Akadémia

Interný ticketing softwaru môžete mať aj v Outlooku

Organizácia úloh v rámci tímu nie je jednoduchá. Ticketing softwaru vám našťastie môže pomôcť udržať v interných požiadavkách prehlaď. Z každej požiadavky jednoducho vytvoríte úlohu priradenú niekomu z vášho tímu a pracujete na ňom, dokiaľ si ho nebudete môcť odškrtnúť. Znie to dobre? Pokiaľ nepotrebujete takýto systém, do ktorého by mohli vstupovať vaši klienti, môžete v ticketing software premeniť i váš Outlook.

 

Keď si kolega zapisuje svoje úlohy na lístočky na monitor alebo do diára, musíte sa ho pýtať, v akom stavu úloha je. A väčšinou opakovane. Prípadne si môžete predstaviť role i obrátene, kedy kolegovia narúšajú vaše sústredenie pri spracovávaní náročnej úlohy. Keď ale ich úloha priamo nadväzuje na ten váš, nezostáva im nic iné. Alebo nie?

Alternatívou k zahcujúcej vzájomnej komunikácii môže byť práve ticketing software, vďaka ktorému majú všetci dokonalý prehlaď o spracovaní požiadaviek. Poďme sa pozrieť na využitie funkcie interného ticketingu v eWay-CRM, v ktorom sa k požiadavkám dostanete kedykoľvek a kdekoľvek. Použiť totiž môžete ako doplnok vo vašom Outlooku, tak webovú alebo mobilnú aplikáciu.

 

Nová požiadavka na 2 kliknutia

Prvým krokom pri práci s interným ticketing softwarom je vždy založenie novej požiadavky, ticketu, či v prípadne eWay-CRM úlohy. Nová úloha vás môže zastihnúť kedykoľvek a kdekoľvek– na chodbe v sídle firmy, v SMS, Whatsapp či v Teamse na cestách, alebo môže vyplynúť z telefónneho rozhovoru s kolegom. Často pritom bývame v zhone, a preto je dôležité, že otvoriť dialóg pre vytvorenie novej úlohy je v eWay-CRM otázka dvoch kliknutí. Stačí potom vyplniť predmet a uložiť. Nezáleží, či ste práve v Outlooku, webovom prehliadači či mobilnej appke. Ďalšie detaily môžete vyplniť hneď alebo kľudne neskôr, až budete mať viac času.

Požiadavky, ktoré neriešime na chodbe a na poslednú chvíľu, ale väčšinou prichádza na e-mail. A pokiaľ používate Outlook, v eWay-CRM to bude nielen najčastejší ale i najpohodlnejší spôsob ako vytvoriť novú úlohu. Previesť e-mail na úlohu totiž vyžaduje taktiež iba dve kliknutia. V úlohe sa potom ale automaticky vyplní predmet, pripojí sa prijatý e-mail, a pokiaľ už v databáze existuje, predvyplní sa i kontakt. Potom už zostáva iba priradiť úlohu k príslušnému projektu a začať ňom pracovať.

 

 

Projekty a podúlohy

Organizácia požiadaviek je jednou z hlavných výhod, ktoré interný ticketing software používateľom prináša. Na rozdiel od lístočkov na monitore je v hierarchii projektu a k nemu priradených úloh a podúloh na prvý pohľad vidieť, čo je potrebné najprv dokončiť, aby ste mohli pokračovať vo svojej úlohe. V podúlohe zároveň rovno vidíte, kto na nej pracuje, podľa workflow zistíte, v akom je stavu, a pomôžu vám i poznámky alebo história komunikácie.

Projekty a úlohy v eWay-CRM vám môžu zjednodušovať život i ďalšími drobnými vylepšeniami. Pokiaľ pri vytvorení požiadaviek chcete dať kolegovi najavo, že ho potrebujete dokončiť naozaj včas, môžete mu nastaviť upomienku i vysokú prioritu. Ale pozor, pokiaľ budete dávať úlohám vysokú prioritu príliš často, tie naozaj dôležité sa medzi ostatnými stratia.

Úlohy je možné v eWay-CRM taktiež previesť na dochádzku. Tá sa potom môže premietnuť do nákladov projektu, môžeme z nej vypočítať mzdu zamestnanca a podobne. Vedľa možností klasického interného ticketing systému totiž môžete využívať aj funkcie komplexného CRM systému.

 

 

Prispôsobte si software k obrazu svojmu

Požiadavky si pre lepšiu organizáciu môžete okrem priority v eWay-CRM alternatívne označovať tiež tzv. kategóriami. Môžete tak odlíšiť napríklad charakter úloh - či je pre jeho dokončenie potrebné telefonicky alebo e-mailom kontaktovať klienta, či potrebujete byť pri spracovaní fyzicky v kancelárii a podobne.

TIP: Tento spôsob kategorizácie sa skvele osvedčuje pri organizácii času a práce pomocou metódy Getting Things Done. Vrelo ju odporúčame, pokiaľ chcete zapracovať na vlastnej efektivite a organizačných schopnostiach. Môžete sa prihlásiť i na kurz Úlohy a riadenie času podľa GTD, kde vás naučíme, ako GTD prakticky využiť v eWay-CRM.

Firmám, ktoré majú neštandardné požiadavky na interný ticketing software napríklad kvôli tomu, že pôsobia v špecifickom odbore, prácu s úlohami v eWay-CRM výrazne zefektívnia široké možnosti customizacie. Pokiaľ potrebujete používať napríklad nejaké vlastné identifikátory úloh či projektov, môžete si vytvoriť vlastné používateľské pole a prispôsobiť si design formulára. Prípadne môžete upraviť i workflow alebo oprávnenie, aby napríklad zamestnanci (s výnimkou managementu) mohli upravovať iba svoje vlastné úlohy.

 

Ideálne riešenie pre interné využitie

Stále váhate, či je pre vás eWay-CRM vhodný ako alternatíva pre samostatný interný ticketing software? Kľúčové otázky sú, či používate Outlook a či plánujete pracovať s požiadavkami iba interne. Pokiaľ áno, môžete sa tešiť z unikátnej kombinácie CRM a ticketing softwaru v Outlooku, vďaka ktorej môžete mať požiadavky a projetky spoločne s kalendrom, e-maily kontakty či dopyty v prostredí jedinej aplikácie. V eWay-CRM nájdete vždy, čo potrebujete, keď to potrebujete.

Dana Jachymovičová
3. 12. 2021
Zdieľať