Outlook CRM Background

Hvordan komme i gang med eWay-CRM

Bli kjent med eWay-CRM i en fart.

eWay-CRM er et system for kunderelasjonshåndtering bygget inn i Outlook. Det hjelper deg med å håndtere Kunder, Salgsmuligheter, Prosjekter og Markedsføring. Med eWay-CRM kan du dele e-post, oppgaver, kalenderhendelser, kontakter, dokumenter og all annen informasjon på kryss av din organisasjon. Outlook forvandles til din “one-stop shop” for alle dine CRM-behov.

Det første du legger merke til

Når du har installert eWay-CRM og startet Microsoft Outlook vil du se en ny flik med navn eWay-CRM på Microsoft Outlook båndet.

how_getting_started_01

I Microsoft Windows systemområden nede til høyre, vil det dukke opp et nytt ikon–eWay Agent.

how_getting_started_02

Fargen på dette ikonet endrer seg avhengig av status på synkroniseringen av eWay-CRM.

how_getting_started_03

Alle elementer er synkronisert. Viste data er riktige.

how_getting_started_04

Synkronisering av elementer kjøres nå eller eWay-CRM er i ferd med å opprette forbindelse til server.

how_getting_started_05

Det er i øyeblikket ikke forbindelse med server. Synkroniseringen kjøres automatisk når forbindelsen er gjenopprettet.

how_getting_started_06

eWay-CRM er i øyeblikket i offline modus. Denne modusen gjør det mulig å arbeide med dine data uten forbindelse til internet eller med serveren. Du kan endre modus ved å høyreklikke på eWay Agent ikonet og velge bort Work offline.

Hvor ellers finner du eWay-CRM

eWay-CRM finnes overalt i Outlook og i Microsoft Word og Excel.

Integration med Outlook E-post

  1. Høyreklikk på innkommende e-post og du vil finne 4 nye valg: Lagre i eWay-CRM, Lagre vedlegg i eWay-CRM, Konverter til Salgsmulighet, Konverter til Prosjekt og Konverter til Kontakt.

    how_getting_started_07

  2. Du vil også finne nye knapper når du åpner en e-post.

    how_getting_started_08

  1. I nederste del av en e-post vil du finne en liten verktøylinje med Overordnet Element. Her kan du knytte en e-post til en salgsmulighet eller et prosjekt.

    how_getting_started_09

Integrasjon med Outlook Kalender

Du kan konvertere en kalenderhendelse til en arbeidsrapport (timesheets) eller til en journal og knytte den til et firma, en kontakt, en salgsmulighet eller et prosjekt.

how_getting_started_10

Integrasjon med Outlook Kontakter

Når du åpner en kontakt i Outlook vil du finne 3 nye knapper: Lagre i eWay-CRM, Synkroniser med eWay-CRM og Åpne i eWay-CRM.

how_getting_started_11

Integrasjon med Outlook Oppgaver

eWay-CRM er integrert med Oppgaver i Outlook. Oppgaver som blir opprettet i eWay-CRM vil automatisk dukke opp i oppgavelisten i Outlook. Når du åpner en oppgave vil du se 2 nye knapper oppe i høyre hjørne – Legg til… og Knytt til eksisterende… (elementnavnet avhenger av ditt valg nederst i oppgavevinduet).

I nederste del av vinduet kan du knytte oppgaven til et annet element i eWay-CRM.

how_getting_started_12

Integrasjon med Microsoft Word / Excel

eWay-CRM er integrert med Microsoft Word og Microsoft Excel. Du vil se en ny knapp – Lagre i eWay-CRM – når du åpner et dokument.

how_getting_started_13

Moduler

eWay-CRM har en rekke forskjellige moduler for å møte alle dine behov. De mest populære modulene ser du kort beskrevet nedenfor:

  • Firmaer og Kontakter  brukes vanligvis for kunder, leverandører og konkurrenter.
  • Modulen for Salgsmuligheter brukes for mulige, fremtidige kunder og gjør det mulig for deg å flytte en salgsmulighet gjennom salgskanalen fra første kontakt til gjennomført salg. Salgsmuligheter kan konverteres til Prosjekter, Firmaer og Kontakter.
  • Modulen Prosjekter kan brukes for av bedrifter som leverer varer og tjenester over tid etter et salg.
  • Modulen for Markedsføring gjør det mulig å sende ut skreddersydd masse-e-post til salgsmuligheter og eksisterende kunder. Her kan man også hente statistikk for hvem som har mottatt, åpnet og lest e-posten.

how_getting_started_14

Ta en titt på beskrivelsene nedenfor og finn ut hvem som passer best til din forretningsmodell.

