Outlook CRM Background

Subjekty mohou požadovat, aby správci na základě článku 18, GDPR omezili účel zpracování jejich osobních údajů. Mohou se například odhlásit z odběru marketingových novinek, ale stále si přejí být zařazení v jiných databázích.

Evidence přijetí žádosti od klienta (subjektu)

Zaslané e-mailem

  1. Dvojklikem otevřete e-mail.
  2. V horním panelu nástrojů klikněte na tlačítko GDPR relevantní. Tímto dojde k uložení e-mailu do eWay-CRM, jako byste to dělali skrze tlačítko Uložit do eWay-CRM.

GDPR relevantní

  1. Jakmile se Vám otevře hláška, zda chcete e-mail otevřít, klikněte na Ano.

Potvrzovací dialog

  1. Přesvědčte se, zda je e-mail správně svázaný s kontaktem (popř. příležitostí či společností) a žádost nepřišla např. z adresy, kterou ještě v eWay-CRM nemáte.

Záložka Kontakty na e-mailu

  • Pokud e-mail nemá vazbu na kontakt, stiskněte tlačítko Připojit > Kontakt a vyberte danou osobu.

Připojit kontakt

  • Pokud samozřejmě chcete mít e-mail navázaný na příležitost či společnost, postupujte obdobně.
  1. Klikněte na Ulož a zavři.

Ulož a zavři e-mail

Zaslané písemně / telefonicky / jinak

  1. Najděte si kontakt (popř. příležitosti či společnost), který žádost podal.

Okno kontaktu

  1. Skrz tlačítko Vytvořit > Deník nebo Vytvořit > Dokument vytvořte novou položku. Dokumenty používáme v případě, že máme sken žádosti. Deník v případě, že jsme žádost obdrželi ústně.

Vytvořit deník nebo dokument z kontaktu

  1. Vyplňte podrobnosti žádosti, resp. přiložte naskenovaný dokument.

Deník záznamu

  1. Stiskněte tlačítko GDPR relevantní. To nám později umožní lepší identifikaci žádosti.

GDPR relevantní

  1. Klikněte na Ulož a zavři.

Ulož a zavři deník

Provedení opravy

  1. Otevřete si kartu kontaktu (popř. příležitosti či společnosti).

Okno kontaktu

  1. Odstraňte informace o obdržení souhlasu – pole Souhlas pro marketingové účely, resp. Datum získání souhlasu pro marketingové účely (viz Jak evidovat souhlasy se zpracováním osobních údajů).

Odmazání záznamu

  1. Stiskněte tlačítko Ulož nebo Ulož a zavři.

Ulož změnu

Pokud na kartě kontaktu stisknete v hlavním panelu nástrojů tlačítko Historie změn, uvidíte záznam o provedení dané úpravy. Kdykoliv se tak lze dopátrat kdo a kdy smazal hodnotu pole – tzn., kdy jste ztratili souhlas.

Historie odmazání hodnoty

V HUBu navíc z tohoto dne a času najdete klientovi žádost, navíc označenou příznakem GDPR relevantní.

HUB s evidencí

Evidence odpovědi klientovi (subjektu) o vyřízení žádosti

Zaslané e-mailem

Mám aktivní funkci pro automatické sledování odchozí pošty

  1. Sestavte e-mail a stiskněte tlačítko Poslat.

Odeslat e-mail

  1. Objeví se dialog s dotazem, zda chcete e-mail přiložit do eWay-CRM.

Dialog uložení e-mailu

  1. Zaškrtněte pole GDPR relevantní.

GDPR relevantní

  1. Můžete vybrat Nadřazenou položku.

Vybrat nadřazenou položku

  1. Stiskněte tlačítko OK.

Nemám aktivní funkci pro automatické sledování odchozí pošty

  1. Dvojklikem otevřete e-mail v Odeslané poště.
  2. V horním panelu nástrojů klikněte na tlačítko Uložit do eWay-CRM.

Ulož e-mail do eWay-CRM

  1. Jakmile se Vám otevře hláška, zda chcete e-mail otevřít, klikněte na Ano.

Potvrzovací dialog

  1. Přesvědčte se, zda je e-mail správně svázaný s kontaktem (popř. příležitostí či společností) a žádost nepřišla např. z adresy, kterou ještě v eWay-CRM nemáte.

Záložka Kontakty na e-mailu

  • Pokud e-mail nemá vazbu na kontakt, stiskněte tlačítko Připojit > Kontakt a vyberte danou osobu.

Připojit kontakt

  • Pokud samozřejmě chcete mít e-mail navázaný na příležitost či společnost, postupujte obdobně.
  1. Na kartě e-mailu stiskněte v panelu nástrojů tlačítko GDPR relevantní. To nám později umožní lepší identifikaci žádosti.

GDPR relevantní

  1. Klikněte na Ulož a zavři.

Ulož a zavři e-mail

Zaslané písemně / telefonicky / jinak

  1. Najděte si kontakt (popř. příležitosti či společnost), který žádost podal.

Okno kontaktu

  1. Skrz tlačítko Vytvořit > Deník nebo Vytvořit > Dokument vytvořte novou položku. Dokumenty používáme v případě, že máme sken žádosti. Deník v případě, že jsme žádost obdrželi ústně.

Vytvořit deník nebo dokument z kontaktu

  1. Vyplňte podrobnosti žádosti, resp. přiložte naskenovaný dokument.

Vybrat dokument

  1. Stiskněte tlačítko GDPR relevantní. To nám později umožní lepší identifikaci žádosti.

GDPR relevantní

  1. Klikněte na Ulož a zavři.

Ulož a zavři dokument

Máte otázky? Naši konzultanti mají odpovědi.

Neváhejte a kontaktujte nás.