Hvorfor trenger du Outlook CRM?

Gjør Outlook til din “one stop shop” for alle dine CRM-behov.

Du har et forhold til dine kunder og dette forholdet må du pleie. Siden eWay-CRM er bygget direkte inn i Outlook har du nå muligheten til å gjøre Outlook til din «one stop shop» for alle dine CRM-behov. Hva er så dine CRM-behov? Hvordan kan eWay-CRM hjelpe deg? La oss hjelpe deg å svare på disse spørsmålene.

Kontakter

Vi begynner med det du bruker hver dag i Microsoft Outlook. Kontakter. Dette er din visittkortholder. Det er det første stedet du går for å finne en e-postadresse eller et mobiltelefonnummer. Det er der du har kontaktinformasjon til dine kunder, leverandører, samarbeidspartnere og selvfølgelig, dine venner og familie.
Du ønsker å ha et sentralisert og lett tilgjengelig sted hvor de ansatte kan dele og administrere bedriftens kontakter. Du har forsøkt å løse dette ved å gi andre tilgang til dine kontakter ved bruk av fellesmapper. Logisk sett skulle alt virke akkurat slik du ønsker at det skal fungere, men det gjør det ikke. Du har også ønsket å legge til dine egne felt i Microsoft Outlook. Kanskje ønsker du å holde styr på hvem som henviste kunden. Eller kanskje du ønsker å se et internt kontrollnummer eller en bursdag for en viktig beslutningstager eller totalt salg for kunden eller siste gang du kommunisert via e-post eller på telefon eller … La oss ganske enkelt si at du ønsker muligheten til å legge til mer informasjon om en kontakt, uten at du må ansette et team av programmerere til å gjøre det og uten at du må gå ut av Outlook for å gjøre det.
Velkommen til eWay-CRM. Du har nå ett sted for alle kontaktene dine med all informasjon som er viktig for deg. I tillegg gir eWay-CRM deg muligheten til å angi forskjellige rettigheter, slik at du kan dele dine kontakter med de rette folkene. Sist men ikke minst har du nå mulighet til å vise all denne informasjonen på din mobiltelefon.

Spor telefonsamtaler og møter

La oss si at noen i staben din har en samtale med en kunde (daglig leder i selskapet A) for å samle litt informasjon. Det er ikke informasjon som krever umiddelbar handling fra deg, men det er informasjon som du ønsker å kunne gjennomgå på slutten av uken eller et månedsmøte eller når det måtte passe deg. Hvordan blir denne informasjonen formidlet til deg i ditt nåværende oppsett? På en gul lapp? I en e-post? Gitt til deg muntlig i forbifarten ved kaffemaskinen? Hva skal du gjøre med informasjonen i det øyeblikket? Det er vanskelig å forstå hvorfor du betaler for en Exchange Server eller Office 365 dersom du aldri har vært i stand til å finne ut hvordan du skal få dette til å virke i din bedrift.

Velkommen til eWay-CRM. Bygget inn i Microsoft Outlook er det den åpenbare løsningen. Nå kan din kollega ganske enkelt skrive et kort notat i Microsoft Outlook: “Telefonsamtale med direktør i selskapet A. Han ønsker en samtale om et par uker angående noen ekstra arbeid hans bedrift kan ha behov for”. Informasjonen vil da automatisk bli assosiert med “telefonsamtale” og “daglig leder” og “selskap A”. Hvis du noen gang skulle ønske å få oversikt over alle telefonsamtaler med noen i selskap A eller nærmere bestemt daglig leder, så trenger du bare å gå til kontaktinformasjon for selskap A eller daglig leder. eWay-CRM vil også kunne gi deg oversikt over notater angående telefonsamtalene, uansett hvem som skrev notatet i din bedrift og uansett hvilken person eller bedrift blant dine forretningsforbindelser som ble oppringt. Når det går opp for deg at du endelig vil være i stand til å bruke Outlook på din måte, så vil du kanskje bare for moro skyld se oversikt over alle telefonsamtaler bare for den siste uken eller for det siste året eller fra en bestemt dag for 3 år siden.

Knytte e-post automatisk til kontakter

Hva med e-post? Du og dine ansatte blir overlesset av e-post. Noen ganger ønsker du bare å raskt bla gjennom hver e-post de ansatte har sendt eller mottatt fra forretningsforbindelser. Selvfølgelig kan du gjøre det nå. Bare be alle ansatte om å legge deg til som cc eller bcc på hver e-post de sender. Eller kanskje ikke! Men, her er hva som er gjennomførbart med eWay-CRM. Uten å forlate Microsoft Outlook kan du gå til hvilken som helst kontakt for å se alle e-poster, notater, telefonsamtaler og møter i forbindelse med denne kontakten. Hvis du vil se alle e-poster, notater, telefonsamtaler og møter med alle som jobber i selskap A? Vel, igjen, uten å forlate Microsoft Outlook, bare gå til selskap A og der er det; all kommunikasjon mellom din bedrift og selskap A.

Planlegg oppfølgingskommunikasjon

Mens vi er i gang, la oss legge inn noen oppgaver og møter også (ja, det er Microsoft Outlook Oppgaver og Kalender) . Husker du telefonsamtalen din medarbeider hadde med daglig leder i selskap A? Han ønsket at noen tok kontakt med ham om et par uker. Din medarbeider opprettet da en oppgave og knyttet oppgaven til deg. Når du ser på oppgaven, vil du også se notatene fra telefonsamtalen og annen informasjon knyttet til daglig leder eller selskap A.

