Akadémia

Ako delegovať pracovnú agendu na nového kolegu pomocou CRM systému

Príchod nového kolegu do firmy je vždy prísľubom lepších výsledkov. Vďaka čerstvej posile naviac môžu byť produktívnejší aj ostatní. Prvým krokom po úvodnom zaškolení obvykle býva odovzdanie pracovnej agendy. A práve v tom je CRM systém pomocník na nezaplatenie.

 

Pri nástupe do novej firmy sa môže zamestnanec cítiť ako vítaná posila alebo tiež ako piate koleso na voze. Pokiaľ chcete zvýšiť šance, že nový kolega skutočne zapadne, zaistite nováčikom vrelé privítanie a pripravte im všetko, čo k svojej práci budú potrebovať.

Po ľudskej stránke je dobré nezabúdať na základné princípy happiness managementu, aby sa nový člen tímu cítil byť súčasťou kolektívu. Z hľadiska pracovného výkonu je potom potrebné zaistiť kvalitné školenie a kompletné odovzdanie pracovnej agendy. Aj naozaj samostatní pracovníci potrebujú v začiatkoch dostať informácie. A nezabudnúť na žiadnu z nich je ozaj náročná úloha. Za aký koniec teda odovzdanie agendy uchopiť, aby sa skutočne na nič nezabudlo?

 

V CRM systéme sa nič nestratí

Pokiaľ nechcete pri odovzdávaní pracovnej agendy na niečo zabudnúť, je potrebné prejsť všetky záznamy a všetko si postupne odškrtávať. Ale čo to v praxi znamená? Prechádzať emaily, diár, SMS, kalendár, šanóny alebo nejaké elektronické zložky? V prípade, že má zamestnanec samozvaný „vlastný systém“, pravdepodobne na niečo zabudne.

Omnoho istejšie je mať jednotnú databázu v CRM systéme, v ktorom máte všetky úlohy priradené ku konkrétnemu riešiteľovi a zamestnanci sú priradení k jednotlivým projektom. V prípade, že dotyčnú osobu povýšite alebo prepustíte, môžete celú ich agendu jednoducho previesť na nového kolegu. Ten ju potom má k dispozícii vrátane priložených dokumentov, poznámok alebo kontaktov.

Rovnako môžete odovzdávať úlohy a projekty aj jednotlivo. Napríklad v prípade, že vaša posila nastúpila na novovytvorenú pozíciu, a agendu odovzdávate postupne. Pozrite sa, aké ľahké je to v eWay-CRM.

 

Odovzdávanie jednotlivých úloh

Odovzdávanie jednotlivých úloh sa môže hodiť napríklad v situácii, kedy zamestnanci potrebujú odovzdať časť pracovných povinností z dôvodu časovej vyťaženosti. Firmy preto často najímajú študentov vysokých škôl na polovičný úväzok, aby za skúsenejšieho kolegu prevzali menej náročné úlohy. Celú agendu v tomto prípade odovzdávať nie je vhodné a celé projekty nová posila riadiť tiež nebude. Zamestnanci na plný úväzok tak nováčikovi budú odovzdávať jednotlivé úlohy, ktoré mali doposiaľ na starosť.

V eWay-CRM je odovzdávanie jednotlivých úloh veľmi jednoduché. Stačí otvoriť Úlohu, ktorú chcete odovzdať, v poli Riešiteľ vybrať nového kolegu, a následne kliknúť na Ulož alebo Ulož a zavri.

delegování agendy

Odovzdávanie celých projektov

Druhá možnosť odovzdávania agendy sa týka už spravidla iba zamestnancov na plný úväzok. Predstavte si, že projektový manažér je vo vašej firme povýšený. Bude teda svojmu nástupcovi pri zaškoľovaní nielen k dispozícii, ale pravdepodobne sa dohovoria, že mu svoje projekty bude odovzdávať postupne. Zaškolenie tak prebehne v takom tempe, aké bude vyhovovať bývalému i novému projektovému manažérovi.

Ak budete chcieť odovzdať projekt novému manažérovi v eWay-CRM, kliknite najprv na tlačidlo Upraviť tím.

delegovat agendu 2

Otvorí sa okno so zoznamom všetkých užívateľov, ktorí môžu byť priradení k projektu. Užívateľa priraďte k projektu zaškrtnutím poľa pred jeho menom a kliknite na Ďalšie.

delegovat agendu 3

V ďalšom kroku máte možnosť priradiť k jednotlivým užívateľom role, aké budú v danom projekte plniť. Označte teda riadok Project Manager a opäť kliknite na Ďalšie.

delegovat agendu 4

Akonáhle v ďalšom kroku, Záverečnom zhrnutí, potvrdíte zmenu tlačidlom Dokončiť, novému projektovému manažérovi bude pridelený jeho prvý projekt.

 

Kompletné odovzdanie agendy

Možno ste tiež niekedy v živote zažili frustrujúcu situáciu, keď vám chýbali dôležité informácie, prihlasovacie údaje alebo know-how, ktoré mal iba váš predchodca. Ten už pritom v tejto situácii často nebýva zastihnuteľný. Sami ale nemôžete vedieť, čomu sa váš predchodca venoval.

V Centre pre správu eWay-CRM môžete využiť funkciu delegovania agendy užívateľov. Sami si tak vyberiete, či chcete na nového zamestnanca previesť aktívne projekty, obchodné príležitosti, kontakty alebo celú agendu zamestnanca, ktorý odchádza alebo bol povýšený. Nasledujúce video vám ukáže, aké je to ľahké.

 

Záver

Pri prevedení pracovnej agendy v eWay-CRM  vás nezaskočí situácia, že váš nový kolega nedostal potrebné know-how, kontakty, prihlasovacie údaje, informácie o projektoch či obchodných príležitostiach. Akonáhle bude mať pred sebou prehľadne usporiadanú celú pracovnú agendu, ktorá prebieha, môžete si s ním skontrolovať, či má k svojej práci všetko, čo potrebuje.

Nezáleží na tom, či najímate zamestnanca na plný alebo polovičný úväzok, alebo či bol jeho predchodca povýšený alebo odchádza z vašej firmy. Spôsob odovzdania si zvolíte vždy taký, aby vyhovoval novej posile i predchodcovi.

Tatiana Hrdlovičová
16. 2. 2021
Zdieľať