Akadémia

Ako evidovať dochádzku pomocou CRM

Každá firma odnepamäti eviduje dochádzku zamestnancov. Od dôb klasických továrenských „pichačiek“ ako vo filme Marečku, podejte mi pero! sa ale veľa zmenilo. Moderný CRM systém dokáže omnoho viac než iba zaznamenávať počet odpracovaných hodín. Pri správnom nastavení môže výrazne uľahčiť prácu mzdovým účtovníkom, projektovým manažérom či vedeniu spoločnosti.

 

Prečo evidovať dochádzku práve v CRM systéme? Možnosti moderných CRM často ďaleko presahujú predstavy o tom, čo taký systém vlastne dokáže. Výhoda vedenia dochádzky v CRM je predovšetkým v previazanosti s ďalšími funkciami systému. Špecializovaný dochádzkový softvér musíte integrovať svojpomocne. A to môže byť dosť drahé.

Dochádzka v CRM môže slúžiť ako podklad pre fakturáciu klientovi, spracovanie mesačných miezd, alebo pre počítanie presnej ceny projektu. A pokiaľ je výsledkom projektu nový produkt, ktorý firma bude ešte len ponúkať potenciálnym zákazníkom, bude následná predajná cena správna jedine so započítanými mzdovými nákladmi.

Chcete, aby toto všetko za váš riešil softvér? Poďme sa pozrieť, ako môže ideálne vyzerať evidencia dochádzky v eWay-CRM, ktorú môžete ovládať v Outlooku.

 

Klasická evidencia dochádzky

Štandardný spôsob evidencie dochádzky je ideálny napríklad pre office manažérov, marketingových manažérov alebo administratívnych zamestnancov, ktorí nevykonávajú prácu priamo pre zákazníka. V eWay-CRM zadáte novú dochádzku jednoducho. V hornej ponuke vyberte Nový > Dochádzka a na novej karte dochádzky vyplňte potrebné údaje.

Po uložení sa objaví v module Dochádzka. V zozname dochádzky si potom môžete cez symbol lievika pri príslušnom stĺpci vyfiltrovať iba vašu dochádzku, vášho tímu alebo celej firmy. Ďalej potom po mesiacoch a ďalších časových úsekoch, po jednotlivých projektoch a podobne. Záleží na tom, či vediete tím, celú firmu, pripravujete mzdy, alebo iba potrebujete mať prehľad o vlastnej dochádzke. V dolnej časti potom vidíte aktuálne nastavený filter, ktorý môžete ľahko aktivovať a deaktivovať alebo editovať.

docházka

Prevod udalosti z kalendára na dochádzku

Ďalší spôsob, ako zadať novú dochádzku do eWay-CRM, je ideálny pre obchodníkov, ktorí cestujú za schôdzkami. Alebo pre technikov a ďalších zamestnancov, ktorí pracujú u klienta alebo inde v teréne. Dobrým príkladom takého projektu je zasieťovanie kancelárie.

Projektová manažérka, ktorá projekt zasieťovania s klientmi rieši a potrebuje schôdzky z kalendára v Outlooku zadať do eWay-CRM, si v kalendári jednotlivé schôdzky môže jednoducho označiť, kliknúť na ne pravým tlačidlom a vybrať možnosť Previesť na dochádzku. Rovnako by postupoval aj kolega, správca sietí, po realizácii samotného zasieťovania v kanceláriách klienta.

převod události z kalendáře na docházku

Následne sa otvorí nové, už známe okno dochádzky s predvyplnenými údajmi na základe udalosti z kalendára Outlooku. V prípade viac udalostí sa otvorí rovnaký počet dochádzok. Stačí teda skontrolovať, či je dochádzka priradená k správnemu projektu, zvolený správny typ dochádzky, dátum a čas, prípadne upraviť predmet a uložiť.

 

Mzdy zamestnancov

Dochádzka nemusí byť nutne iba o evidencii odpracovaných hodín. V spojení s nákladmi sa z nej môže vykľuť úžasný pomocník pre výpočet ľudských nákladov na projekte.

