Akadémia

Ako si prispôsobiť CRM, aby sa vám s ním dobre pracovalo?

Veľa CRM systémov je dodávaných ako krabicové riešenie, ktoré si firmy nainštalujú a používajú tak, ako ich tvorcovia vymysleli. A to so všetkými výhodami a nevýhodami, ktoré toto továrenské nastavenie prináša. Čo keď ale firma potrebuje viac? Čo keď jej profesné špecifiká, alebo vízie manažérov tlačí k neštandardným riešeniam? Napasovať také požiadavky na škatuľové produkty potom môže byť poriadny oriešok.

Neexistuje jediný univerzálny softvér, ktoré by v základnom nastavení pokryl potreby všetkých firiem. Každá firma je svojím spôsobom unikátna. Jedna od druhej sa nemusia líšiť iba odborom, v ktorom podnikajú, ale aj spôsobom, akým organizujú vlastné úlohy, projekty, komunikáciu so zákazníkmi, alebo ako vyhodnocujú dáta.

Vyskúšali ste už aj vy nejaký systém, ktorý by vám s organizáciou a vyhodnocovaním dát pomohol? Možno ste zistili, že rovnako väčšina informácií končí v poli Fax alebo Poznámka, pretože pre dáta, ktoré potrebujete evidovať, v ňom neexistuje poľa. Čím viac dát budete ukladať do nesprávnych polí, tým viac budete zabúdať, čo ktoré polia znamená, a práca s nimi bude chaotická. Šanca, že nájdete systém, ktorý vám s organizáciou pomôže a zároveň vám v základnom nastavení padne ako uliaty, sú proste mizivé.

 

Keď už Excel nestačí

Môžete sa tiež snažiť evidovať všetky dáta v Exceli. To je pomerne bežná prax. Trebárs ste sami tak trochu kúzelníci a dokážete vytvoriť praktické a šikovné tabuľky, ktoré vám aj vašim kolegom zjednodušujú život. Neustále prepínanie medzi Outlookom a Excelom a sledovania jednotlivých súborov s tabuľkami vás ale k potrebnej informácii rovnako rýchlo nedostane.

V CRM sú dáta previazané. Keď v Exceli opravíte adresu dodávateľa v zozname kontaktov, v ďalšom súbore typu Excel sa rovnaká informácia neaktualizuje. Nebolo by teda lepšie zostať v Outlooku a otvoriť si v ňom kartu s detailmi o dodávateľovi či zákazke, v ktorej by ste mali všetky potrebné informácie usporiadané ako v príborníku? A čo keby ste si tvar príborníka mohli designovať, ako potrebujete? V eWay-CRM máte možnosť vytvárať si vlastné formuláre, jednotlivé užívateľské polia i vlastné hodnoty v rozbaľovacích zoznamoch.

 

Upravte si eWay-CRM podľa svojich potrieb

Ak potrebuje stavebná firma evidovať a následne vyhľadávať dodávateľa napríklad na základe typu materiálu, CRM systémy s takým typom dát nepočítajú. Mnoho firiem sa tak s evidovaním dát v Exceli uspokojí, pretože si jednotlivé riadky a stĺpce môžu pomenovať doslova akokoľvek. To je však iba zlomok toho, ako si môžete prispôsobiť eWay-CRM.

 

  • Vlastné užívateľské pole

Dôvodov prečo vytvárať vlastné užívateľské polia je veľa. Môžu to byť spomínané špecifické stavebné materiály alebo môžete chcieť evidovať detaily o vašich klientoch ako sú dátum narodenia alebo koníčky.

Dodávateľa si tak na základe hodnôt z nového poľa Typ ocele môžete vyfiltrovať len tých, ktorí majú v ponuke materiál, ktorý potrebujete. Alebo môžete naplánovať firemnú akciu pre významných klientov, u ktorých ste si v novom poli Koníčky poznamenali, že radi hrajú golf alebo chodí do kina či na futbal. Ak ste od dodávateľa dostali lístky na futbal zadarmo, ale vy sami v ten deň nemôžete alebo hrá vami nenávidený tím, v eWay-CRM ľahko a rýchlo nájdete zoznam klientov, na ktoré lístky zapôsobí.

Nová užívateľská pole vytvoríte v tzv. Centre pre správu eWay-CRM a následne ich v Návrhári formulárov umiestnite tam, kam potrebujete. Práca s Centrom pre správu je veľmi intuitívne a v prípade potreby sú k dispozícii aj výukové videá na YouTube.

 

 

  • Návrhár formulárov

Akonáhle máte vytvorené vlastné užívateľské polia, je vhodné ich na formulári umiestniť presne na tie pozície, ktoré vám budú vyhovovať. Vďaka tomu môžete tematicky rovnaké polia mať pri sebe. K tomu vám poslúži Návrhár formulárov.

Skôr spomínané pole Fax zrejme drvivá väčšina firiem pošle do večných lovisk rovnako ako samotné faxové prístroje. Na ich miesto môžu prísť práve koníčky klientov. Každý chce skrátka na formulári vidieť len tie dáta, ktorá k práci potrebuje. Ak je formulár príliš košatý, býva niekedy zložitejšie sa v ňom zorientovať.

Možno budete namietať, že informácií, ktoré potrebujete evidovať je veľa a na karte Projektu musíte mať veľké množstvo dôležitých informácií. Prečo si teda nevytvoriť vlastný formulár pre zákazky, reklamácie, výberové konanie a ďalšie typy projektov zvlášť. Pre každý typ projektu sú pochopiteľne dôležité iné dáta a tie, ktoré nepotrebujete, by nemala odvádzať vašu pozornosť. Okrem samotného formulára môžete v Projektoch upravovať aj workflow, čo sa môže hodiť práve pri výberových konaniach, ktorá prechádza viac kroky než bežné zákazky.

Rovnakým spôsobom môžete rozlišovať aj formuláre podľa typu kontaktov na zákazníkov a dodávateľov. Niektoré firmy majú s dodávateľmi nadštandardné vzťahy, ale väčšina firiem sa bude predsa len usilovať o priazeň zákazníkov, a tak si bude koníčky zaznamenávať skôr u nich.

Upraviť si formuláre podľa vašich firemných zvyklostí je v eWay-CRM rovnako jednoduché ako vytváranie užívateľských polí. Jednotlivé typy Kontaktov, Projektov, Úloh a ďalších položiek si opäť vytvoríte v Centre pre správu a používateľské polia už potom v režime Návrhár formulárov v reálnom čase posúvate myšou tam, kde ich chcete mať. Akonáhle budete s nastavením formulára spokojní, uložíte ho, a bude potom pre celú firmu jednotný.

 

  • Vlastné hodnoty v rozbaľovacích zoznamoch

Posledným dielom do skladačky prispôsobené eWay-CRM sú vlastné hodnoty v rozbaľovacích zoznamoch. V niektorých užívateľských poliach je totiž výhodnejšie a prehľadnejšie mať preddefinované hodnoty. A ty si opäť môžete nastaviť také, aké potrebujete.

Zostaňme treba pri koníčkoch zákazníkov. Ak by užívateľské pole bolo vo formáte textového poľa, stávalo by sa, že by rôzni kolegovia zadávali v podstate rovnaký koníček v rôznej podobe - napríklad autá a pretekárske autá. Ak by ste si zoznam klientov zoradili abecedne, klient, u ktorého by bola uvedená pretekárske autá, by bol schovaný na konci zoznamu a voľnú vstupenku na významnú medzinárodnú automobilovú výstavu by od vás nedostal.

Možno si budete chcieť nechať koníčky predsa len vo forme textového poľa, pretože sú záujmy klientov naozaj rôzne. Tak sa zamerajme na pole Dôležitosť zákazníka, kde väčšina firiem potrebuje len základné hodnoty - povedzme Nízka, Stredná a Vysoká. Ak by toto pole bolo textové a niekto z vašich kolegov namiesto dôležitosti Nízka, zadal dôležitosť Malá, chýbal by neskôr taký zákazník vo filtrovaného zoznamu spoločností s dôležitosťou Nízka.

Ak by vám pre hodnotenie dôležitosťou zákazníkov nestačili tri úrovne dôležitosti, pretože máte niekoľko VIP zákazníkov, ktorým venujete mimoriadnu pozornosť, pozrite sa na naše výukové video. Uvidíte, ako je ľahké vlastné hodnoty v rozbaľovacích zoznamoch vytvoriť.

 

Systém, ktorý rastie s vašou firmou

Možno vás teraz hneď napadnú vlastné užívateľské polia, ktorá potrebujete vytvoriť, a viete, ako potrebujete upraviť jednotlivé formuláre. Keby ste investovali do vývoja vlastného softvéru na mieru, určite by vám v tejto chvíli vyhovoval. Pravdepodobne vás ale ďalšie úpravy napadnú za týždeň, za mesiac či za rok.

S tým, ako vaša firma rastie, rastú aj vaše nároky a k už tak vysokým nákladom na vývoj softvéru ste museli pridať ďalšie na dodatočné úpravy. Nehľadiac na to, že na tieto úpravy ste museli vždy čakať, čo u eWay-CRM neplatí. eWay-CRM je flexibilné a všetky úpravy si môžete urobiť sami okamžite, bezplatne a jednoducho.

Tomáš Ladanyi
18. 6. 2020
Zdieľať