Jak EDISS využívá eWay‑CRM k řízení obchodu, projektů i fakturace

EDISS je česká technologická společnost specializující se na EDI (Electronic Data Interchange) — automatizovanou elektronickou výměnu obchodních dat mezi dodavateli, maloobchodními řetězci a výrobními podniky. Firma zajišťuje kompletní datový tok mezi různými systémy, převádí formáty, hlídá bezpečnost přenosu a pomáhá sjednocovat komunikaci v rámci celého dodavatelského řetězce.
Aby dokázali udržet vysokou úroveň služeb i rostoucí počet projektů, hledali v EDISSu profesionální CRM řešení, které by nahradilo původní Business Contact Manager (BCM) od Microsoftu. Jeho funkční limity, licenční nejistoty a omezené možnosti rozvoje už firmě nedostačovaly.

Klíčové funkce:

Příležitosti

Projekty

Kontakty

Automatický import e-mailů

Vlastní řešení přestávalo stačit

Firma Esonic se dlouhou dobu opírala o interně vyvinutý CRM systém. Jak firma rostla a projektů přibývalo, začal být tento nástroj nedostačující. Chyběla automatizace, přehled nad procesy, řízení oprávnění i návaznost na další systémy.

Systém nebyl připraven na komplexní obchodní model, ve kterém Esonic kombinuje projekty různých velikostí – od menších rozšíření existujících linek až po výstavbu zcela nových provozů.

S narůstajícím počtem projektů začalo být zřejmé, že firma potřebuje robustnější CRM, které bude reflektovat realitu každodenní operativy, podpoří škálování obchodních procesů, a umožní pokročilé úpravy na míru.

Proč EDISS zvolil eWay‑CRM

Celým procesem výběru vhodného CRM systému, jeho implementace i každodenní praxe, nás provedl pan Soustružník, který je klíčový uživatel eWay-CRM a Business Development Manager společnosti. Byť si, jak sám říká, „na pozice nehrají“.
A je to právě lidský a nestrojený přístup, který se stal pro EDISS jedním z argumentů pro výběr eWay-CRM. Co dalšího hrálo roli?
 

1. Lokální podpora a partnerství

Jako technologická firma si EDISS zakládá na rychlé, dostupné a kompetentní podpoře.

„Líbilo se nám, že eWay‑CRM má lokální podporu. Chtěli jsme partnera, se kterým můžeme řešit věci přímo, ne anonymní globální systém,“ doplňuje pan Soustružník.
 

2. Výhodná cena a jednoduchý přechod z BCM

Firma porovnávala několik řešení, ale primárně hledala CRM, které bude pro menší tým finančně rozumné.

„Vybírali jsme i podle ceny. eWay‑CRM pro nás byla jasná volba — nebylo to drahé a nabízelo vše, co jsme potřebovali,“ říká pan Soustružník.

Součástí rozhodnutí byla také hladká asistovaná migrace dat z Business Contact Manageru. Na tu se eWay‑CRM dodnes specializuje, díky vlně těchto migrací, která přišla po konci podpory BCM v roce 2017.
 

3. Přirozená návaznost na Outlook a jednoduchost pro uživatele

Protože tým EDISS dlouhodobě pracuje v Outlooku a sdílí v něm kalendáře, byla integrace CRM do tohoto prostředí velkou výhodou.
 

 

Implementace a adaptace: jednoduché přijetí napříč týmem

EDISS má minimální fluktuaci a stabilní tým — většina uživatelů tedy systém přebírala společně.

„I kolegové, kteří jsou spíše rezistentní k novým nástrojům, si na eWay‑CRM zvykli rychle. Díky jasné komunikaci uvnitř firmy byla adopce jednoduchá,“ popisuje pan Soustružník.

Implementace zahrnovala pár drobných úprav — zejména zjednodušení workflow, přidání několika políček a atypické využití modulu Deník jako databanky produktů. Klíčové ale bylo něco jiného: tým EDISS začal CRM přirozeně používat jako centrální nástroj pro obchod a projekty.

Jak EDISS používá eWay‑CRM v praxi

1. Obchodní proces od e‑mailu až po projekt

Každá nová poptávka přichází nejčastěji e‑mailem. Z něj se v eWay‑CRM snadno vytvoří všechny potřebné záznamy — společnost, kontakt i samotná obchodní příležitost.

Důležité je, že systém během pár vteřin sjednotí informace, takže obchodníci pracují s kompletní historií komunikace a mají všechny podklady na jednom místě (včetně smluvní dokumentace s klienty).

Jakmile je obchod uzavřený, lze z něj jedním krokem založit projekt a předat ho technickému týmu. Celý proces tak plynule navazuje a nikdo nemusí nic opisovat ani dohledávat v různých nástrojích.
 

2. Projektové řízení a fakturace

Ve fázi projektu eWay‑CRM slouží nejen technikům, ale také účetnímu týmu, který zde:

• sleduje docházku konzultantů,
• vidí, kdy je projekt připraven k fakturaci,
• hlídá průběžnou i jednorázovou fakturaci,
• ukládá dokumenty (smlouvy, nabídky, faktury) přímo k projektu.

Systém se tak stal i praktickým dokumentovým archivem.
 

3. Rychlá orientace v terénu

Díky webovému rozhraní jsou všechny informace přehledně k dispozici i na tabletu třeba během cesty vlakem.

„Někteří kolegové nyní dávají primárně přednost webovému rozhraní.“

Důležité je, že mají na webu k dispozici stejný rozsah funkcí a záleží na osobní preferenci nebo daném kontextu jaké rozhraní použijí. A skutečnou třešničkou je mobilní aplikace, ze které můžete vytáčet hovory a také automaticky pozná volajícího při příchozím hovoru bez nutnosti kontakty složitě přenášet do vnitřní paměti telefonu.
 

Klíčový přínos: plynulá spolupráce

Jedním z největších přínosů je plynulá práce týmu, který není fyzicky pohromadě. Tým EDISS se neschází moc často fyzicky, jelikož jeho členové jsou rozprostření po republice. Většinu věcí tak potřebují řešit online.

eWay‑CRM v tomto prostředí funguje jako společná informační základna. Nejde o náhradu komunikace, ale o to, že informace není potřeba přepisovat mezi různými nástroji, přeposílat e‑mailem.

„Sdílení je pro nás klíčové. Interně už neputují e‑maily – vše se dá dohledat v jednom systému,“ dodává pan Soustružník.

Nejvíce je to znát na manažerské úrovni, kde se díky tomu výrazně zjednodušuje každodenní agenda. Pan Soustružník oceňuje přehled o své práci — vidí, co je rozpracované, co ho čeká a co má prioritu, což mu umožňuje efektivně řídit vlastní čas.
 

 

CRM s reálným přínosem, ne jen další systém navíc

EDISS zavedl eWay‑CRM ne proto, aby „měl CRM“, ale aby měl funkční nástroj, který skutečně slouží lidem v týmu. V jejich prostředí, kde každý projekt začíná obchodní příležitostí a končí fakturací, je důležité, aby data nezůstávala v šablonách, tabulkách a e‑mailech, ale aby se proměnila v praktické informace, se kterými lze pracovat.

A přesně to se stalo.

Dříve by podobná organizace znamenala přeposílání e‑mailů, složité dohledávání souborů nebo závislost na jednotlivcích.

Dnes má firma jedno místo, kde mají obchodníci jasno v příležitostech a follow-upech. Technici vidí podklady k projektům. Účetní tým získává přesné informace o docházce a fakturaci. A management má k dispozici konzistentní historii zákazníků.