how_getting_started_14

Du har en relativt lang salgssyklus hvor du har behov for å flytte salgsmuligheter gjennom salgskanalen, som er delt opp i steg. Når du har vunnet en salgsmulighet konverterer du den til en ny kunde. Hvis du ikke vinner salgsmuligheten så blir den merket som tapt og lukket. I eWay-CRM bør du da bruke modulen for salgsmuligheter for å følge med på potensielle kunder og all relatert informasjon. Arbeidsflyt i denne modulen gjør at du kan konvertere salgsmuligheter yil firmaer og kontakter.

how_getting_started_15

Du har en rekke eksisterende kunder og du selger jevnlig produkter og tjenester til dem. Samtidig vil hver ny, muligens tidkrevende, salgsmulighet kreve at du følger visse steg for å vinne salget. I eWay-CRM kan du opprette/importere firmaer og kontakter på forhånd og knytte dem til nye salgsmuligheter så snart de dukker opp.

how_getting_started_16

Du har en ganske lang salgssyklus og når du vinner et salg må du levere dine produkter/tjenester steg for steg. Du har altså i første omgang behov for modulen salgsmuligheter for å følge med på potensielle kunder og dernest har du behov for prosjektmodulem for levering over tid.

how_getting_started_17

Du har gjentagende prosjekter med eksisterende kunder med en ganske leveringssyklus. I eWay-CRM vil du muligens ønske å opprette/importere firmaer og kontakter først og deretter opprette prosjekter som knyttes til firmaer og kontakter.

Dette er bare de mest populære mulighetene. Du kan selv skreddersy dette etter dine behov og ønsker.

Elementliste

Det første du ser når du åpner en modul er en liste over elementer. Dette kan f.eks. være en liste over alle firmaer.

how_getting_started_18

Listen ser ut som og oppfører seg omtrent som et regneark. Du kan legge til og fjerne kolonner, filtrere og gruppere data med avanserte filtre. Du kan lagre en listevisning når du er fornøyd med oppsettet. Lær mer her.

I eWay-CRM kan du, akkurat som i Microsoft Excel, bruke betinget formatering. Farger, ikoner, fargeskalaer gjør at dataene dine blir enda lettere å lese.

Elementkort

Hvert elementkort har seksjoner for grunnleggende opplysninger, kontaktinformasjon og annen informasjon i tillegg til seksjoner for mer spesiell informasjon, som f.eks. historisk informasjon. La oss ta en titt på korte for salgsmuligheter.

how_getting_started_19

NummerBeskrivelse
1Knappene Legg til/Knytt til eksisterende på toppen av hvert elementkort gjør det mulig for deg å sette opp relasjoner med nye elementer som e-post, oppgaver, journaler etc. eller elementer som allerede er lagret i eWay-CRM before.
2Grunnleggende opplysninger som navn og kontaker.
3kontaktinformasjon
4Annen informasjon
5Kommentarfelt kan benyttes for generell informasjon eller svært viktig informasjon som du alltid ønsker å holde et øye med.
6Du kan opprette et ubegrenset antall brukerdefinerte felt. Dersom det er mange brukerdefinerte felt så vil disse bli vist under knappen “Brukerdefinerte felt”. Lær mer om brukerdefinerte felt her.
7Alle aktiviteter relatert til et element vil vises i HUB’n under forskjellige fliker.

Innlegging av data

Du kan legge inn data i eWay-CRM på forskjellige måter. Du kan:

  • Importere kontakter fra Microsoft Outlook til eWay-CRM,
  • Importere data fra Excel.
  • Laste inn eksempel-data under installasjon.
  • Opprette elementer manuelt.

E-post og dokumenter som lagres vil bli kopiert av eWay-CRM til vår delte skyløsning eller til din egen server. På denne måten blir data liggende i databasen selv om du skulle slette dataene på din PC eller du deaktiverer din Outlook konto. .

* Du kan slette testdata manuelt. Velg rader i hver modul med Ctrl+A, høyreklikk på dem og velg Slett. Du kan også kontakte oss på [email protected] og få hjelp med sletting.

Innstillinger

eWay-CRM tilbyr to muligheter for innstillinger – eWay-CRM Innstillinger (gjelder kun for din bruker) og Systemadministrasjon (gjelder alle brukere).

Brukere har mulighet til å synkronisere kontakter i Outlook med eWay-CRM og automatisk lagring av e-post fra/til kontakter.

how_getting_started_20

Administrator har full kontroll over brukere i eWay-CRM og kan opprette brukere, sette rettigheter, opprette brukerdefinerte felt og kategorier, skreddersy nedtrekksmenyer, opprette arbeidsflyter og mye mer.

Har du spørsmål? Vi har svar.

Ikke nøl med å ta kontakt.