Akademi

Hvordan Vedlikeholde Kontaktdatabasen for Din Bedrift på Riktig Måte?

Kontaktadministrasjon skulle ikke være vanskelig, men det er nødvendig å holde forretningskontakter oppdaterte, tilgjengelige og organiserte. Det motsatte vil kunne føre til bortkastet tid og energi. Heldigvis har vi tips som kan spare deg for tid og hjelpe deg med organiseringen av kontaktene dine.

 

Alle bedrifter driver med én eller annen form for administrasjon av forretningskontakter. Enten selgerne dine bruker en håndskrevet adressebok eller en moderne programvareløsning, vil du vanligvis komme opp i en av de følgende utfordringene.

 

Kontaktene er ikke klar til bruk?

Dersom du bruker en adressebok eller vedlikeholder kontaktene dine på mobilen så kjenner du kanskje til dette problemet...selv om du kanskje aldri har sett på det som et problem. Prøv likevel å tenke på hvor mye tid som går med til å lete etter kontakter eller videresende dem til kollegene dine.

Hvordan gjør du disse kontaktene tilgjengelige for alle som har behov for dem når de allerede eksisterer i bedriften din? Du kan selvfølgelig dele kontaktene dine med hjelp av et verktøy på nett, men du kan komme til å finne ut at denne måten er veldig begrensende.

 

Er kontaktene dine alltid oppdatert?

En annen utfordring med kontaktadministrasjon er å holde kontaktene oppdatert. Hva om en selger finner ut at en kontakt har byttet mobilnummer? Det er sjanser for at han/hun vil oppdatere kontakten kun på sin egen mobil. Greit nok at selgeren hadde hastverk, men det fører til at viktig informasjon ikke blir delt med resten av bedriften. Mange lignende situasjoner kan oppstå.

I dette eksemplet kunne kanskje riktig valg av et system for kontaktadministrasjon ha spart deg for mye bortkastet tid og frustrasjon. Det er svært viktig å involvere alle i bedriften når det gjelder å holde kontaktdatabasen oppdatert og et CRM system med mobil app kan være mye mer effektivt enn Google og verktøy fra Microsoft. Takket være et slikt CRM-system vil selgerne dine kunne gå ut fra et kundemøte vel vitende om at de kan oppdatere kontaktdatabasen mens de har informasjonen friskt i minne.

 

Har du problemer med å organisere kontaktene dine?

Organiseringen av kontaktene dine er svært viktig. Når det gjelder mobilkontakter så vil Google og Microsoft sine løsninger for deling av kontakter, tillate at du synkronisere mellom datamaskiner og mobile enheter, men de lar deg ikke håndtere brukerrettigheter. Du ønsker sikkert ikke å dele dine private kontakter med dine kolleger og du kan komme opp i situasjoner hvor kunden heller ikke ønsker at kontaktinformasjonen skal deles med andre. Du vil kunne oppleve at kommunikasjonen internt i bedriften blir treg og lite effektiv dersom muligheten til å organisere kontakter på denne måten ikke er der. Et verktøy med mulighet for å sette opp brukerrettigheter vil kunne gjøre den interne kommunikasjonen og administrasjon av kontakter mye enklere.

 

Det finnes en effektiv løsning

Dersom du kommer bort i én eller flere av problemene ovenfor så skal du vite at verktøyene i eWay-CRM kan hjelpe deg. Det er et CRM-system som er bygget inn i Microsoft Outlook. eWay-CRM Premium inkluderer også eWay-CRM Mobile, som effektivt løser problemer med kontaktadministrasjon.

Takket være muligheten til å dele kontakter mellom eWay-CRM Mobile og andre Android applikasjoner kan du arbeide med kontakter fra mobilen. Disse kontaktene vil ikke bli lagret sammen med dine private kontakter. eWay-CRM vil i tillegg virke selv om du ikke er på nett. Data lagres i en sentral database og du kan velge hvem som skal ha tilgang til utvalgte kontakter. I tillegg kan hvem som helst i din arbeidsgruppe opprette og redigere kontakter og gjøre informasjonen tilgjengelig for alle. Dette gir deg en konsistent, oppdatert og alltid tilgjengelig kontaktdatabase. Løsningen er også tilgjengelig for brukere av iPhone.

Stein Eksveen
30. 12. 2019
Del: