeniť mindset. Začnite o svojich kontaktoch v Outlooku premýšľať nie ako o adresári, ale skôr ako o zozname príležitostí k novému biznisu.
Každé meno v ňom totiž môže prerásť do nového obchodu – lead, ktorý iba čaká na follow-up. Alebo napríklad bývalý zákazník alebo klient, ktorý by mohol znova nakúpiť. Alebo niekto, kto potrebuje len správny impulz. Trochu pošťouchnout.
Ale ak máte kontakty rozhádzané a neorganizované, zostávajú tieto príležitosti pochované, nevyužité. Fakty hovoria jasne: keď máte v kontaktoch poriadok, je jednoduchšie sa znovu spojiť. A z toho potom vznikajú obchody. Nie z mŕtvych kontaktov. A práve tu väčšina ľudí končí, pretože si myslí, že je to zložité alebo zbytočné. Lenže opak je pravdou. Stačí pár krokov a z chaosu sa stane nástroj, ktorý vám začne zarábať.
Ako skrotiť chaos v Outlooku
Priznajme si, že Outlook síce zvláda e-maily na jednotku, ale pre riadenie vzťahov so zákazníkmi práve dvakrát stavaný nie je. Čo ale neznamená, že si v ňom nezvládnete urobiť poriadok.
Začnite jednoducho:
- Používajte kategórie: Roztrieďte si kontakty podľa regiónu, typu alebo priority.
- Pridávajte poznámky: Každá interakcia sa počíta. Zaznamenajte si detaily toho, čo ste s kým riešili.
- Buďte konzistentní: Držte sa jednotného pomenovania a štruktúry.
Keď budete potrebovať nájsť konkrétneho človeka – alebo dohľadať dôvod, prečo je dôležitý – oceníte, že ste si dali tú prácu a systém nastavili.
Nie každý kontakt je rovnaký
V zozname máte rôzne typy kontaktov – od horúcich leadov až po tie chladné. Niektorí sú bývalí zákazníci. A pár z nich asi budú nejakí dávni odberatelia newslettera, ktorí nikdy nereagovali.
Kľúčové je segmentovať.
Keď si rozdelíte kontakty podľa typu – nové leady, verní klienti, studené kontakty – budete presne vedieť, komu poslať akú správu.
A to znamená, že:
- prestanete rozosielať hromadné e-maily na všetkých
- budete mať vyššiu mieru zapojenia
- a zlepší sa vám konverzia.
Prečo samotný Outlook nestačí
Outlook je síce skvelý na e-maily, ale na obchodné follow-upy už toľko nie.
Bez systému:
- Zabudnete, že sa máte ozvať,
- stratíte prehľad o stave obchodov,
- tím nemá prehľad o tom, čo sa s kým rieši.
Skrátka iba tápete v tme a zbytočne strieľate naslepo.
A tu prichádza na scénu CRM.
Napojte CRM priamo do Outlooku
Nemusíte meniť nástroje ani sa učiť nové platformy.
S CRM, ktoré funguje priamo v Outlooku, získate:
- automatické sledovanie e-mailov a úloh,
- zdieľaný prístup k poznámkam a obchodom pre celý tím,
- ucelený prehľad o každej komunikácii,
- možnosť posielať personalizované kampane správnym skupinám
Je to, ako by ste Outlooku pridali pamäť – a ešte mu naliali do žíl obchodnú stratégiu.
Príbeh z praxe: Od chaosu k prehľadu
Jirka vedie malú výrobnú firmu.
Outlook mal plný kontaktov - dodávateľov, klientov, leadov - ale všetko bez ladu a skladu, rozhádzané. Zabúdal na follow-upy a dookola opakoval rovnaké konverzácie, pretože nemal prehľad o tom, čo už s kým riešil. Bez poznámok a histórie komunikácie skrátka nevedel, kde nadviazať.
Potom si nainštaloval eWay-CRM.
Zrazu mohol sledovať každý obchod, plánovať pripomienky a segmentovať kontakty na publiká. Jeho e-mailové kampane sa začali chytať a mať odozvu.
Za tri mesiace uzavrel viac obchodov – a s menším stresom.
Čo môžete urobiť ešte dnes
- upracte si v kontaktoch
- rozdeľte ich podľa typu (napr. partner, zákazník, lead) alebo fázy v nákupnom procese (napr. nový kontakt, čaká na ponuku, tesne pred uzavretím)
- pridajte k nim poznámky a kontext
- začnite používať bezplatné CRM, ktoré žije priamo vo vnútri Outlooku
S eWay-CRM môžete posielať až 1 000 marketingových e-mailov mesačne zadarmo – a je vytvorené priamo pre používateľov Outlooku. Ako ste vy.
Nechajte Outlook, nech vám ukáže, čo všetko dokáže
Kontakty vo vašom Outlooku nie sú len položky. Nie sú to len prázdne dáta. Sú to potenciálni zákazníci, ktorí vlastne len čakajú, kým sa im ozvete.
