Intervjuer

eWay-CRM - Et Sikkert Alternativ til BCM

Mange bedrifter verden over brukte BCM (Business Contact Manager); et CRM system for Outlook, som Microsoft ikke lenger støtter.

 

Det gjelder også Joanna Stallworth, som er Office Manager og Executive Assistant hos IAG Forensics, og hennes kollega Pat Salem, Senior Manager ved samme firma. De bestemte seg for å migrere fra BCM til eWay-CRM etter at de helt tilfeldig fant vårt produkt. Vi har spurt om overgangen.

 

Bedriften

Joanna, kan du være snill å beskrive bedriften, IAG Forensics?

Vi er et firma som driver med regnskap for rettsmedisinske bedrifter. Vi tilbyr våre tjenester innen regnskap i juridiske saker. Vi har 21 ansatte og det gjør oss til en ganske liten bedrift. De fleste av mine kolleger driver meg regnskap.

IAG FORENSICS TEAM

 

Oppdage eWay-CRM

Hva var det som fikk dere til å lete etter et nytt CRM-system?

Den viktigste årsaken til at vi startet med å lete etter et alternativ til BCM var at systemet var ganske gammelt og at det ikke lenger ble støttet av Microsoft. Vi ønsket å migrere til et annet system før det ble full stopp på all systemstøtte for det nåværende produktet og alt en dag bare stoppet opp.

Vårt hovedmål var å finne et alternativ til vår gamle BCM som kunne hjelpe oss med å holde orden på våre kontakter og prosjekter. Det var det vi hadde i tankene når vi startet letingen.

 

Hva så dere etter og hva gjorde at dere valgte nettopp eWay-CRM?

Vi brukte lang tid på intensiv søking på nett og vi må ha testet 15 - 20 forskjellige CRM-systemer. Det som gjorde at eWay-CRM skilte seg ut var at systemet kunne tilpasses en bedrift som hverken er en tradisjonell regnskapsbedrift eller et advokatfirma. Vi hadde behov for noe som kunne tilpasses våre rutiner og prosesser. Vi fant det i eWay-CRM.

 

Hvordan fant dere eWay-CRM; Google eller omtaler?

Begge deler. Som jeg sa, vi drev med intensive søk på Google etter alternativ til BCM. Fra de største systemen til de minste. eWay-CRM dukket opp i mange søk.

 

Hadde det noen betydning at eWay-CRM er bygget inn i Outlook?

Selvfølgelig. Vi likte at eWay-CRM var bygget inn i Outlook, akkurat som BCM. Vi ønsket at overgangen for våre ansatte, og andre brukere av systemet, skulle bli enklest mulig. Vi håpet også at selve prosjektet skulle være enklere og raskere å gjennomføre.

 

Overgangen

Da har vi kommet til det som kanskje mange andre potensielle kunder kan være interesserte i; hvordan var overgangen og migreringen fra BCM?

Vi var svært fornøyde med overgangen fra BCM til eWay-CRM. Dere hadde et godt team som hente ut all informasjon, migrerte til eWay-CRM og fikk alt til å spille sammen. Det var noen få utfordringer, men for det meste ikke noe som dere ikke klarte å løse for oss. Vi var meget fornøyde med overgangen.

Jeg føler det slik nå at denne overgangen vil være enkel for de fleste. Pat Salem og jeg gikk på kurs hos eWay og deretter holdt vi kurs internt for alle våre ansatte. Dette var den beste løsningen for oss fordi vi har tilpasset systemet så mye at det virket mest naturlig for oss å kjøre opplæringen selv, fremfor at dere skulle gjøre det.

Jeg er veldig fornøyd med systemet og med hvordan prosjektet ble gjennomført.

 

Tilpasse eWay-CRM

Kan du fortelle oss litt om hvordan dere tilpasset eWay-CRM?

Vi tilpasset nesten alle feltene i Prosjekter og også mange av feltene i Kontakter. Vi benytter ikke alle funksjonene som eWay-CRM tilbyr, da vi heller ikke brukte dette i det gamle CRM-systemet. Vi opprette også helt nye brukergrensesnitt i Prosjekter, med alle de nye brukerdefinerte feltene som vi har behov for i våre prosjekter.

 

Arbeide med eWay-CRM

Hvor lang tid tok det før dere var helt oppe å kjøre med eWay-CRM?

Jeg vet ikke helt hvor lang tid det tok. Det tok litt tid å bli enige om interne regler og prosesser i forskjellige avdelinger. Dette kan ha forsinket prosessen noe. Det var blant annet litt frem og tilbake med IT-avdelingen. Som jeg sa; jeg vet ikke helt hvor lang tid det tok.

 

Hva med opplæring og det å komme i gang med eWay-CRM? Har du lest noen "Hvordan gjøre..." artikler?

Til å begynne med gjorde vi en del søk og leste en del artikler. Dere ga oss en demonstrasjon av systemet og vi gikk på administratorkurs hos dere. Etter det begynte Pat og jeg å søke litt selv etter informasjon om hvordan vi skulle gjøre ting og det var ikke så vanskelig. Vi hadde stor nytte av dokumentasjonen og artikler, som hjalp oss med mange oppgaver.

 

Har alle i bedriften tilgang til systemet?

Ja, alle i bedriften har tilgang og arbeider med systemet.

 

Resultatet

Har dere noen prosesser som eWay-CRM har automatisert for dere?

Vi benytter egentlig ikke slike funksjoner da alle våre prosjekter er så forskjellige. Det finnes ikke én standard prosess, så vi bruker ikke den automatikken som dere tilbyr.

 

Kan du peke på hva eWay-CRM har tilført IAG?

Vi vet nå at vi har et system som er støttet og som ikke bare forsvinner ved slutten av året. Vi var redde for hva som skulle skje med BCM. Det å ha et system, og en leverandør, som vi kan stole på, har gitt oss ro.

 

Er det noe du savner og som du ønsker at vi skal legge til i fremtiden?

Det eneste jeg kunne tenke meg er en mulighet til å velge format for navn i Kontakter. I dag står det: Etternavn, Fornavn, Tittel. Jeg skulle ønske det kunne stå: Tittel, Fornavn, Etternavn. Det er det eneste jeg kan komme på i farten.

 

For å snu på flisa; er det noe du liker veldig godt eller som ble bedre enn forventet?

For å være helt ærlig; systemet er enkelt å bruke. Overgangen til et nytt system var også ganske enkel, etter at vi hadde holdt internt kurs vår alle ansatte. Enkel tilgang til systemet og det at det er enkelt å bruke er nok det som imponerer mest.

 

Migrer data fra BCM til eWay-CRM med vårt webinar

Du kan også ta en titt på vår opplæringsvideo som viser prosessen for å migrere fra BCM til eWay-CRM. Flere videoer er tilgjengelige på vår YouTube kanal.

Stein Eksveen
24. 11. 2019
Del: