Intervjuer

Hvordan vi Endelig Startet med Kontaktadministrasjon

Abernathy MacGregor er en bedrift innen virksomhetskommunikasjon som tilbyr strategisk rådgiving til større bedrifter. De bruker vår programvare, eWay-CRM, blant annet til kontaktadministrasjon.

 

Er de fornøyde med eWay-CRM som løsning? Vi spurte daglig leder IT-direktør William Dana!

Bill Dana

 

Hvordan administrerte dere kontaktene deres før dere implementerte eWay-CRM?

Det er viktig å merke seg av vi er en spesialisert bedrift. Vi er ingen salgsbedrift; vi selger ingenting. Vi er en profesjonell servicebedrift med mange kontakter som vi arbeider med jevnlig.

Før eWay hadde alle sine egne lister, i Outlook, i regneark, litt i skyen ... Det var bare et evindelig rot. Listene ble fort utdaterte ettersom folk byttet jobb og lignende saker. Det førte jo til problemer med nøyaktigheten.

Vi sender stadig ut informasjon med e-post. Det ble jo et problem fordi alle hadde sine egne sett med kontakter som de selv administrerte. De visste om endringer som kontaktene hadde vært ute for, som det å bytte jobb, men kollegene deres visste ikke dette og da ble det en del diplomatiske utfordringer og så videre og så videre

 

Bare for å få oversikten; hva slags kontakter arbeider en bedrift som deres med?

I tillegg til flere hundre mennesker som jobber her, så er det for det meste kunder, som kan være daglige ledere og deres team og partnere, som bankansatte, advokater etc. I bunn og grunn alle som vi arbeider med; alle som blir involvert.

 

Hva var det dere ønsket å oppnå med den nye programvaren?

I tillegg til å løse problemene som jeg nevnte ønsket vi også å ha noe historie om våre kontakter, for å se hva vi hadde gjort med dem. Slik at når vi tok en titt på en kontakt så kan du se at en kollega har arbeidet på et bestemt prosjekt med denne personen.

Tanken på å ha en sentral database med navn hørtes veldig fint ut. Vi visste bare ikke hvordan vi skulle komme oss dit.

 

Hvorfor bestemte dere å gå for eWay-CRM?

Jeg som IT-direktør var ansvarlig for å velge den beste løsningen. Jeg har personlig testet 20 forskjellige pakker før jeg bestemte meg. Jeg må si at flere av dem ikke dekket våre krav eller ville kreve masser av programmering før vi endelig kunne ta det i bruk. Vi ønsket noe som ikke krevde at staben måtte gjennomgå masse opplæring. Ideelt sett noe som man allerede kjente til. På den måten fremsto eWay-CRM som svært tiltalende. Jeg lastet ned en demo og fant ut at det allerede kunne gjøre 90% av det som bedriften hadde behov for. En annen viktig ting var muligheten til å tilpasse produktet på en rask og enkel måte, noe jeg klarte stort sett uten hjelp.

 

Hvordan gikk overgangen?

Når vi innså at systemet kunne gjøre alt vi hadde behov for, satt vi sammen et lite implementeringsteam. Vi importerte alle kontakter fra Outlook først og deretter renset vi databasen. I ettertid ser vi at vi skulle ha gjort det omvendt, med å rense kontaktene først i stedet for å importere søppel.  Men denne feilen skyldes ikke leverandøren og alt i alt gikk prosessen bra og folk var i gang med eWay på sin PC på kort tid.

 

Hva er den største utfordringen når man jobber med så mange kontakter?

Akkurat nå er databasen temmelig oppdatert, men vår største utfordring ser ut til å være advokater. De ser ikke ut til å trives med å være i samme jobb i lengre tid. De arbeider for bedrift A denne uken og kanskje for bedrift B uken etter. Det å følge folks karriere ser ut til å være den største utfordringen.

 

På den andre siden; hva er fordelene med måten dere administrerer kontakter på nå?

Bortsett fra nevnte sentralisering og det å ha bedrifter og kontakter knyttet sammen, har vi stor glede av profesjonelle e-postkampanjer, samt muligheten til å kategorisere og filtrere.

Når vi sender masse-e-post kan vi sjekke hvem som har mottatt e-posten og om den ble lest eller andre ting.

Vi kategoriserer folk basert på geografi, slik som LA metro. Og dette er stort. La oss si at en CEO reiser til LA metro og han kan ta en titt på hvem han kjenner der. Det eneste han behøver gjøre er å klikke på det riktige feltet for å vise alle folkene som vi kjenner som bor i LA metro området. Eller du kan filtrere på alle bankfolkene som arbeider i LA metro området. Og så kan han bare si til disse folkene: “Jeg skal på reise i ditt område. Hva med en forretningsmiddag?" Vi gjør dette ganske ofte faktisk.

Jeg kunne ærlig talt ikke finne disse filtreringsmulighetene som dere tilbyr i noen av de 20 pakkene som jeg testet. Eller det ville ha krevd å involvere en programmerer og resultatet ville likevel være vanskelig for folk. Jeg er en teknisk person og dersom jeg finner at noe er vanskelig å komme gjennom, så kan jeg ikke legge det fram for noen andre.

Vi setter stor pris på alle brukerdefinerte felt i eWay-CRM og muligheten til å kategorisere kontaktene våre. Vi klarte å legge til disse feltene til kontaktene på en enkel måte og dette har nå endret måten vi arbeider med kontakter. Databasen vår er sentralisert, den er renset og den blir vedlikeholdt på en skikkelig måte. I tillegg er vi i stand til å identifisere folk svært nøyaktig etter geografisk område eller etter kompetanse, jobb, ansvar og en hel del andre ting som vi har opprettet felt for, sammen med noen veldig spesifikke kategorier.

 

Har dere kunder innenfor EU? Er GDPR funksjonene i eWay-CRM noe for dere?

Det har vi. Vi ha en kategori for Europa og vi behandler alle i den kategorien på en helt annen måte enn noen fra USA, på grunn av GDPR. Vi ble faktisk spurt av en større fransk bedrift om vår CRM forholdt seg til GDPR. Vi svarte: “Ja, det er ikke noe problem for oss. Hva med dere?” (latter)

 

Hvilke andre moduler bruker dere, bortsett fra kontakter?

Deres CEO Jan lo da jeg i begynnelsen fortalte ham: “Vi skal kun benytte eWay-CRM for å administrere kontakter”. Vel, det var det vi gjorde! Nå derimot, starter vi også med å bruke salgsmuligheter og prosjekter. Og vi bruker journaler mer og mer. Der kan du se alle kommentarer og de er til stor hjelp.

 

Hvordan ville du oppsummere dine erfaringer med eWay-CRM?

Det har ærlig talt ikke vært mye vi ikke kunne få eWay til å gjøre. Det var svært tiltalende for oss. Jeg må legge til at før jeg kom inn i bildet, hadde de startet et annet prosjekt som var fullstendig mislykket. Det største problemet var at de betalte for produktet, men de betalte også mye for å få satt opp og tilpasset systemet og til slutt stoppet det opp. Det ville ha blitt for dyrt i lengden. Du kan ikke betale store summer hver gang du skal endre noe. Så alle var ganske fortvilet når jeg kom hit. Så fant jeg dette og allerede under demoen kunne jeg gi dem det de hadde behov for. Det forteller egentlig alt om systemet.

Vi er svært fornøyde med systemet. Det har vært vellykket og vi begynner å bruke flere moduler nå. Hver gang jeg tester noe nytt har jeg en behagelig telefonsamtale med ditt team og problem eksisterer ikke for dere. Fleksibiliteten til systemet og den korte lærekurven er det som selger systemet.

 

Vil du lese mer? Les historien til IAG Forensics, som har migrert fra BCM.

Stein Eksveen
3. 12. 2019
Del: