Hvordan komme i gang med Oppgaver

Da eWay-CRM er et CRM-system for Microsoft Outlook, kan Oppgaver i eWay-CRM godtgjøre seg av Oppgaver i Outlook. Alt du visste om Outlook forblir det samme, men med eWay-CRM kan du gjøre mer. Du kan knytte oppgaver til prosjekter, salgsmuligheter eller firmaer og gjøre dem tilgjengelige for dine kolleger, samt dele notater og dokumenter med dem.

Du har tilgang til Oppgaver fra både Microsoft Outlook og eWay-CRM. Det kommer bare an på hvordan du vil se dem.

Oppgaver i Microsoft Outlook

Oppgaver i Microsoft Outlook gir deg fullstendig oversikt over oppgavene du ønsker å se. Det er din komplette To-Do liste.

For å se listen over alle dine oppgaver klikker du på Oppgaver nederst til venstre i Outlook. Du kan dobbelklikke på en oppgave for å se detaljer eller for å endre den. Listen viser alle oppgaver; også de som ikke er lagret i eWay-CRM (dine personlige).

how_tasks_01

Oppgaver i eWay-CRM

I eWay-CRM har du tilgang til oppgavelisten fra visningsvinduet til et prosjekt, en salgsmulighet, et firma etc. Der finner du alle oppgaver som tilhører alle kolleger som har noe med saken å gjøre.

how_tasks_02

Her finner du emne, dato for planlagt slutt, oppdragsgiver, problemløser m.m. Dobbelklikk på oppgaven for å åpne den.

Legg merke til at i eWay-CRM kan tilpasse oppgavelisten på forskjellige måter:

  • Velge og endre kolonner, sortering og størrelse.
  • Sortere, filtrere og gruppere elementer.
  • Endre listevisning etc.

Opprette ny oppgave i Microsoft Outlook

  1. Gå til oppgavemodulen i Microsoft Outlook nederst til venstre.
  2. Klikk på Ny oppgave oppe til venstre. Oppgavevinduet åpnes.
  3. Legg inn nødvendig informasjon; emne, planlagt sluttdato, …. For å lagre oppgaven i eWay-CRM må du velge overordnet element. Overordnet element inneholder en liste over firmaer, prosjekter, salgsmuligheter, kontakter, markedsføringskampanjer og oppgaver fra eWay-CRM. Oppgaven blir ikke lagret i eWay-CRM dersom du velger å ikke legge inn overordnet element. Den vil da kun finnes i Microsoft Outlook og ingen andre enn du kan se den.

    how_tasks_03

  4. Klikk Lagre og lukk så snart du har lagt inn all informasjon.

Opprette ny oppgave i eWay-CRM

  1. Åpne et prosjekt eller et firma (et element som du ønsker å knytte en oppgave til). Klikk Legg til relasjon med nytt element og velg Ny oppgave.

    how_tasks_04

  2. Legg inn nødvendig informasjon. Vær oppmerksom på at Overordnet element allerede er valgt og oppgaven dermed automatisk blir lagret i eWay-CRM. Oppgaven vil også være tilgjengelig i Microsoft Outlook.
  3. Klikk Lagre og lukk.

Alternativ for eksperter: Denne opsjonen er også tilgjengelig i kontekstmenyen. Høyreklikk i det blanke/hvite området, som vist nedenfor, for samme resultat.

how_tasks_05

 

Tilordne oppgaver

  1. Dersom du ønsker å delegere en oppgave så klikk på Tilordne oppgave i oppgavevinduet når du oppretter oppgaven.

    how_tasks_06

  2. Legg inn e-postadressen til saksbehandler. Denne adressen må være knyttet til en bruker i eWay-CRM. Da vet eWay-CRM hvem som skal være ny eier av oppgaven.
  3. Klikk Send. Dette avviker fra å opprette en oppgave kun for deg selv, hvor du kun trenger å klikke på Lagre og lukk. Med Lagre og send vil oppgaven ikke bli tilordnet.

Tips for eksperter #1: Pass på at du krysser av for Behold en oppdatert kopi av denne oppgaven i oppgavelisten. Du vil ikke få beskjed om at saken er endret (dato, fullført etc.) dersom du ikke gjør det.

how_tasks_07

Tips for eksperter #2: Det anbefales ikke å tilordne en oppgave til flere brukere samtidig. Synkroniseringsprosessen mellom eWay-CRM og Microsoft Outlook er ikke utviklet for det. En oppgave skal kun ha én saksbehandler.

Akseptere/Avslå tilordnet oppgave

Når noen sender deg en oppgave vil du motta en e-post med en oppgaveforespørsel. Denne vil du ønske å akseptere eller avslå; ikke slett den. Sletting av en oppgaveforespørsel kan føre til feil status på oppgaven.

  1. Aksepter / avslå oppgaven direkte i innboksen

    how_tasks_08
    eller ved å åpne oppgavevinduet (dobbelklikke på oppgaveforespørselen).

    how_tasks_09

  2. Når saksbehandler har akseptert eller avslått oppgaven blir en e-post automatisk sendt til avsender. Dersom saksbehandler har avslått oppgaven må avsender åpne e-posten og klikke Legg tilbake til Oppgavelisten.

Vær oppmerksom på at Microsoft Outlook har sin egen begrensning når man bruker IMAP protkollen.

Videresendte oppgaver kan ikke åpnes via IMAP.
Problemet oppstår når en tildelt oppgave blir sendt videre fra saksbehandler til en annen bruker, som da ikke kan åpne saken.

Begrensninger ved bruk av Microsoft Exchange med IMAP protokoll
Sende oppgaver mellom en MS Exchange-konto og en bruker med IMAP-konto fungerer ikke. Oppgaven leveres som en e-postmelding.

Synkronisering med Microsoft Outlook

Dersom det knyttes et overordnet element til en Outlook oppgave så vil oppgaven også lagres i eWay-CRM. Da spiller det ingen rolle om du arbeider med oppgaven fra Microsoft Outlook eller fra eWay-CRM. Alt synkroniseres automatisk.

Knytte Kommunikasjon / Dokumenter til eksisterende Oppgaver

Dersom du ønsker å dele kommunikasjon / dokumenter som tilhører en oppgave med dine kolleger:

  1. Åpne Oppgaven
  2. Langt nede på siden; klikk på fliken:
    1. Journal for å legge til et notat eller referat.
    2. Dokument for å legge til en fil.
  3. Klikk på Nytt element journal / Nytt element dokument på Oppgave-båndet.
  4. Legg inn informasjon.
  5. Lagre oppgaven.

Nå kan alle som åpner oppgaven se all kommunikasjon / dokumentasjon relatert til denne oppgaven.