Základným predpokladom je zadanie mzdy zamestnanca do eWay-CRM (alebo interné nákladové sadzby). Mzda je vedená ako dôverný údaj, ktorý môžu vidieť a spravovať iba užívatelia s patričným oprávnením. Vďaka nej sa budú automaticky vypočítavať mesačné mzdy a dochádzka zadaná ku konkrétnemu projektu sa bude započítavať do jeho nákladov.

Pre zadanie mzdy kliknite v hornej ponuke na Užívateľov a otvorte kartu príslušného zamestnanca. Zvoľte voľbu Vytvoriť > Mzda a v novom okne vyplňte potrebné údaje. Nezabudnite zadať, či sa jedná o fixnú mzdu alebo hodinovú sadzbu a uložte. Mzdu stačí zadať raz a máte hotovo. Pokiaľ však zamestnanec nedostane pridané. Alebo v horších časoch pristúpi na dočasné zníženie mzdy. Potom stačí ukončiť aktuálnu mzdu vyplnením poľa Platnosť do a vytvoriť novú.

mzda

Akonáhle máte mzdu vyplnenú, eWay-CRM vám uľahčí prácu v mnohých ohľadoch. Napríklad tým, že automaticky zahrnie mzdu zamestnanca do nákladov projektu.

 

Ľudské náklady projektu

Povedzme, že reklamná agentúra pripravuje klientovi nové webové stránky, poskytuje mu konzultácie, optimalizuje emailové kampane a spravuje jeho sociálne siete. Firma platí mzdu projektovému manažérovi a špecialistom na e-mail marketing a sociálne siete. A preto musí ich čas strávený v práci na tomto projekte počítať medzi náklady projektu.

Vo chvíli, kedy potrebujete vedieť, koľko času strávil váš projektový manažér a ďalší zamestnanci prácou na projekte pre klienta, stačí si v eWay-CRM otvoriť kartu projektu, na ktorej uvidíte časový údaj v poli Skutočne odpracovaných hodín. Detailné zobrazenie jednotlivých položiek dochádzky potom nájdete pod záložkou Dochádzka.

Pokiaľ ste pri zamestnancoch zadali do systému ich hodinovú mzdu, nájdete hneď v nasledujúcom poli Skutočné náklady ľudí, ako sa ich práca premietla do nákladov projektu. Po vyfakturovaní projektu sa ešte Skutočný zisk firmy poníži o ľudské náklady. Okamžite tak vidíte, akou čiastkou zisk z tohto projektu prispeje do podnikovej kasy.

lidské náklady projektu

Prehľadné reporty

Práca s dátami je omnoho jednoduchšia, keď sú prehľadne graficky znázornené. Preto v ponuke eWay-CRM  nájdete tiež modul Reporty. Keď naň kliknete, môžete si vybrať z ponuky celého radu reportov rozdelených podľa jednotlivých modulov. Môžete tak na náklady projektov nahliadnuť z jasnejšej perspektívy a porovnať plánované vs. reálne zisky všetkých projektov alebo podrobnejšie preskúmať náklady jednotlivých projektov.

Jeden z najužitočnejších reportov, ktorý pomôže užívateľom na všetkých pracovných pozíciách, je prehľad individuálnej dochádzky. Každý zamestnanec sa môže jednoducho pozrieť, koľko hodín predstavuje jeho pracovný úväzok v daný mesiac, koľko hodín už reálne odpracoval, alebo napríklad koľko si vybral dovolenky. Prehľad dochádzky medzi ostatnými reportami nájdete ako Time Sheet.

report docházka

 

Komplexné riadenie projektov

Evidencia dochádzky je iba kúskom mozaiky riadenia projektov. Pokiaľ neviete, kam skôr skočiť, bojujete s termínmi a kapacitami vášho tímu, môžete ísť napríklad v práci s dochádzkou ešte ďalej a využiť plánovanie ľudských zdrojov. Okrem sledovania nákladov a výnosov projektu môžete v eWay-CRM  tiež efektívne delegovať prácu pomocou úloh, alebo automatizovať dôležité akcie pomocou plne nastaviteľného workflow.

Pozrite sa na naše prezentačné video a uvidíte, ako maximálne využiť potenciál projektov a evidenciu dochádzky v eWay-CRM.

Tatiana Hrdlovičová
18. 2. 2021
Zdieľať