Akademi

Hvordan tilpasse CRM til dine behov

Tilpasse CRM? Mange CRM-systemer leveres som en ferdig løsning, som installeres og brukes slik den er uten mulighet for å tilpasse løsningen til dine behov. Hva da dersom din bedrift har andre behov? Hva om bransjen har andre krav eller ledelsen har visjoner som ikke kan oppfylles av denne løsningen?

Det finnes ikke den programvare som dekker alle behovene til alle bedrifter. Hver bedrift har sin måte å gjøre ting på. Forskjellene behøver ikke bare gå på forrettningsområde, men også på hvordan de organiserer sine oppgaver, prosjekter og kommunikasjon med kunder.

Har du allerede testet et eller flere systemer som skal hjelpe deg med organisering og evaluering av data? Da har du kanskje funnet ut at mye av informasjonen havner på feil sted fordi det ikke er noe felt for dataene du ønsker å registrere. Dette vil på sikt kunne føre til at det oppstår misforståelser mellom deg og dine kolleger, og at dataene etter hvert blir lite verdt. Arbeidet med å finne dette systemet som dekker behovene til din bedrift vil kreve mye innsats fra ledelsen og de ansatte.

Hva om Excel ikke er nok

Du kan forsøke å registrere alle dataene i Excel. Dette er en ganske vanlig løsning og kan fungere godt for en liten bedrift. Kanskje er du flink på koding og kan lage praktiske og hendige tabeller som gjør livet enklere for deg og kollegaene. Likevel vil du snart oppdage at du til stadighet vil måtte bytte mellom Outlook og Excel, og at søking etter regnearkfiler for å få fram ønsket informasjon ikke akkurat går som en lek.

I CRM er data knyttet sammen. Når du f.eks. korrigerer en leverandørs adresse i en kontaktliste i Excel, oppdateres ikke den samme informasjonen i en annen Excel-fil. Da ville det vært bedre å arbeide i Outlook, med mulighet for å åpne detaljene til en leverandør eller bestilling med all nødvendig informasjon ordnet i et skjermbilde som er tilpasset dine ønsker og behov. I eWay-CRM kan du nemlig lage dine egne skjemaer, individuelle brukerfelt og dine egne verdier i nedtrekksmenyer.

 

Tilpass eWay-CRM til dine behov

Dersom en entrepenørbedrift har behov for å registrere og søke på en leverandør basert på f.eks. materialtype så vil dette ofte ikke være mulig i et CRM-system. Mange bedrifter vil derfor være fornøyd med å registrere slike data i Excel fordi du der kan opprette rader og kolonner etter eget ønske. Dette er enkelt å løse i eWay-CRM.

  • Brukerdefinerte felt

Det kan være mange grunner til å opprette egne felt. Det kan f.eks. være dette feltet for materialtype eller kanskje du ønsker å registrere hva en kundekontakt har som hobby.

Basert på det nye feltet Ståltype kan du filtrere ut kun de leverandørene som leverer det materialet som du har beov for. Eller du kan planlegge en sammenkomst for viktige kunder som er er glad i å spille golf eller se på fotball, som du har registrert i det nye feltet Hobby.

Du oppretter nye brukerdefinerte felt i Administrasjonssenteret i eWay-CRM. Deretter kan du plassere feltet ved hjelp av vår Form Designer der du har behov for det. Det er enkelt å arbeide i administrasjonssenteret og det er mange opplæringsvideoer tilgjengelig på YouTube.

  • Form Designer

Når du har opprettet et nytt felt vil det ofte være ønskelig å plassere feltet akkurat der det passer deg å ha det. Takket være denne løsningen kan du plassere lignende felt i nærheten av hverandre. Du bruker Form Designer for å gjøre dette.

De fleste bedrifter vil nok også ønske å fjerne/skjule et eller flere felt for å kunne se kun den informasjonen de har behov for og for å gjøre et skjermbilde enklest mulig å navigere i. Dette kan du gjøre i Form Designer.

Du finner kanskje ut at du har behov for å registrere forskjellig informasjon i f.eks. forskjellige typer prosjekter. Ikke noe problem. Med Form Designer kan du opprette egne formularer for forskjellige typer prosjekter. Kanskje greit å vite at du også kan opprette forskjellige typer arbeidsflyter for forskjelleige typer prosjekter.

Det er like enkelt å tilpasse formularer i eWay-CRM som det er å opprette brukerdefinerte felt. Du kan opprette forskjellige typer av Kontakter, Prosjekter, Oppgaver og andre elementer i Administrasjonssenteret og så flytte de nye feltene med Form Designer til der du har behov for dem. Når du er fornøyd med plassering lagrer du endringene slik at oppsettet blir likt for hele bedriften.

  • Verdier i Nedtrekksmenyer

Den siste delen av eWay-CRM puslespillet er verdier i nedtrekksmenyer/felt. I noen brukerdefinerte felt er det mer behagelig og trygt å ha forhåndsdefinerte verdier. Nok en gang kan du sette opp dette selv skreddersydd dine behov.

La oss holde oss til eksempelet med kundens hobbyer. Dersom det brukerdefinerte feltet er i rent tekstformat så ville det kunne føre til at dine kolleger legger inn en mengde variasjoner av navnet på en hobby som i bunn og grunn er den samme. Da blir det ikke enkelt å finne fram til kunder som har samme hobby. Nå kan det være grunner til at du skal beholde feltet som et tekstfelt, men et nedtrekksfelt med faste, forhåndsdefinerte verdier vil i de fleste tilfeller være den beste og enkleste løsningen.

Se hvor enkelt det er å opprette en nedtrekksmeny for å klassifisere kunder etter hvor viktige de er i vår opplæringsvideo.

Et CRM-system som vokser med familien

Kravene dine endres og behovene øker etter som bedriften vokser og kostnadene for å tilpasse eller videreutvikle CRM-systemet ditt vil øke. Systemet du har investert i passer deg kanskje i dag, men om en uke, en måned eller et år vil du begynne å tenke på endringer som du bare må få gjort. Glem heller ikke at det trolig vil ta å få gjennomført slike endringer.

Dette er ikke tilfelle med eWay-CRM. eWay-CRM er fleksibelt og her kan du enkelt gjøre mange endringer selv, uten å måtte vente og uten ekstra kostnader. Når du nå vet hvordan du skal tilpasse et formular er tiden kommet for å begynne å tenke på hvilke felt du har behov for å opprette. Lykke til.

Stein Eksveen
22. 6. 2020
Del: