Akadémia

Ako uľahčiť sebe a svojim klientom podpisovanie elektronických dokumentov

Trvá niekedy vašim klientom niekoľko dní, kým vám pošlú späť podpísané dokumenty? Ak ho musia vytlačiť, podpísať, naskenovať a až potom poslať späť, niet divu, že to odložili. Existujú riešenia, ktoré vám a vašim klientom uľahčujú podpisovanie dokumentov. Napríklad podpisovanie kuriéra na mobilnom termináli.

 

Existuje veľa dokumentov, ktoré si vyžadujú podpis oboch strán – zmluvy, odovzdávacie protokoly, zadávanie projektov. Posielanie dokumentov poštou je v dnešnej dobe takmer nemysliteľné, ale je elektronický spôsob skutočne oveľa pohodlnejší?

Samozrejme, preskočenie frontu na pošte je veľkým plusom, ale tlač a skenovanie dokumentu už nie je potrebné. Klienti sú týmto spôsobom podpisovania brzdení a vy môžete skončiť ešte viac. Skúste si spomenúť, ako organizujete svoje dokumenty, ako často posielate pripomienky, koľko termínov nosíte v hlave a koľko projektov čaká na jeden podpis.

Efektívne spôsoby elektronického podpisovania dokumentov sú už k dispozícii aj tým najmenším spoločnostiam alebo nezávislým pracovníkom. Jeden z nich ponúka Adobe Acrobat Sign, na ktorom vám ukážeme, ako ľahšie podpisovať dokumenty. Na trhu však nájdete aj množstvo ďalších riešení, ako napríklad Docusign.

 

Výhody Adobe Acrobat Sign

Elektronické podpisovanie dokumentov pomocou aplikácie Adobe Acrobat Sign a ďalších podobných aplikácií je nielen pohodlnejšie, ale prináša aj množstvo ďalších výhod:

  • Obojstranná kontrola obsahu dokumentu

Obávate sa niekedy, že v tlačenom dokumente s viacerými stranami môže niekto zamieňať strany bez podpisu? Alebo máte problém s vyplnením dokumentu, keď vám klient pošle iba poslednú stranu podpísanú e-mailom v inom formáte, ako ste poslali dokument?

Aplikácie ako Adobe Sign majú obrovskú výhodu pre obe strany, pretože dokument je vždy podpísaný v plnom znení a po podpísaní nie je možný žiadny ďalší zásah do dokumentu. To znamená žiadne starosti a žiadne sledovanie.

 

  • Úspora nákladov

Aplikácia s elektronickým podpisom vám ušetrí dve z vašich najcennejších komodít – čas a peniaze. Prvá vec, na ktorú väčšina z nás myslí, je úspora peňazí na papieri, poštovné alebo ušetrený úložný priestor. Čas strávený komentovaním klientov, ktorí si nevedia nájsť čas na tlač a skenovanie dokumentu, sa dá využiť aj oveľa efektívnejšie.

 

  • Ekologické riešenie

V dávnej minulosti by ekológia zohrávala úlohu pri rozhodovaní o kúpe firemného nástroja len veľmi zriedka. Dnes však väčšine spoločností nie je ľahostajná skutočnosť, že znížením množstva použitého papiera môžu prestať prispievať k obrovskému množstvu papierového odpadu.

 

  • Lepšia používateľská skúsenosť

Zamysleli ste sa niekedy nad tým, prečo je lepšie podpísať kuriérov na prijatie zásielky na mobilnom termináli? Výhodou nie je len šetrenie papiera. Akonáhle klient podpíše dokument, o chvíľu dostane potvrdenie a podpísaný dokument v tom okamihu príde aj k dodávateľovi. Rovnako je to aj so službou Adobe Sign.

Váš klient nemusí nič tlačiť, skenovať ani posielať. Nemusíte sa zaoberať neúplnými dokumentmi, kvalitou skenovania ani pripomínať klientovi. Je to pohodlné pre obe strany a obe strany sa cítia profesionálne. Máme tu populárnu obojstranne výhodnú situáciu.

 

Správa dokumentov

To, čo sa stane, keď príde podpísaný dokument v poriadku, môže byť v každej spoločnosti trochu iné. Určite si však viete predstaviť situáciu, keď k vám dokument príde osobne a potom ho musíte postúpiť ostatným v spoločnosti. Alebo možno už nemusíte.

Ak vo svojej spoločnosti používate CRM systém, bude pre vás tiež jednoduchšie spravovať dokumenty a nájsť ich. V CRM môžete ukladať dokumenty pre jednotlivých zákazníkov, obchodné príležitosti alebo projekty a každý v spoločnosti má k nim prístup.

 

Ako funguje elektronické podpisovanie

Čo budeme potrebovať na zjednodušenie podpisovania elektronických dokumentov? Samozrejme Adobe Sign (alebo podobná aplikácia), eWay-CRM a Microsoft Word. A nasledujúce pokyny (môžete tiež použiť video návod na konci článku):

 

1. Ak chcete podpísať náš prvý dokument, najskôr nainštalujeme doplnok Adobe Acrobat Sign v programe Word. V programe Word teda prejdite do časti "Vložiť" a kliknite na "Získať doplnky". V okne, ktoré sa otvorí, vyhľadajte doplnok "Adobe Acrobat Sign for Microsoft Word...". a vložte "Pridať".

 

2. Doplnok sa potom okamžite zobrazí v programe Word. Ak ste si ešte nevytvorili účet pre službu, vytvorte si ho a začnime.

 

3. V eWay-CRM vygenerujte dokument, ktorý potrebujete podpísať. Keď kliknete pravým tlačidlom myši na projekt a v kontextovej ponuke umiestnite kurzor myši na "Exportovať do Wordu", môžete vybrať "Handover protocol".

 

4. Ak chcete použiť doplnok Adobe, najskôr ho uložte do „*.docx“. Potom na karte "Domov" vyberte možnosť "Odoslať na podpis". V okne vpravo zadajte do poľa "Príjemca" e-mailovú adresu osoby, od ktorej chcete dokument podpísať, a zadajte "Pokračovať".

 

5. Medzitým sa otvorí nové okno, v ktorom môžete chytiť pole "Podpis" vpravo a presunúť ho na akékoľvek miesto v dokumente. Po dokončení kliknite na tlačidlo "Odoslať". Kópia dokumentu sa tiež odošle na váš e-mail tak, ako ste ho odoslali klientovi na podpis.

 

6. V ďalšom kroku dostane príjemca bez toho, aby sa musel niekde registrovať, správu vo svojom e-maile s pokynmi a dokumentom na podpísanie. Na dokument sa pohodlne klikne, vyberie sa forma podpisu a potvrdí sa.

 

7. Krátko po podpísaní sa vo vašej poštovej schránke zobrazí nový e-mail s vyplneným dokumentom vo formáte PDF. Stačí kliknúť pravým tlačidlom myši na e-mail a vybrať možnosť "Uložiť prílohy do eWay-CRM". Následne sa otvorí dialógové okno, kde môžete potvrdiť uloženie kliknutím na "Áno".

 

8. Teraz otvoríte kartu dokumentu priamo v eWay-CRM. Ako posledný krok vyberte príslušný projekt, do ktorého chcete uložiť podpísaný dokument. Kliknite na "Nadradená položka", vyberte projekt a uložte dokument.

 

9. Podpísaný dokument potom nájdete na karte projektu na karte "Dokumenty".

 

Pre tých, ktorí uprednostňujú video návody

 

Chceli by ste zefektívniť obeh dokumentov vo vašej spoločnosti? Napíšte nám .

Pomôžeme vám pripraviť šablóny tak, aby boli vyladené pre službu Adobe Sign.

Noemi Maniscalco
15. 12. 2022
Zdieľať