Proč si vybrat CRM pro Outlook?
CRM pro Outlook je ideální volbou, pokud už pracujete v Outlooku a Microsoftu 365. Získáte historii komunikace se zákazníky, plánování úkolů i jasně danou odpovědnost za další kroky na jednom místě.
Protože CRM selhává, když přidělává práci navíc
První dny obvykle vypadají slibně. Lidé přidávají kontakty, aktualizují obchodní příležitosti a vyplňují potřebná pole.
Pak se ale přihlásí každodenní provoz. Zákazník zavolá ve chvíli, kdy se někdo přesouvá mezi schůzkami. Nabídka se změní po krátké e-mailové konverzaci. Obchodník odpoví z telefonu.
Projektový manažer mezitím řeší jiný úkol.
A tak si řekne:
„Doplním to později.“
Jenže právě tohle „později“ je moment, kdy se data do CRM často už nikdy nedostanou.
Proto musí být používání CRM praktické. Pokud aktualizace zákaznických informací působí jako zbytečná práce navíc, tým ji postupně přestane dělat. Lidé mají plné ruce práce a svůj čas si přirozeně chrání.
Dobře nastavené CRM zapadá do procesů, které lidé už dnes používají.
Když dorazí e-mail od zákazníka, mělo by být snadné zaznamenat další krok. Když kolega potřebuje souvislosti, neměl by je složitě dohledávat po celé firmě.
Právě tady začíná skutečné příjetí CRM týmem, který pracuje v Outlooku.
Ne zdlouhavými školeními ani dokonalým plánem, ale procesem, který lze dodržovat i během rušného úterního odpoledne.
Protože práce se zákazníky začíná v doručené poště
Většina vztahů se zákazníky začíná zprávou.
Potenciální zákazník požádá o cenu. Stávající zákazník nahlásí problém. Dodavatel potvrdí termín dodání. Kolega přepošle e-mail se zkratkou „FYI“, ve kterém jsou ukryté tři důležité informace.
Zpočátku se zdá, že se to dá zvládnout. Každý má svou doručenou poštu, složky a vyhledávání.
Pak se ale tým rozroste. Se stejným zákazníkem komunikuje více lidí, e-maily se přeposílají a přibývají přílohy. Najednou je kompletní příběh zákazníka rozdělený mezi pět lidí.
V této chvíli začíná být samotný Outlook příliš omezený.
Doručená pošta zůstává místem, kde probíhá komunikace. A to je v pořádku. Problém nastává, když historie zákazníka zůstává skrytá v osobní schránce.
Firma potřebuje znát souvislosti:
Kdo je zákazník?
Na co se ptal?
Kdo odpovídá za další krok?
Ke které společnosti, obchodní příležitosti nebo projektu komunikace patří?
Pokud jsou tyto informace propojené, lidé tráví méně času hledáním a více času péčí o zákazníka.
Kvalitní správa kontaktů zpřehlední vztahy všem, kdo s nimi potřebují pracovat.
Protože oddělené systémy způsobují každý den drobné problémy
Samostatné nástroje nerozbijí celý firemní pracovní proces. Na druhou stranu ale způsobují celou řadu drobných zdržení.
Otevřít další kartu. Najít zákazníka. Zkopírovat e-mail. Přidat poznámku. Vytvořit úkol. Aktualizovat tabulku.
Každý takový krok je tak malý, že ho lze snadno přehlédnout. A právě v tom je problém.
Když je pracovní den nabitý, lidé drobné kroky vynechávají. Jedna chybějící poznámka ničemu neublíží. Několik zapomenutých následných úkolů už začíná vadit. Po několika měsících se vedení ptá, proč údaje v CRM neodpovídají realitě.
Obchodní tým zná jednu verzi příběhu. Realizační tým má jinou. A zákazník třetí.
Vedení dostane report a ví, že v něm něco chybí.
To vše je důsledkem každodenního pracovního postupu, který vytváří zbytečné překážky.
Pokud práce se zákazníky probíhá v Outlooku a Microsoft 365, ale CRM je úplně oddělený systém, tým bude mít problém udržet přehled.
Protože historie zákazníků nepatří do soukromých schránek
Osobní e-mailová schránka je pro firemní informace rizikovým místem.
Funguje to, dokud se o stejného zákazníka pokaždé stará tentýž člověk. Jenže takhle jednoduché to bohužel není.
Lidé odjíždějí na dovolenou. Obchodníci odcházejí z firmy. Projekty přecházejí do realizace. Zákazníci se vracejí po půl roce. Manažeři potřebují před schůzkou zkontrolovat obchodní výsledky.
Pokud je historie komunikace uložená v jedné schránce, celý tým závisí na jediném člověku.
Všichni známe obvyklé otázky:
„Můžeš mi přeposlat poslední e-mail?“
„Pamatuješ si, na co se ptali?“
„Byla u toho nějaká příloha?“
„Kdo jim slíbil slevu?“
„Odpověděl jim už někdo?“
Takové interní pátrání stojí čas. Zároveň může firma před zákazníkem působit neorganizovaně.
Informace o zákaznících musí patřit celé firmě. Bez výjimky.
E-maily, poznámky, hovory, schůzky, dokumenty, úkoly i slíbené závazky by měly být sdílené v rámci jedné karty zákazníka. Kolegové musí být schopni zjistit, co se dělo, aniž by se nejprve ptali tří dalších lidí.
To je důležité zejména pro vedení, obchod a provozní pracovníky. Často se z nich stává neoficiální paměť celé společnosti. Všichni se jich ptají, kde co najdou, a očekávají, že budou vědět, co chybí.
Přehledná historie zákazníka v CRM z těchto lidí sejme zbytečný tlak.
Protože úkoly potřebují termín a odpovědnou osobu
Právě u následných úkolů se slibně rozběhnuté konverzace nenápadně ztrácejí.
Potenciální zákazník požádá o cenovou nabídku. Někdo řekne: „Pošlu ji zítra.“
Zákazník chce zavolat zpět. Poznámka ale zůstane jen v zápisu ze schůzky.
Dodavatel potřebuje potvrzení. Jeho e-mail zůstane nepřečtený.
Detail projektu čeká na schválení. Nikdo přesně neví, kdo za něj odpovídá.
V danou chvíli nic z toho nepůsobí urgentně. Dokud zákazník nezavolá znovu.
Dobře nastavená práce s úkoly je jednoduchá. Každý potřebuje tři věci:
Co je potřeba udělat
Kdo za to odpovídá
Dokdy to má být hotové
Zní to samozřejmě. Jakmile se ale práce rozdělí mezi e-mailové schránky, kalendáře, poznámkové bloky, tabulky a osobní seznamy úkolů, systém se rychle rozpadá.
Výhodou CRM v Outlooku není to, že by z lidí zázračně udělalo lepší organizátory. Poskytuje jim místo, kde lze jasně evidovat odpovědnost.
Obchodníci vidí, které příležitosti vyžadují pozornost. Manažeři snadno odhalí obchody, které se neposouvají. Provozní tým zkontroluje, co čeká na vyřízení.
Ve vedení obchodu často právě tohle dělá rozdíl mezi větou „měli jsme dobrý hovor“ a „posunuli jsme obchod dál“.
Protože sliby obchodníků musí znát i realizační tým
Obchodní a realizační týmy často pracují se stejným zákazníkem. Ne vždy však mají stejné informace.
Obchodníci vědí, co se projednávalo. Realizační tým ví, co je potřeba udělat. Podpora se dozvídá, co nefunguje. Vedení potřebuje vědět, zda je zákazník spokojený.
Pokud tyto týmy pracují s oddělenými poznámkami a e-mailovými vlákny, předávání zakázek se stává nespolehlivým.
Začnou si klást otázky, na které by už dávno měly znát odpověď:
„Co přesně obchodní tým slíbil?“
„Bylo to zahrnuté v ceně?“
„Kdo schválil termín?“
„Kde je nejnovější verze souboru?“
Zákazník si toho všimne. Nezajímá ho, jaký systém používáte. Zajímá ho, zda si vaše firma pamatuje, co mu slíbila.
Kvalitní CRM řešení v Outlooku udržuje obchodní a realizační týmy ve spojení.
První e-mail, obchodní příležitost, projekt, úkoly, poznámky a dokumenty společně tvoří jeden ucelený příběh.
To je důležité pro výrobní podniky, IT společnosti, stavební firmy i všechny další organizace, ve kterých uzavřením obchodu práce teprve začíná.
Pokud po dokončení prodeje řídíte také realizaci, měla by být správa projektů propojená také s historií komunikace se zákazníkem.
Protože zavedení CRM má začít jednoduše
Praktické a cílené zavedení CRM nemusí hned od začátku zahrnovat úplně všechno.
Praktické a cílené zavedení CRM nemusí hned od začátku zahrnovat úplně všechno.
Uspořádat kontakty a společnosti
Usnadnit vyhledávání komunikace
Jasně určit odpovědné osoby
Teprve potom přicházejí na řadu obchodní příležitosti, projekty, workflow, reporty, automatizace a AI agenti.
Na papíře možná tento přístup nevypadá tak působivě. V reálném firemním provozu ale funguje lépe.
Lidé musí od začátku cítit, že jim systém pomáhá. Pokud je jejich první zkušeností dlouhé nastavování, příliš mnoho povinných polí a seznam složitých pravidel, budou CRM vnímat jako domácí úkol.
Nechte tým pracovat na jednom užitečném místě, které už dobře zná, tedy v Outlooku. A rozšiřte ho pomocí eWay-CRM.
Zapněte automatické ukládání e-mailů. Umožněte snadné vytvoření dalšího úkolu přímo z e-mailu.
Jakmile lidé začnou procesu důvěřovat, můžete postupně přidávat další strukturu.
Právě tak se z CRM stane každodenní návyk, nikoliv další projekt, který začal slibně a po několika týdnech vyšuměl.
Kdy dává propojení Outlooku a CRM smysl?
Smysl dává společnostem, které Outlook a Microsoft 365 používají každý den.
Hodí se zejména tehdy, když:
Většina komunikace se zákazníky probíhá e-mailem
Se stejným zákazníkem pracuje více lidí
Kontakty jsou roztříštěné v osobních schránkách
Následné úkoly lze snadno přehlédnout
Obchodní a realizační týmy potřebují plynulejší předávání zakázek
Manažeři se musí opakovaně ptát na aktuální stav
Historie zákazníka se obtížně dohledává
Tým potřebuje jasnější strukturu, ale nechce používat těžkopádný a oddělený systém
Pokud váš tým začíná den v Outlooku, odpovídá v něm zákazníkům a plánuje tam schůzky, mělo by CRM zůstat součástí stejného pracovního prostředí.
Lidé přirozeně používají nástroje, které znají a mají po ruce.
Podívejte se, jak eWay-CRM funguje v praxi
eWay-CRM je určeno firmám, které používají Microsoft 365 a Outlook. Pomáhá uspořádat práci tak, aby byla přehledná, dostupná a probíhala ve známém prostředí.
Chcete-li si tento přístup prohlédnout z pohledu produktu, pokračujte na stránku -> CRM pro Outlook.
Nebo použijte tlačítko níže a během několika minut začněte zdarma.
