Outlook CRM Background

Článek 20, GDPR specifikuje právo subjektu na přenositelnost údajů, jež správci poskytl. A to ve strukturovaném a běžně používaném a strojově čitelném formátu. Pro tyto účely použijeme Microsoft Excel.

Evidence přijetí žádosti od klienta (subjektu)

Zaslané e-mailem

  1. Dvojklikem otevřete e-mail.
  2. V horním panelu nástrojů klikněte na tlačítko GDPR relevantní. Tímto dojde k uložení e-mailu do eWay-CRM, jako byste to dělali skrze tlačítko Uložit do eWay-CRM.

GDPR relevantní

  1. Jakmile se Vám otevře hláška, zda chcete e-mail otevřít, klikněte na Ano.

Potvrzovací dialog

  1. Přesvědčte se, zda je e-mail správně svázaný s kontaktem (popř. příležitostí či společností) a žádost nepřišla např. z adresy, kterou ještě v eWay-CRM nemáte.

Záložka Kontakty na e-mailu

  • Pokud e-mail nemá vazbu na kontakt, stiskněte tlačítko Připojit > Kontakt a vyberte danou osobu.

Připojit kontakt

  • Pokud samozřejmě chcete mít e-mail navázaný na příležitost či společnost, postupujte obdobně.
  1. Klikněte na Ulož a zavři.

Ulož a zavři e-mail

Zaslané písemně / telefonicky / jinak

  1. Najděte si kontakt (popř. příležitosti či společnost), který žádost podal.

Okno kontaktu

  1. Skrz tlačítko Vytvořit > Deník nebo Vytvořit > Dokument vytvořte novou položku. Dokumenty používáme v případě, že máme sken žádosti. Deník v případě, že jsme žádost obdrželi ústně.

Vytvořit deník nebo dokument z kontaktu

  1. Vyplňte podrobnosti žádosti, resp. přiložte naskenovaný dokument.

Deník záznamu

  1. Stiskněte tlačítko GDPR relevantní. To nám později umožní lepší identifikaci žádosti.

GDPR relevantní

  1. Klikněte na Ulož a zavři.

Ulož a zavři deník

Provedení opravy

  1. V seznamu kontaktů (popř. příležitostí či společností) klikněte na tlačítko Uživatelské pohledy a vyberte volbu Všechny sloupce.

Nastavit pohled Všechny sloupce

  1. Skrz rychlé hledání si najděte daný subjekt.

Vyhledat záznam

  1. Klikněte na něj pravým tlačítkem a vyberte Exportovat seznam > Položky do Microsoft Excel. Vyexportují se Vám vždy všechny viditelné položky v seznamu. Proto se před exportem přesvědčte, že máte viditelný opravdu jen hledaný subjekt.

Exportovat do Excelu

  1. Na dotaz, zda chcete soubor otevřít, klikněte Ano.

Potvrzení exportu

  1. Projděte soubor a popř. odmažte sloupce, které nesplňují povahu tohoto práva subjektu.

Exportovaná položka

  1. Soubor uložte.

Evidence odpovědi klientovi (subjektu) o vyřízení žádosti

Odpověď budeme v tomto případě posílat e-mailem (buď jako přílohu nebo ve formě hypertextového odkazu na stažení souboru).

Mám aktivní funkci pro automatické sledování odchozí pošty

  1. Sestavte e-mail a stiskněte tlačítko Poslat.

Odeslat e-mail

  1. Objeví se dialog s dotazem, zda chcete e-mail přiložit do eWay-CRM.

Dialog uložení e-mailu

  1. Zaškrtněte pole GDPR relevantní.

GDPR relevantní

  1. Můžete vybrat Nadřazenou položku.

Vybrat nadřazenou položku

  1. Stiskněte tlačítko OK.

Nemám aktivní funkci pro automatické sledování odchozí pošty

  1. Dvojklikem otevřete e-mail v Odeslané poště.
  2. V horním panelu nástrojů klikněte na tlačítko Uložit do eWay-CRM.

Ulož e-mail do eWay-CRM

  1. Jakmile se Vám otevře hláška, zda chcete e-mail otevřít, klikněte na Ano.

Potvrzovací dialog

  1. Přesvědčte se, zda je e-mail správně svázaný s kontaktem (popř. příležitostí či společností) a žádost nepřišla např. z adresy, kterou ještě v eWay-CRM nemáte.

Záložka Kontakty na e-mailu

  • Pokud e-mail nemá vazbu na kontakt, stiskněte tlačítko Připojit > Kontakt a vyberte danou osobu.

Připojit kontakt

  • Pokud samozřejmě chcete mít e-mail navázaný na příležitost či společnost, postupujte obdobně.
  1. Na kartě e-mailu stiskněte v panelu nástrojů tlačítko GDPR relevantní. To nám později umožní lepší identifikaci žádosti.

GDPR relevantní

  1. Klikněte na Ulož a zavři.

Ulož a zavři e-mail

Máte otázky? Naši konzultanti mají odpovědi.

Neváhejte a kontaktujte nás.