Akadémia

Ako riešiť zavedenie CRM v Outlooku, keď niektorí zamestnanci používajú MacBook?

CRM systém ako plugin, alebo ako súčasť prostredia Outlooku, je veľmi efektívny. Firmy, ktoré toto riešenie zaujme ale často naráža na to, že časť zamestnancov používa MacBook a nie sú tak kompatibilné so zvyškom tímu vo Windows prostredí. Riešenie však existuje.

 

Výber vhodného CRM systému je pre každú firmu dôležitý krok. Jej zamestnanci ho budú denne využívať, aby boli pri práci efektívnejší. A najefektívnejšie budú samozrejme s tým najvhodnejším CRM. Preto by mali zamestnanci skutočne spolurozhodovať o výbere CRM. Ich postrehy z praxe sú na nezaplatenie. A navyše sa podieľaním na výbere softvéru vnútorne stotožní s jeho výberom. Ale ako to už v živote chodí, málokedy medzi tými, kto o výbere CRM rozhodujú, nastane perfektné zhoda.

Posledné slovo musí mať vždy kľúčoví užívatelia

Ak sa firma pri výbere CRM softvéru nachádza v mŕtvom bode, bola by škoda zavrhnúť kvalitné riešenie vtedy, keď napríklad len veľmi malej časti zamestnancov nevyhovuje. Zamestnanci sa môžu ľahko nadchnúť potrebné pre CRM, ktoré je integrované v Outlooku, keď s ním pracujú veľmi intenzívne a poznajú ho. A to, že ho niektorí kolegovia nevyužívajú, im nemusí predsa vyčítať. Ale na druhú stranu, prečo kvôli nim zavrhnúť riešenie, ktoré im vyhovuje?

Jedným z najčastejších problémov v týchto firmách je ten, že väčšina zamestnancov používa Microsoft Outlook a pár jedincov pracuje na MacBooku. Zásadnou otázkou v takom prípade je, či sa jedná o kľúčové užívateľov systému. Ak sa o kľúčové užívateľov systému skutočne jedná, potom bude výber kvalitného desktopového CRM obnášať nasadenie virtualizačných nástrojov typu Parallel Desktop alebo VMWare. Tie totiž umožňujú paralelný beh Windows na pozadí, resp. spustenie len jednej konkrétnej aplikácie. Riešenie môže prinášať aj Kancelária online. Tá prevádzkuje Windows v Cloude a užívatelia sa k nemu hlási skrz vzdialenú plochu.

 

Tiež sú pre vašu firmu všetci kľúčoví?

To, že niekto nie je kľúčový používateľ CRM neznamená, že by to znižovalo jeho význam vo firme. V každom prípade upratovačky alebo údržbári väčšinou nepoužívajú MacBook Pro. Možno tak v Dubaji alebo v Katare. Ak používa MacBook projektový manažér alebo obchodník, ktorého hlavnou náplňou je práca so zákazníkom, potom je logické, že systém na riadenie vzťahov so zákazníkmi bude maximálne využívať a mal by spolurozhodovať o výbere CRM systému. Naproti tomu typickým príkladom užívateľov MacBooku Pro, ktorí väčšinu funkcií CRM systému nevyužívajú, sú grafici. Pre nich je MacBook Pro špičkovým nástrojom pre prácu s grafickými programami a strih videí.

Medzi kľúčové užívateľa CRM paradoxne nemusí nutne patriť ani majiteľ firmy. Obzvlášť ak už s bežnou administratívou neprichádza denne do styku. To ale neznamená, že nebude rozhodovať o výbere CRM systému a že nebude mať po zavedení CRM prehľad o chode firmy. Riešenie totiž nespočíva v odstrihnutie zamestnancov alebo dokonca majiteľa od CRM systému a komunikácie s ostatnými.

CRM v Outlooku alebo webová aplikácia? Oboje!

Firma, v ktorej kľúčoví užívatelia preferujú CRM v Outlooku a ostatné pracujú na MacBooku, by nemala voliť kompromis. Kľúčoví používatelia týmto spôsobom strácajú na efektivite a ostatní tým nič nezískajú. eWay-CRM ponúka ako hlavné riešenie CRM ako prirodzenú súčasť Outlooku a ako ďalší variant webovú aplikáciu eWay-CRM Web. Pre jej spustenie používatelia MacBookov potrebujú iba internetové pripojenie a webový prehliadač.

Zároveň je pre týchto používateľov dôležité, že majú vo webovom rozhraní k dispozícii všetky kľúčové funkcie CRM a pracujú s rovnakou databázou ako ich kolegovia v Outlooku. Základom je práca s kontaktmi a spoločnosťami. Ak zostaneme pri spomínaných príkladoch grafika a majiteľa spoločnosti, grafik celkom iste využije prácu s úlohami a dokumentami a bude vykazovať čas strávený grafickými prácami. Naopak majiteľ firmy pravdepodobne nebude riešiť svoju dochádzku a absenciu. Ale bude iste potrebovať mať prehľad o obchodných príležitostiach a projektoch firmy.

V záujme firmy teda dve aplikácie odlišných parametrov, avšak pracujúci s jednotnou databázou, predstavujú funkčné riešenie. Kľúčoví používatelia prepracované CRM, ktoré je integrované v Outlooku, skutočne využijú. Ostatní užívatelia naopak ocenia, že si vďaka doplnku v podobe webovej aplikácie nemusí inštalovať ďalšiu aplikáciu alebo dokonca prechádzať na iný hardvér, čo pre užívateľov MacBooku nebýva prípustná variant.

 

Tomáš Ladanyi
30. 4. 2020
Zdieľať