Projekty – První kroky s eWay-CRM

Byznys je domluven a zakázka se rozjíždí. To je ten pravý čas, abyste zahájili projekt.

Krok 1 – Vytvořte si projekt

Jakmile budete mít své projekty v eWay-CRM, nikdy se v nich neztratíte. Vytvořte projekt, vyberte tým a naplánujte rozpočet.

  1. V liště eWay-CRM klikněte na Nový > Projekt.
    New Project
  2. Vyplňte všechny potřebné informace. Důrazně doporučujeme vyplnit tato pole: Odběratel, Kontaktní osobu a Planovaný konec.
    New Project - recommended fields
  3. Záznam uložte.
  4. Pokud chcete přidat do projektového týmu dalšího člena, klepněte na Upravit tým.
    Edit Team
  5. Vyberte své kolegy a klikněte na Další.
    Team profile creation
  6. Na následující kartě jim můžete přiřadit role. Nemusíte značit každého, ale ujistěte se, že jste označili Projektového manažera – to je člověk zodpovídající za projekt. Potvrďte OK.
    Role assignation

Outlook CRM Tip Tipy pro Vás:
Pracujete-li s modulem Příležitosti, nový projekt se Vám vytvoří automaticky, jakmile převedete příležitost na projekt.
Pokud jste obdrželi od svého zákazníka email, můžete si jej okamžitě převést na projekt. Stačí na něho kliknout pravým tlačítkem a dát Převést do eWay-CRM > Na projekt. Pro více informací se podívejte na tento článek „Jak vytvořit projekty z emailu“
.

Krok 2 – Plánování lidských zdrojů

Ujistěte se, že máte na projekt dostatečné kapacity. Zkontrolujte dostupnost jednotlivých členů týmu a podle toho ji naplánujte.

  1. Vraťte se zpět na seznam projektů. V eWay-CRM klepněte na Plán zdrojů.
    Resource plan
  2. Uvidíte seznam projektů spolu se členy týmu. V následujících sloupcích naleznete také seznam kalendářních týdnů.
    List of Calendar
  3. Klepněte na buňku projektu a zadejte každému zaměstnanci počet hodin na daný týden. Nelekejte se, když hodnoty zčervenají. To znamená, že je osoba přetížena. My ještě nemáme zadané jejich úvazky. To se naučíme v dalším emailu.
    Hours editing in list of calendar
  4. Pro urychlení procesu, můžete hodnoty zkopírovat – vložit.

Krok 3 – Vytvořte a přidělte úkoly

Pomocí modulu Úkoly můžete lidem zadávat práci a sledovat termíny. Tím budete udržovat své projekty stále aktuální.

  1. Klepněte na Vytvořit a vyberte Úkol.
    New Task
  2. Pokud byste chtěli přidělit úkol někomu jinému, klikněte na tlačítko Přiřadit úkol a vyplňte jeho/její emailovou adresu. Zmáčkněte Odeslat.
    Task assignation

Krok 4 – Ukládejte historii komunikace

Během realizace každého projektu komunikujete se svými klienty. Zapisujte si všechny důležité poznámky a přikládejte k zakázkám emaily. Vše pak budete mít kdykoliv po ruce.

Přikládání emailů

  1. Otevřete si email v Outlooku.
  2. V dolní části najdete pole Nadřazená položka. Vyberte projekt.
    Superior item
  3. Otevřete ji klepnutím na tlačítko se třemi tečkami a podívejte se. Najdete ho na záložce HUB či E-maily.

Outlook CRM TipTip pro Vás: Pro pečlivé ukládání odchozích emailů do eWay-CRM si přečtěte tento článek.

Zápis poznámek

  1. V eWay-CRM klepněte na kartu Vytvořit > Deník.
    New Journal
  2. Vyplňte Předmět, Typ a zapište si poznámky. V nadřazené položce vyberte projekt.
    Journal description
  3. Uložte a zavřete Deník.

Outlook CRM TipTip pro eWay-CRM Premium: Deník si můžete také vytvořit v eWay-CRM mobile. Pro více informací navštivte tento odkaz.

Krok 5 – Využívejte Docházku

Díky Docházce můžete vidět, kolik času lidé věnují danému projektu. Využijte ji tedy pro lepší plánování a tím budete mít svůj rozpočet pod plně kontrolou.

  1. Pro vyplnění Docházky, klikněte na Nový > Docházka.
  2. Vyberte Nadřazenou položku a vyplňte pole Předmět, Zahájení a Konec. Můžete změnit typ a do poznámek zadat stručný popis.
    New Timesheets
  3. Pokud klepnete na tlačítko Uložit a Nový, eWay-CRM Vám zobrazí novou docházku, takže lze reportovat další aktivitu.
  4. U konkrétního projektu najdete souhrnnou docházku pod tabulkou Docházka.
    Timesheets in Project

Outlook CRM TipTip pro Vás: Spolu s modulem Mzdy může eWay-CRM automaticky vypočítat náklady na projekt a výnosy z projektu udržet stále aktuální. Další informace naleznete zde.

Krok 6 – Aktualizujte stav projektu

Během realizace zakázky je vhodné průběžně měnit stav projektu. Díky tomu budete mít okamžitý přehled o aktuálním dění.

  1. Otevřete projekt
  2. Klepněte na zelený stav. Tento stav se změní na bílou barvu, abyste věděli, kam projekt chcete přenést.
    Update the project status
  3. Uložte a zavřete.
  4. Použijte seznam projektu, pro přehled všech zakázek a jejich aktuálních fází.
    Project stages

Potřebujete s něčím poradit? Rádi Vám pomůžeme.