Brilon

Případová studie k eWay-CRM

Profil klienta

Brilon a. s. je moderní, dynamicky se rozvíjející společnost, která systematicky přináší na český a slovenský trh nové technologie v oboru technického zařízení budov – kondenzační kotle, tepelná čerpadla, systémy odvodů spalin, solární kolektory, atp.

www.brilon.cz

Brilon

Cíle

  1. Sdílená databáze společností a kontaktů
    1. Synchronizovaná obousměrně s účetním software Pohoda
    2. S kategorizací kontaktů a společnosti pro účely marketingu
  2. Plánování a evidence schůzek a telefonátů
    1. Plánování schůzek přímo do kalendáře Outlooku a synchronizace s mobilním telefonem
    2. Tvorba zápisů z jednání
    3. Evidence důležitých telefonních hovorů
  3. Ukládání e-mailů z Outlooku ke kontaktům a společnostem
  4. Tvorba nabídek
    1. Možnost tvorby nabídek v terénu dle aktuálního ceníku, spravovaného v Pohodě
    2. Tisk nabídek do předdefinované šablony
  5. Faktury a pohledávky
    1. Možnost vidět na kartě společnosti přehled fakturace danému klientovi
    2. Automatické počítání pohledávek

Situace před implementací eWay-CRM

  • Ve společnosti byl od roku 1998 zaveden webový CRM systém. Uživatelé si na systém zvykli a používali ho rádi, protože byl psaný na míru. Dodavatel však nebyl schopen systém nadále rozvíjet. Absence offline provozu začínala představovat stále větší problém.
  • Obchodní zástupci používali Microsoft Outlook pro evidenci pošty. E-maily byly přepisovány do CRM systému.
  • Obchodní zástupci měli mobilní telefony BlackBerry synchronizované s Microsoft Outlookem. V terénu měli své kalendáře, které však nebyly viditelné pro obchodní ředitelku.
  • Kompletní seznam zásob včetně ceníků byl evidován v Pohodě.

Implementace eWay-CRM

    • Zajímavý oříšek představovala migrace dat a nakolik bylo třeba sloučit databázi současného CRM systému s daty z Pohody. Operace se neobešla bez důsledného čištění a přípravy na straně klienta.
      • Data ze CRM systému byla exportována do Excelových tabulek, které byly převedeny do eWay-CRM.
      • Synchronizační můstek, který se stará o výměnu dat mezi eWay-CRM a Pohodou, následně zaktualizoval firmy na základě párování dle IČ a adresy.
    • Klíčovou fází se stalo proškolování uživatelů. Etapa byla kritická, protože uživatelé byli příliš zvyklí na předchozí systém. Správným krok se ukázala opakovaná školení v postupně se zvyšujících intervalech. Velkou roli sehrála i jasná vize vedení a důsledná kontrola správného využívání. K tomu účelu byly připraveny reporty na míru.
    • Využitím synergického efektu eWay-CRM a Microsoft Exchange byly rovněž vyřešeny požadavky na sdílené kalendáře, párování schůzek s klienty a jejich vykazování.
    • Synchronizační můstek s Pohodou se postaral o
      • Pravidelnou aktualizaci společností mezi eWay-CRM a Pohodou.
      • Synchronizaci faktur z Pohody do eWay-CRM a zobrazení jejich seznamu na kartě klienta.
      • Synchronizaci ceníků do eWay-CRM. Za pomoci nabídkového modulu eWay-CRM bylo možné tvořit nabídky bez online spojení.
    • Nabídky se exportují do předdefinované šablony, která byla zhotovena na zakázku.

3 roky od implementace

eWay-CRM je ve společnosti Brilon, a.s. používána intenzivně každý den. Obchodníci si osvojili plánování a vykazování schůzek, evidenci telefonů a přikládání e-mailů. Díky tomu, že uměli dříve pracovat s Microsoft Outlookem, byly některé činnosti zavedeny poměrně rychle.

Obchodní ředitelka má úplný přehled o aktivitě obchodních zástupců, naplánovaných a vykázaných schůzkách či datu posledního kontaktu s klientem.

Synchronizace s Pohodou každých 30 minut stahuje aktuální data, tzn. ceníky a faktury jsou v eWay-CRM vždy čerstvé. Navíc jsou data k dispozici i bez internetu. Povedlo se doladit šablonu nabídky a obchodníci tak mohou vyrobit dokument pro klienta během 10 min na parkovišti, zatímco čekají na další schůzku.

 

Pro zavedení systému eWay–CRM jsme se rozhodli v roce 2010. Zavedení bylo velmi pracné hlavně pro to, že jsme převáděli data z databáze vedené od roku 1993.

Původní systém CRM byl tím pádem roky „zaneřáděn“ a nejpracnější bylo vybrat a převést zdravé jádro. Proč jsme začali používat systém eWay–CRM je, že tento systém je schopen využít, propojit data s naším informačně účetním systémem Pohoda a na druhé straně využívat všech funkcionalit Microsoft Outlook. V systému eWay–CRM sledujeme a evidujeme především nabídky pohledávky a samozřejmě plánujeme práci obchodních zástupců, včetně evidence jejich výsledků.

Ing. Dana Nečásková, Obchodní ředitelka

Dana Nečásková

Řešíte ve firmě podobné výzvy? Napište nám, rádi pomůžeme.