Firmaer og Kontakter

Har du noen gang ønsket å se på historikken over din kommunikasjon med en kunde eller leverandør, slik som e-poster, telefonsamtaler, møtereferat og dokumenter? Du har kanskje også ønsket å være i stand til å se denne kommunikasjonen organisert på individuelle kontakter i firmaet. Tenk å raskt kunne søke gjennom all kommunikasjon med hver enkelt kontakt hos kunden.

Velkommen til eWay-CRM. Med vår firmamodul kan du ganske enkelt knytte e-post, journal, møtereferat og dokument til den enkelte kontakten og den samme e-post, journal, møtereferat og dokument vil være tilgjengelig i selskapets historikk også.

Hvordan følge salg og leveranser i eWay-CRM

Før du gjør eWay-CRM til din CRM, må du være i stand til å beskrive prosessene dine og for å gjøre det, må du starte med det grunnleggende. Så la oss se på noen felles kjennetegn ved alle virksomheter. I enhver bedrift, uansett forretningsområde, må du selge og levere. Som du allerede vet forsøker de fleste CRM-systemer å dekke begge prosessene. Problemet er at prosessene i systemet ikke alltid er nøyaktig lik de prosessene som du bruker, og det er ikke sikkert at du har muligheten til å tilpasse disse prosessene til bedriften. I eWay-CRM kan du tilpasse og utnytte systemet etter eget behov.

Salg

Vi samarbeider med et fremtredende advokatfirma i USA som spesialiserer seg på et unikt område av loven. Potensielle kunder er henvist til dette firmaet av andre advokater for å håndtere en bestemt type sak eller problemstilling. Dette advokatfirmas “salgsprosess” handler for de meste om telefonsamtaler, e-post og personlige møter. Gjennom denne salgsprosessen vil den potensielle kunden bli en faktisk kunde eller den vil lete andre steder.

I den andre enden av spekteret, arbeider vi med et selskap som leverer IT-løsninger. Salgsprosessen for denne virksomheten er annerledes:

      1. Salgsrepresentanten planlegger møte med den potensielle kunden.
      2. De møtes for å snake om kundens ønsker og krav.
      3. Etter møtet legger salgsrepresentanten all informasjonen fra møtet inn i eWay-CRM og lager et tilbud til kunden.
      4. Tilbudet sendes til kunden via e-post og lagres i eWay-CRM.
      5. eWay-CRM genererer automatisk en oppgave for å minne salgsrepresentanten på å følge opp kunden om noen dager.
      6. Forhandlingene vil foregå via telefon og e-post og vil kunne ta lang tid.
      7. Det blir inngått en kontrakt og bedriften kan begynne å levere produkter og tjenester.

eWay-CRM kan hjelpe begge typer bedrifter. Systemet er i stand til å dekke ulike behov. Når du skal forsøke å beskrive din salgsprosess så bør du tenke på at selv om alle bedrifter har en prosess for å konvertere salgsmuligheter til faktiske kunder, så må du bestemme om din bedrift vil ha nytte av å dele salgsprosessen i flere steg. Ved å opprette disse individuelle stegene, vil du ha muligheten til å:

1. Overvåke hvert steg i prosessen hos dine potensielle kunder for for å få en detaljert oversikt over din virksomhet.
2. Foreta konkrete, automatiske tiltak, for en bestemt salgsmulighet mens den beveger seg fra steg til steg.

Ligner din salgsprosess den for en advokat eller den for en IT-konsulent?

Leveranser

Når salget er gjort, må du levere. Leverer du en profesjonell tjeneste eller lager du kundetilpassede produkter? Eller leverer du kontorrekvisita?

Dersom levering av dine produkter eller tjenester kan beskrives med steg så vil du trolig arbeide med prosjektmodulen. I prosjektmodulen definerer du din unike arbeidsprosess ved å fange opp de tingene som må bli gjort for hvert steg i leveransen. Dine kolleger vil ha nytte av at visse handlinger skjer automatisk når du flytter prosjektet fra et steg til en annet. For eksempel kan det hende at du har behov for at en e-post blir sendt i begynnelsen av prosjektet for å la dine kolleger få vite om salget og hva som skal gjøres. I tillegg har du kanskje behov for å automatisk få generert og delegert en rekke oppgaver for samme steg i hver levering, slik at kollegene dine ikke hopper over et viktig steg i prosjektet. Selvfølgelig må vi ikke glemme e-post, kalenderoppføringer, notater fra møter og telefonsamtaler, og uventede oppgaver (les: små og store branner som du må slukke hver dag). All denne informasjonen vil bli assosiert med prosjektet slik at all informasjon om et prosjekt er tilgjengelig for alle dine kolleger til enhver tid.

 

La oss så si at du driver en jernvarehandel. Begrepet levering her beskriver det som foregår i skranken når du gir kunden en hammer i bytte for riktig mengde penger. Her vil det ikke være behov for et prosjektstyringsverktøy, men det kan ha vært betydelig innsats forbundet med å få hammeren fra distributør til hyllene og det kan være lurt å loggføre en rekke detaljer vedrørende salget. Dermed vil salgsmodulen i eWay-CRM kunne være riktig løsning.

Likeledes vil en vanlig entreprenør som kjøper en hammer ha behov for et CRM-system for å holde orden på selskapets leveranser av tjenester. Hvor mange hus som skal settes opp venter på fundamenter som skal ferdigstilles? Hvor mange hus venter på karmer? Hvor mange jobber innen elektro og VVS har forfalt? Denne type virksomhet krever konstant oppfølging av oppgaver og tidsfrister basert på interne og eksterne begrensninger, pålagt av långivere, kunder og leverandører.

Download Button NO

Har du spørsmål? Våre konsulenter har svarene!

Please leave this field empty.