Jak GlobalSec řídí tisíce zakázek měsíčně v eWay‑CRM
Společnost GlobalSec se dlouhodobě zaměřuje na zabezpečení vozidel a související služby. Jejím hlavním produktem je komplexní řešení pro monitoring a ochranu automobilů – od instalace hardwarových jednotek přes správu dat až po mobilní aplikaci pro koncové uživatele. Firma působí především v Česku, na Slovensku a v Polsku a drtivou většinu její klientely tvoří koncoví zákazníci, případně menší flotily vozidel.
S růstem počtu zákazníků a zakázek se postupně zvyšovaly nároky na interní organizaci práce. Klíčovým nástrojem, který dnes drží celý provoz pohromadě, je eWay‑CRM.
Když už papír a tabulky nestačí
Impulzem k zavedení CRM byla příjemná starost – objednávek přibývalo a jejich zpracování se postupně stávalo obtížně udržitelné bez centralizovaného řešení.
„Jakmile jsme začali mít každý měsíc víc a víc zákazníků, bylo jasné, že papírová evidence už není cesta,“ popisuje situaci manažerka zákaznického servisu Denisa Čoriová, která se na nastavování CRM podílela od samého začátku.
Cílem zavedení CRM systému nebylo řídit obchodní aktivity, ale zvládnout každý jednotlivý případ bez chyb a ztráty informací. GlobalSec má totiž externí partnery, od kterých přichází připravené objednávky. Pro firmu je proto zásadní to, co následuje potom – samotná realizace zakázky, instalace zařízení, komunikace se zákazníkem a následná péče.
CRM jako provozní páteř firmy
Dnes funguje eWay‑CRM v GlobalSecu jako centrální provozní systém, přes který projdou prakticky všechny zakázky. Každá objednávka se v CRM zakládá jako samostatný projekt a následně prochází přesně definovaným procesem.
Workflow projektu má v současnosti 19 kroků, od přijetí objednávky až po dokončenou instalaci, napojení zákazníka na interní systémy a zahájení fakturace. Jednotlivé kroky odpovídají reálným stavům, kterými zakázka během své životnosti prochází.
Důležitou roli zde hrají povinná pole a kontrola návazností. Uživatel se jednoduše nemůže posunout dál, pokud nejsou vyplněné všechny potřebné informace. Díky tomu systém funguje jako pojistka proti chybám a opomenutím.
„Ta logika je nastavená tak, že vás to prostě nepustí dál. Když něco chybí, hned to vidíte a víte, co je potřeba doplnit,“ vysvětluje manažer technické podpory David Zalabák.
Procesní jistota místo improvizace
Detailně nastavené workflow je výsledkem dlouhodobého ladění. Firma si od začátku kreslila skutečný průběh zakázky krok za krokem a postupně systém upravovala podle praxe.
Výsledkem je proces, který:
- sjednocuje práci více oddělení,
- minimalizuje závislost na jednotlivcích,
- výrazně snižuje riziko chyb při vysokém objemu zakázek.
Každá změna v projektu je navíc zaznamenaná v historii, takže je kdykoliv dohledatelné, kdo a kdy daný krok provedl. To usnadňuje nejen interní kontrolu, ale i řešení nestandardních situací.
Jeden zdroj pravdy pro zákazníky i dokumenty
Vedle samotného workflow se eWay‑CRM stala i centrálním úložištěm informací o zákaznících. V systému je dostupná kompletní historie – od aktivních smluv až po případy, které byly ukončeny třeba před několika lety.
Součástí každého projektu je navíc veškerá dokumentace:
- objednávky,
- smlouvy,
- montážní protokoly,
- reklamační podklady,
- e-mailová komunikace.
Díky automatickému ukládání e-mailů z Outlooku mají pracovníci kdykoliv k dispozici kompletní přehled komunikace se zákazníkem – bez přeposílání nebo složitého dohledávání v inboxech.
eWay‑CRM v tomto ohledu funguje jako digitální archiv, ve kterém má každý projekt své pevné místo.
Jeden zdroj pravdy pro zákazníky i dokumenty
GlobalSec pracuje s velkým objemem objednávek – často jde o stovky až tisíce měsíčně. Klíčovým nástrojem pro zvládnutí této zátěže jsou pokročilé filtry a vlastní pohledy.
Každý uživatel si v CRM nastavuje pohledy podle své role:
- operátorky zákaznického servisu,
- pracovníci plánující instalace,
- administrativní a fakturační role,
- vedení firmy.
Typickým příkladem z praxe je plánování práce techniků. Operátoři si během pár kroků vyfiltrují zákazníky podle regionu, stavu zakázky nebo typu problému – například klienty, kteří nedorazili na domluvený termín instalace. Nemusí se přehrabovat v tisících záznamů, ale pracují jen s aktuálními položkami.
„To, že si každý může vyfiltrovat přesně to, co v danou chvíli potřebuje, nám šetří obrovské množství času,“ shrnuje Denisa Čoriová.
Spolupráce napříč zeměmi i rolemi
Firma zajišťuje instalace a servis napříč Českem, Slovenskem i Polskem. Zaměstnanci i spolupracovníci jsou geograficky rozprostření, proto velmi oceňují, že mají v eWay‑CRM vždy aktuální data.
Jakákoliv změna v projektu je po synchronizaci během krátké chvíle viditelná pro celý tým. To umožňuje rychlé reakce – ať už jde o technický problém, změnu termínu instalace nebo dotaz zákazníka během víkendu.
eWay‑CRM zde nezastupuje samotnou komunikaci, ale vytváří společnou informační základnu, na kterou se může tým kdykoliv spolehnout.
CRM, které skutečně slouží provozu
GlobalSec používá eWay‑CRM integrované s Outlookem už řadu let a postupně si ho přizpůsobila vlastním procesům. Dnes není CRM „další systém navíc“, ale praktický nástroj, bez kterého by byl každodenní provoz nepředstavitelný.
Pomáhá firmě:
- udržet přehled i při vysokém objemu zakázek,
- zajistit procesní jistotu a kontinuitu,
- šetřit čas zaměstnancům napříč rolemi,
- pracovat se zákazníky dlouhodobě a systematicky.
A právě v tom spočívá jeho hlavní přínos – v tiché, ale spolehlivé podpoře každodenní práce.
Hledáte totéž? Vyzkoušejte!
Stiskněte tlačítko a stáhněte si eWay-CRM zdarma.
Nebo si sjednejte s námi schůzku.
Vše si spolu projdeme.
