Slik lager du en ny arbeidsflyt (workflow)

Arbeidsflyt representerer et sett med steg som man må følge i en prosess; f.eks. under oppfølging av en salgsmulighet eller et prosjekt. Disse stegene tilsvarer en bedrifts interne prosedyrer og kan automatiseres i stor grad slik at alle i bedriften følger de samme stegene. Arbeidsflyt kan generere oppgaver, sende meldinger på e-post, sjekke at obligatoriske felt er fylt ut og påse at man har vedlagt de riktige dokumentene til en e-post.

eWay-CRM har en arbeidsflytmodul som bidrar til å automatisere oppgavene eller forretningsprosessene i en virksomhet. I eWay-CRM er det mulig å sette opp arbeidsflyt for Salgsmuligheter (Leads), Prosjekter, Markedsføring, Dokumenter, Produktpakker, Fravær og Bonus.

Arbeidsflytpanelet blir vist på toppen av dialogboksen.

how_workflow_01

De forskjellige fargene viser status på en arbeidsflyt:

how_workflow_02 Blå bakgrunn: Nåværende status.
how_workflow_03 Grønn bakgrunn: Tilgjengelige statuser.
how_workflow_04 Grå bakgrunn: Ikke aktiv.
how_workflow_05 Hvit bakgrunn: Den nye statusen før du lagrer.

eWay-CRM kommer med noen forhåndsdefinerte arbeidsflyter, men det er mulig å opprette sin egen arbeidsflyt. La oss sette opp en ny arbeidsflyt for en salgsmulighet.

Steg 1 – Opprett en ny type salgsmulighet.

  1. Klikk på PreferanserSystemadministrasjon  på eWay-CRM båndet.

    how_workflow_06

  2. Klikk på Drop Down menus under Module settings og dobbelklikk på type: LeadType.

    how_workflow_07

  3. Gå til feltet FileAs field i pop-up vinduet. Skriv inn navn på nye typer and trykk TAB eller pil ned tasten på tastaturet. Du kan endre navn for andre språk.

    how_workflow_08

  4. Klikk OK.

 

Steg 2 – Opprett en ny type arbeidsflyt for din type Salgsmulighet/Prosjekt.

  1. Klikk Workflow diagrams under Module settings og klikk New på  Home-fliken.

    how_workflow_09

  2. Spesifiser Workflow name og velg Module og Type. Klikk OK.

    how_workflow_10

  3. I det nye vinduet velger du Modify list of statuses.

    how_workflow_11

    1. Lag en liste med statuser i feltet FileAs en etter en mens du trykker på TAB eller pil-ned-knappen på tastaturet. Klikk Finish.

    how_workflow_12

Du kan flytte en status oppover og nedover eller slette den ved hjelp av knappene på høyre side av vinduet.

Steg 3 – Koble sammen statuser (Lage flyt mellom dem)

  1. Velg Create new flow using EXISTING status.

    how_workflow_13

  2. Spesifiser relasjoner mellom foreldre og barn statuser i den åpnede hjelpevinduet og klikk Next.

    how_workflow_14

  3. I neste steg kan du endre navn på statusen dersom du skulle ønske det eller klikke Next.

    how_workflow_15

  4. Velg brukergruppe som skal ha rettighet til å endre statuser eller klikk Check All for å gi rettighet til alle brukere.

    how_workflow_16

  5. Man kan også definere hendelser før pg etter at man endrer status.

how_workflow_17

Disse hendelsene vil utløses i det man endrer status. Som eksempel kan systemet ved at man endrer status fra Proposal til Contract automatisk:

  • Opprette en påminnelse om å kontakte kunden om 2 uker.
  • Sende e-post til en bruker eller en gruppe med beskjed om å utstede en faktura.
  • Sjekke om alle obligatoriske felt på en faktura er fylt ut.
  • Sjekke om relasjon til viktige dokumenter er opprettet før man endrer status.

6. Sjekk sammendraget av arbeidsflyten og klikk Finish.

Gjenta steg 1-6 for å sette opp relasjon mellom «forldre» og «barn» for alle statuser. Du vil ende opp med en tabell som vist nedenfor.

how_workflow_18

Dersom du får nehov for å endre eller slette en «parent-child» relasjon så gjøres dette fra Designer tab>Edit flow/ Delete flow.

how_workflow_19

Dersom du nå åpner en ny salgsmulighet så vil du være i stand til å velge en ny arbeidsflyt.

how_workflow_20