Akadémia

Ako v CRM systéme rýchlo nájsť to, čo hľadáte

Frustráciu zo zdĺhavého dohľadávania zdanlivo strateného mailu od klienta každý obchodník iste dobre pozná. Rovnako neefektívne je prechádzať hromady dožiadaní, ktoré sa obchodníka vôbec netýkajú. Úlohou CRM nástrojov ja tieto činnosti uľahčovať a šetriť tak ľuďom čas. Dnes sa budeme venovať práve tejto téme – organizácii dát. Nadväzujeme tak na minulý článok, kde sme si ukázali, ako si CRM prispôsobiť vašim zvyklostiam a zvýšiť tak jeho prívetivosť pre všetkých v tíme. 

Pokiaľ vo firme pracujete s veľkým množstvom údajov, môže byť dohľadávanie konkrétneho emailu alebo dokumentu ako hľadanie ihly v kope sena. Užívatelia často prechádzajú aj dáta, ktoré k svojej práci vôbec nepotrebujú. Ako si teda nastaviť CRM, aby sa vám zobrazovalo iba to, čo k svojej práci potrebujete? A ako zvýrazniť dôležité dáta, aby ste ich našli rádovo v sekundách?

eWay-CRM obsahuje modul Kategórie, ktorý je navrhnutý preto, aby ste dáta triedili ako sami potrebujete. Ak ich budete triediť podľa poskytovaných služieb, podľa témy hovoru alebo regiónu, v ktorom sa klient nachádza, to už záleží iba na vás.

Podľa čoho triediť dáta

Rôzne firmy triedia dáta podľa rôznych kritérií. Niekto si u svojich zákazníkov eviduje skupiny služieb a produktov, ktoré poskytuje, iný preferuje NACE kódy, niekto zasa teritórium. Alebo kľudne všetko naraz.

Triediť ale nemusíte iba spoločnosti. Triediť sa dá aj komunikácia. Ak klient v emaili oficiálne objedná tovar, čo tak si pri emaili nastaviť kategóriu „Objednávka“? Alebo „Reklamácia“ pri emaili, v ktorom s klientom riešite námietku? Viete si predstaviť, aké ľahké potom bude o niekoľko mesiacov dohľadať komunikáciu, kde ste si finálne potvrdili objednávku?

Poskytované služby

Pokiaľ firma poskytuje rôznorodé služby, potom je triedenie skoro nutnosť. Čo ak firma pôsobí napríklad v obore facility managementu? Do správy nehnuteľností spadá mnoho rôznorodých činností, od kontroly vodovodov po sekanie trávnikov a odhrabávanie snehu. Je logické, že v lete pracovník takej firmy nepotrebuje prechádzať dáta, ktoré súvisia s odhrabávaním snehu.

Čo tak teda vytvoriť si kategórie „Voda“, „Trávnik“ a „Sneh“ a priraďovať ich k emailom a denníkom? Predstavte si, aké ľahké potom bude povedať kolegovi z oddelenia starostlivosti o záhradu, aby si prešiel všetky zápisy k trávnikom a pustil sa do práce?

Teritória

Aj firmy, ktoré majú široké pole pôsobnosti, majú spravidla jednu spoločnú databázu klientov či obchodných príležitostí. Pokiaľ má firma klientov po celej krajine, je vhodné ich správne kategorizovať. Marketingové oddelenie potom môže zacieliť kampaň iba na zákazníkov z jedného kraja, rovnako ako si môže vedenie spoločnosti uspôsobiť reporting tak, aby zobrazoval výsledky tímov po jednotlivých lokalitách.

Obchodník, ktorý má na starosti napríklad iba Ústecký kraj, môže často neefektívne prechádzať nepreberné množstvo dopytov v spoločnom zozname pre celú Českú republiku. Nakoniec kvôli tomu obchodníci veľakrát začnú využívať ďalšie softvérové nástroje pre komunikáciu a organizáciu práce a ohromný potenciál CRM systému zostane nevyužitý.

Ako teda môže kategorizácia dát podľa teritórií pomôcť sprehľadniť dáta v CRM systéme? Vďaka práci s Kategóriami v eWay-CRM nemusíte strácať čas dohľadávaním informácií v celorepublikovej databáze. Po odlíšení dát je možné vytvoriť kategóriu Ústecký kraj a tú potom ku spoločnostiam, obchodným príležitostiam či projektom priraďovať. Dáta je potom možné triediť a zoskupovať podľa kategórií a dohľadávanie je tým pádom ľahšie ako kedy bolo.

Prakticky v eWay-CRM

Vo chvíli, keď viete, akú sú výhody práce s kategóriami v eWay-CRM a aké je ich praktické využitie, môžete ich začať používať. A ako sa s nimi vlastne pracuje? Odpoveď znie: jednoduchšie už to byť nemôže.

Vytvorenie kategórie a priradenie k položkám eWay-CRM

Vytvoriť a priradiť kategóriu môžete ako na karte položky, tak v kontextovom menu položky. V oboch prípadoch je to otázka dvoch klikov. Vďaka jednoduchému a intuitívnemu využitiu kategórií je tak veľmi pravdepodobné, že si užívatelia túto funkciu rýchlo osvoja a obľúbia.

Pripravili sme pre vás článok, výukové video alebo krátky tip. Aby si mohol vybrať skutočne každý.

Kategorizácia emailov

Vráťme sa k príkladu pracovníka oddelenia starostlivosti o záhradu, ktorý si potrebuje prejsť všetky zápisy týkajúce sa trávnikov. V prípade, že potrebuje rýchlo dohľadať konkrétny email od klienta, aby sa dozvedel potrebné detaily o prevádzaných prácach. Aby tento email nehľadal medzi všetkými emailmi, ktoré sa týkajú napríklad vodovodných sietí alebo odpratania snehu, stačí emailom priraďovať kategórie „Trávnik“, a ich spätné dohľadanie bude omnoho ľahšie a rýchlejšie.

Pre priradenie kategórie k emailu stačí dvojklikom otvoriť email v Microsoft Outlook a v spodnej časti okna správy vybrať kategórie, ktoré chcete emailu priradiť.

 

email kategorie

Iste si sami viete predstaviť, koľko predčasne šedivých vlasov si môže obchodník odpustiť, ak nehľadá emaily v panike a časovom prese. Niekto by mohol namietnuť, že šediny sú práve v móde, ale za akú cenu. Využívať čas zmysluplne nevyjde z módy nikdy. Pokiaľ chcete namiesto dohľadávania strateného emailu vyhľadávať nové obchodné príležitosti, využívajte kategórie v eWay-CRM.

 

Záver

Kategorizovať? Rozhodne áno. Je to jeden klik naviac, ktorý v budúcnosti ušetrí desiatky minút práce. Je len na vás, aké kategórie si vytvoríte. eWay-CRM v tomto medze nekladie. Bude to teritórium? Produkty a služby? Alebo niečo iné?

Tatiana Hrdlovičová
16. 2. 2021
Zdieľať