Akademi

En NGO og journaler

En av modulene i eWay-CRM er Journal. Den brukes som en notatblokk for å ta notater etter en telefonsamtale eller et møte. La oss ta en titt på hvordan du kan bruken den. Vi skal også ta en titt på hvordan en NGO (frivillig, ikke-statlig organisasjon) bruker den for å hjelpe mennesker med nedsatt funksjonsevne.

 

Hva er en “journal” i eWay-CRM?

En journal brukes for å administrere notater og referat fra møter og telefonsamtaler. Det er det perfekte stedet for all viktig kommunikasjon med kundene dine. Journaler er alltid knyttet til elementet de er relatert til; det være seg en salgsmulighet, et prosjekt eller et firma.

Dersom du knytter en journal til et prosjekt så blir den også automatisk knyttet til bedriften som eier prosjektet. På firmakortet for bedriften vil du se alle journaler som er knyttet til dette prosjektet og alle andre prosjekter. På prosjektkortet vil du kun se kommunikasjonen relatert til det spesifikke prosjektet.

 

Hva bruker du vanligvis en journal til?

En journal er som en dagbok. Vi har laget en modul i eWay-CRM slik at du ikke trenger å ta notater fra møter på papir og senere måtte lete deg fram til riktig side i et dokument. Vi ønsker jo alle å ha alt på ett sted!

En journal kan f.eks. opprettes fra et kontaktkort. På dette kortet klikker du bare på Legg til og velger Journal.

Liga EN 1 Journal

Deretter kan du legge til Tittel og velge Type; f.eks. Møte. Alle detaljene kan legges inn i kommentarfeltet. Ikke glem å lagre og lukke journalen, akkurat som en vanlig dagbok.

Liga EN 2 journal

Du kan nå finne tilbake til aktivitetene dine i den nedre delen av kontaktkortet, under fliken Journal.

 

Liga EN Journal 3

 

Ønsker du å se når du sist kommuniserte med en bestemt kontakt? Eller dobbelsjekke datoen får når en kollega endret noe i et prosjekt? Bare klikk på Historie oppe i menyen. Med denne knappen kan du enkelt se all aktivitet på en kontakt eller et prosjekt, inkludert journaler. Pass på at du ikke mister en salgsmulighet!

Hva om du er mye på farta? Journaler kan opprettes i vår mobile app også! Med eWay-CRM Mobile kan du se på tittelen og innholdet av de siste telefonsamtalene og møtene med den kunden som du skal besøke. På vei hjem igjen kan du opprette en helt ny journal! På denne måten trenger ikke kollegene dine, som jobber på det samme prosjektet, ringe deg for å bli oppdatert om kunden!

Vil du lære mer? Les om hvordan du knytter journaler til prosjekter.

 

På hvilke andre måter kan du bruke journaler?

Alle bedrifter er forskjellige. Det vet vi svært godt i eWay-CRM. Derfor kan produktet vårt tilpasses, slik at alle kunder kan skreddersy etter sine behov.

Vi kom over en interessant måte å bruke journaler på hos en av våre kunder. Deres fokus var helt annerledes en det vi er vant med; fabrikker, advokatfirmaer og konsulentselskaper for å nevne noen. Liga Vozíčkářů er en NGO (frivillig, ikke-statlig organisasjon) som hjelper mennesker med nedsatt funksjonsevne å bli selvstendige. Som de sier i Liga – alle har sitt potensiale!

“Journaler brukes vanligvis for å ta notater fra møter, men det er ikke tilfelle i Liga. En journal brukes til å opprette noe de kaller interaksjonsenheter. Med dette vil man etter hvert kunne opprette rapporter over arbeidet til hver ansatt. Denne modulen har gjennomgått omfattende tilpasning for å kunne forholde seg til bedriftens spesifikke behov,” sier Miriam, som er ansvarlig prosjektleder.

Klientene til bedriften er lagret i modulen for kontakter i eWay-CRM. Individuelle tjenester som tilbys klientene er prosjekter i systemet. Kontaktene knyttes så til prosjekter basert på hvilke tjenester klienten bruker. Dette kan være rehabilitering, dagsenter, personlige assistent og rådgiving for et liv med nedsatt funksjonsevne. En klient knyttes til flere prosjekter dersom det er behov for mer enn én tjeneste.

Liga oppretter og lagrer altså journaler basert på kontakter. Hver journal har sitt overordnede element som er en tjeneste. Èn journal betyr én dags arbeide med en individuell klient. Det betyr at én klient kan ha mange journaler i løpet av en periode, avhengig av hvor mye arbeidet som er utført. Journaler vises kronologisk på kontaktkortet (kundekortet). På denne måten er det enkelt å gå gjennom historien til en klient. Riktig klassifiserte dokumenter og journaler finnes også i HUB'n i eWay-CRM.

“Min kollega Blanka ba om spesifikke tilpasninger som ble levert av eWay-CRM-teamet. Utviklerne endret journalene og brukerfeltene slik at de passet til våre behov og måten vi arbeider på,” forklarer Katerina Dostalova, som er en sosialarbeider fra Liga.

Liga har behov for å dokumentere spesifikke data for myndighetene og rapportene i eWay-CRM blir brukt til dette.

De ansatte i Liga nyter godt av det faktum at alle kan finne all viktig informasjon i sitt arbeid med klientene. Informasjonen er trygt lagret og tilgangen til informasjonen er passordbeskyttet slik at bare brukergrupper med riktige rettigheter har tilgang til detaljerte data om arbeidet med individuelle klienter.

“Det jeg personlig liker best er at selv om jeg er på farta så har jeg all informasjon med meg på min mobil. Jeg har ikke noe behov for å traske rundt med en stor dokumentmappe og lete fram spesifikke dokumenter. Alt er trygt lagret med passordbeskyttelse og jeg kan få tak i den informasjonen jeg har behov for, når jeg har behov for den,” konkluderer Katerina.

 

Stein Eksveen
15. 12. 2019
Del: