Projekty – První kroky s eWay-CRM

Byznys je domluven a zakázka se rozjíždí. To je ten pravý čas, abyste zahájili projekt.

Krok 1 – Vytvořte si projekt

Jakmile budete mít své projekty v eWay-CRM, nikdy se v nich neztratíte. Vytvořte projekt, vyberte tým a naplánujte rozpočet.

  1. V liště eWay-CRM klikněte na Nový > Projekt.
    Nový projekt
  2. Vyplňte všechny potřebné informace. Důrazně doporučujeme vyplnit tato pole: Odběratel, Kontaktní osobu a Planovaný konec.
    Karta nového projektu
  3. Záznam uložte.
  4. Pokud chcete přidat do projektového týmu dalšího člena, klepněte na Upravit tým.
    Editace týmu
  5. Vyberte své kolegy a klikněte na Další.
    Výběr profilu
  6. Na následující kartě jim můžete přiřadit role. Nemusíte značit každého, ale ujistěte se, že jste označili Projektového manažera – to je člověk zodpovídající za projekt. Potvrďte OK.
    Přiřazení rolí

Outlook CRM Tip Tipy pro Vás:
Pracujete-li s modulem Příležitosti, nový projekt se Vám vytvoří automaticky, jakmile převedete příležitost na projekt.
Pokud jste obdrželi od svého zákazníka email, můžete si jej okamžitě převést na projekt. Stačí na něho kliknout pravým tlačítkem a dát Převést do eWay-CRM > Na projekt. Pro více informací se podívejte na tento článek „Jak vytvořit projekty z emailu“
.

Krok 2 – Plánování lidských zdrojů

Ujistěte se, že máte na projekt dostatečné kapacity. Zkontrolujte dostupnost jednotlivých členů týmu a podle toho zakázky naplánujte.

  1. Vraťte se zpět na seznam projektů. V eWay-CRM klepněte na Plán zdrojů.
    Plán zdrojů
  2. Uvidíte seznam projektů spolu se členy týmu. V následujících sloupcích naleznete také seznam kalendářních týdnů.
    Seznam týdnů
  3. Klepněte na buňku projektu a zadejte každému zaměstnanci počet hodin na daný týden. Nelekejte se, když hodnoty zčervenají. To znamená, že je osoba přetížena. Ještě nemáme zadané jejich úvazky. To se naučíme v dalším emailu.
    Úprava hodin
  4. Pro urychlení procesu, můžete hodnoty zkopírovat – vložit.

Krok 3 – Vytvořte a přidělte úkoly

Pomocí modulu Úkoly můžete lidem zadávat práci a sledovat termíny. Tím budete udržovat své projekty stále aktuální.

  1. Klepněte na Vytvořit a vyberte Úkol.
    Nový úkol
  2. Pokud byste chtěli přidělit úkol někomu jinému, klikněte na tlačítko Přiřadit Úkol a vyplňte jeho/její emailovou adresu. Zmáčkněte Odeslat.
    Přiřazení úkolu

Outlook CRM Tip Tip pro Vás: Dříve či později budete potřebovat přidat nové úkoly do stávajícího projektu. Netrapte se hledáním projektu. Stačí jen v Outlooku kliknout na tlačítko Přidat Nový > Úkol a propojit ho s projektem. Návod je zde.

Krok 4 – Ukládejte historii komunikace

Během realizace každého projektu komunikujete se svými klienty. Zapisujte si všechny důležité poznámky a přikládejte k zakázkám emaily. Vše pak budete mít kdykoliv po ruce.

Přikládání emailů

  1. Otevřete si email v Outlooku.
  2. V dolní části najdete pole Nadřazená položka. Vyberte projekt.
    Nadřazená položka
  3. Otevřete ji klepnutím na tlačítko se třemi tečkami a podívejte se. Najdete ho na záložce HUB či E-maily.

Outlook CRM TipTip pro Vás: Pro pečlivé ukládání odchozích emailů do eWay-CRM si přečtěte tento článek.

Zápis poznámek

  1. V eWay-CRM klepněte na kartu Vytvořit > Deník.
    Nový Deník
  2. Vyplňte Předmět, Typ a zapište si poznámky. V nadřazené položce vyberte projekt.
    Popis deníku
  3. Uložte a zavřete Deník.

Outlook CRM TipTip pro eWay-CRM Premium: Deník si můžete také vytvořit v eWay-CRM mobile. Pro více informací navštivte tento odkaz.

Krok 5 – Využívejte Docházku

Díky Docházce můžete vidět, kolik času lidé věnují danému projektu. Pojďme si vyplnit výkaz práce.

  1. Pro vyplnění Docházky, klikněte na Nový > Docházka.
  2. Vyberte Nadřazenou položku a vyplňte pole Předmět, Zahájení a Konec. Můžete změnit typ a do poznámek zadat stručný popis.
    Nová docházka
  3. Pokud klepnete na tlačítko Uložit a Nový, eWay-CRM Vám zobrazí novou docházku, takže lze reportovat další aktivitu.
  4. U konkrétního projektu najdete souhrnnou docházku pod záložkou Docházka.
    Docházka v projektu

Outlook CRM TipTip pro Vás: Spolu s modulem Mzdy může eWay-CRM automaticky vypočítat náklady na projekt a výnosy z projektu udržet stále aktuální. Další informace naleznete zde.

Krok 6 – Aktualizujte stav projektu

Během realizace zakázky je vhodné průběžně měnit stav projektu. Díky tomu budete mít okamžitý přehled o aktuálním dění.

  1. Otevřete projekt
  2. Klepněte na zelený stav. Tento stav se změní na bílou barvu, abyste věděli, kam projekt chcete přenést.
    Aktualizace projektu
  3. Uložte a zavřete.
  4. Použijte seznam projektu, pro přehled všech zakázek a jejich aktuálních fází.
    Přehled zakázek

Krok 7 – Vystavte fakturu

Vytvořte si faktury v eWay-CRM a propojte je s projekty. Předpřipravené šablony umožňují doklady ihned vytisknout.

  1. Otevřete projekt.
  2. Klikněte na Vytvořit a vyberte položku Doklad.
    Nový záznam do dokladu
  3. Změňte typ na Faktura vydaná a zadejte do Názvu krátký popisek.
    Type modification
  4. Do dokladu přidejte produkty / služby. Vyhledejte je podle Kódu nebo Názvu. Nastavte správné Množství, Ceníkovou cenu nebo aplikujte Slevu.
    záznam doklady
  5. Jakmile je faktura hotová, uložte ji.
  6. Klikněte na Exportovat do aplikace Word > Faktura. Otevře se šablona aplikace Microsoft Word s předdefinovanými daty. V nové verzi Microsoft Word můžete kliknout na Soubor > Sdílet > Poslat jako PDF. Nový email se zobrazí spolu s fakturou, připojenou ve formátu PDF. Email můžete odeslat.
    Sdílení souboru
  7. Pokud se vrátíte na stránku projektu, najdete záznam v HUBu nebo pod záložkou Doklady. Všimněte si, že cena projektu se změnila dle prodejní faktury.
    HUB

Outlook CRM TipTip pro Vás: Chcete-li přidat fakturu vydanou, stačí zvolit její správný typ v kroku (3). Faktura se objeví v dialogovém okně projektu, v části Skutečné náklady ostatní.

Outlook CRM TipTip pro eWay-CRM Premium: Podívejte se na projekt ve Vaši mobilní aplikaci. Všechny informace uvidíte v HUBu. Tímto způsobem získáte přístup ke svým datům i na cestách.

Potřebujete s něčím poradit? Rádi Vám pomůžeme.