Akadémia

Ako správne udržiavať firemnú databázu kontaktov?

Firemné kontakty by mali byť aktuálne, ľahko dostupné a podľa potreby prístupné len povolaným osobám. Pre dokonalé ovládnutie tejto disciplíny sa tiež hodí dodať, že by ich správa mala byť čo najjednoduchšia. Ak tomu tak nie je, môže byť aj táto nenápadná činnosť žrút času a energie. Našťastie existuje nástroj, ktorý vám ušetrí čas a zefektívni organizáciu kontaktov.

 

Každá firma na svete nejakým spôsobom spravuje databázu kontaktov svojich klientov, dodávateľov a ďalších subjektov. Nech už si každý váš obchodník vedie ručne písaný adresár alebo ako firemný nástroj pre správu kontaktov využívate moderné softvérové riešenie, väčšinou narazíte na niektorý z nasledujúcich problémov.

 

Kontakty nie sú po ruke?

Ak používate tlačený adresár alebo si vediete vlastný telefónny zoznam v mobilnom telefóne, bude vám tento problém najskôr povedomý, hoci ste ho doteraz ani nemuseli za problém považovať. Skúste si však orientačne spočítať, koľko času strávite zháňaním a preposielaním kontaktov v rámci vašej firmy.

Vzhľadom k tomu, že tieto kontakty vo vašej firme väčšinou sú, zostáva jedinou otázkou, ako ich sprístupniť všetkým, kto tieto kontakty k svojej práci potrebuje. Existuje rad online nástrojov pre zdieľanie kontaktov, pri ktorých však časom môžete objaviť ďalšie nedostatky.

 

Sú kontakty aktuálne?

Druhý z problémov týkajúcich sa vedenia kontaktov, ktorý môže byť v pracovnom prostredí na dennom poriadku, je udržiavanie aktuálnosti kontaktov. Čo keď obchodník zistí, že klient používa nové telefónne číslo? Môže byť v časovom strese a vykonať rýchlo zmenu iba vo svojom telefóne. Potrebná informácie sa potom nedostane ku zvyšku tímu. Podobných situácií môže nastať niekoľko, asi si sami nejakú práve vybavíte.

Avšak aj v tomto prípade vám pomôže vhodne zvolený nástroj pre správu kontaktov, ktorý vám ušetrí veľa času. Pre udržiavanie aktuálnosti databázy kontaktov je skrátka zásadná aktívna účasť všetkých, ktorí s nimi pracujú. Popri nástrojom od Googlu a Microsoftu predstavuje tiež efektívne riešenie CRM systém s mobilnou aplikáciou pre správu kontaktov. Vďaka mobilnému CRM budú vaše dáta jednotné a váš obchodný tím bude z rokovania odchádzať s lepším pocitom, keď nový kontakt založí na mieste so všetkými potrebnými údajmi. Ruku na srdce, keď odchádzate zo schôdzky s vizitkou v ruke, nie vždy si zapamätáte, že by ste mali neskôr riadne založiť nový kontakt.

 

Problém s organizáciou kontaktov?

Správna organizácia by mala byť úplnou samozrejmosťou. Ak zostaneme pri telefónnych kontaktoch, spomínané riešenie pre zdieľanie kontaktov od Google a Microsoftu umožní synchronizáciu medzi počítačmi a mobilnými zariadeniami. Problém však môže nastať pri nastavení oprávnení. Určite nechcete zdieľať so svojimi kolegami telefónne čísla vašej rodiny, priateľov a v niektorých prípadoch napríklad aj klienta, ktorý je verejne známa osoba, ktorej kontakt rozhodne nesmiete s nikým zdieľať.

Práve absencia detailného nastavenia v súlade s požadovaným rozdelením kontaktov často vytvára krkolomné, zdĺhavé a neefektívne firemné procesy. Nepomohol by nástroj, ktorý toto umožňuje  zjednodušiť internú firemnú komunikáciu a správu kontaktov práve vám?

 

Efektívne riešenie existuje

Ak sa stretávate s jedným alebo rovno všetkými troma popísanými problémami, potom by vám mohlo pomôcť softvérové riešenie v podobe eWay-CRM. Jedná sa o prehľadný CRM systém, ktorý po inštalácii pracuje ako prirodzená súčasť Microsoft Outlook. V cene eWay-CRM systému je aj aplikácia eWay-CRM Mobile, ktorá problémy so správou telefónnych kontaktov rieši.

Vďaka funkcii zdieľanie kontaktov medzi eWay-CRM Mobile a ďalšími aplikáciami Androidu nájdete kontakty z firemnej databázy vo svojom telefóne a môžete s nimi pracovať. Tieto kontakty však nebudú súčasťou vášho súkromného zoznamu. Budú centrálne uložené v databáze CRM a sami si nastavíte, kto bude mať prístup k vybraným kontaktom. Zároveň môže ktokoľvek z vašej pracovnej skupiny kontakt založiť alebo editovať a zmeny tak budú prístupné všetkým. Vďaka tomu budete mať konzistentnú, vždy dostupnú a aktuálnu databázu. Toto Riešenie funguje aj vo variante pre užívateľov iPhone.

Lenka Lišivková
13. 12. 2019
Zdieľať