První kroky s eWay-CRM

Tento návod provede vás i váš tým prvními kroky v eWay-CRM: od naplnění databáze kontaktů přes nastavení synchronizace a pozvání kolegů až po práci v Outlooku, Teams a s obchodními příležitostmi.

Obsah

1. Začínáme
2. Naplnění databáze kontaktů
3. Nastavení synchronizace
4. Pozvání týmu
5. Práce s daty
6. eWay-CRM v Outlooku a Teams
7. Obchodní příležitosti a reporty
8. Co dál

Začínáme

1. Pokud ještě nemáte účet, přejděte na www.eway-crm.com/cs, klikněte na Začít zdarma a projděte průvodce. Prvních 14 dní je zdarma.

 

2. Uložte si eWay-CRM do záložek, nebo si ho připněte na hlavní panel Windows nebo do docku na Macu. Pak ho otevřete jedním kliknutím.

 

3. Na domovské stránce vám záložka Začínáme ukáže, které kroky ještě zbývá udělat, a každý z nich spustíte přímo z ní.

Naplnění databáze kontaktů

1. U prvního kroku klikněte na Importovat z Outlooku. Kontakty z jiného CRM nahrajete přes Další zdroje > Importovat z Excelu (viz Import dat z Microsoft Excel).

 

2. Microsoft 365 si v tomto kroku může vyžádat souhlas správce. V okně Požadovaná oprávnění klikněte na Přijmout – bez toho eWay-CRM k datům z Outlooku nemá přístup. Pokud nejste správce, požádejte o souhlas IT oddělení. Pro více informací přejděte na článek eWay-CRM (Microsoft 365) vyžaduje administrátorské schválení (admin consent).

 

3. Vyberte složku s kontakty, ponechte zapnuté Zahrnout všechny e-maily a Automaticky vytvořit společnosti a import potvrďte. eWay-CRM naimportuje kontakty, vytvoří k nim společnosti a přenese historii komunikace. Více v návodu Import kontaktů z Microsoft 365.



 

4. Otevřete libovolnou společnost a klikněte na HUB. Uvidíte e-maily od všech jejích kontaktů na jednom místě – před schůzkou s klientem tak nemusíte procházet historii kontakt po kontaktu.



 

5. Nemáte zákazníky v kontaktech Outlooku, nebo chcete mít jistotu, že jste na nikoho nezapomněli? V modulu Kontakty klikněte na Importovat > Importovat kontakty z e-mailů. eWay-CRM během pár sekund projde vaši schránku a nabídne lidi, se kterými si píšete nejčastěji a kteří ještě v eWay-CRM nejsou. Převeďte je jednotlivě tlačítkem Převést na kontakt, nebo jich naimportujte až 20 najednou. Ponechte zapnuté Importovat historii e-mailů kontaktů, které jste právě vytvořili. Vestavěná AI navíc z e-mailových podpisů často doplní pracovní pozici, telefon i adresu. Krok můžete kdykoli zopakovat – viz Importovat kontakty z e-mailů / Návrhy na kontakty.

Nastavení synchronizace

1. V Nastavení > Kontakty zapněte Synchronizovat mé kontakty s Microsoft 365 se směrem eWay-CRM → Microsoft Outlook (doporučeno). Klient, kterého v eWay-CRM vytvoříte vy nebo kolega, se pak objeví i ve vašem Outlooku a telefonu. Soukromé kontakty nechte jen v Outlooku – do CRM nepatří. Úvodní import můžete přeskočit, ten už máte za sebou. Více v návodu Synchronizace kontaktů s Microsoft 365.



 

2. V Nastavení > E-maily zapněte Sledovat e-mailovou komunikaci s kontakty a se společnostmi, ale ne s uživateli. Kontakty jsou externí lidé, uživatelé jsou vaši kolegové – interní komunikace do sdíleného CRM nepatří. Do Ignorovat domény přidejte svou firemní doménu, případně domény účetních nebo externích právníků. Přes Nastavit pro celou firmu v Centru pro správu platí pravidlo pro celý tým. Viz Automatické ukládání e-mailů ke kontaktům z Microsoft 365.



 

3. V Nastavení > Kalendáře zapněte synchronizaci kalendáře a naimportujte i starší schůzky. Schůzky, které jste poslali vy nebo vaši zákazníci, se propojí s kontakty a jejich společnostmi.

Pozvání týmu

1. V libovolném modulu klikněte vpravo nahoře na svůj avatar a zvolte Pozvat uživatele.



 

2. Zadejte e-mailové adresy kolegů, každou na nový řádek, a klikněte na Odeslat pozvánky. eWay-CRM jim pošle přihlašovací instrukce (viz také Vytvoření uživatelského účtu).



 

3. Požádejte kolegy, ať si také naimportují své kontakty, e-maily a schůzky a zapnou synchronizaci. Když někdo importuje kontakt, který už existuje, eWay-CRM duplicitu nevytvoří – přidá jen jeho e-maily. U kontaktu tak uvidíte komunikaci celého týmu.

 

4. Nakonec projděte kontakty a smažte z nich své zaměstnance. Kolegové patří do modulu Uživatelé, ne mezi kontakty.

Gratulujeme – sdílená firemní databáze zákazníků je hotová. To byl nejtěžší krok.

Práce s daty

1. V seznamu společností ukazuje sloupec Poslední aktivita datum poslední interakce se zákazníkem. Přepněte na pohled Společnosti podle poslední aktivity a hned uvidíte, komu jste se dlouho neozvali.



 

2. Pohled Společnosti na mapě je vestavěný report Power BI, který ukáže vaše zákazníky na mapě – podle států i měst. Viz Zobrazení adresy společnosti na mapě.



 

3. V modulu E-maily vidíte zprávy celého týmu seskupené po dnech – kdo s kým komunikoval, a když kolega není k dispozici, můžete zprávu otevřít a odpovědět. Sloupec Tón pomocí AI označí, jestli zpráva působí pozitivně, neutrálně, nebo negativně, takže nespokojeného zákazníka nepřehlédnete.

eWay-CRM v Outlooku a Teams

1. V Outlooku otevřete Doplňky pro Outlook, vyhledejte eWay-CRM a klikněte na Přidat. Doplněk pak máte k dispozici v Outlooku i v Microsoft Teams. Podrobně v návodu Instalace eWay-CRM Online.



 

2. Vyberte e-mail a otevřete panel eWay-CRM. Hned vidíte informace o odesílateli včetně celé historie komunikace.



 

3. Pokud odesílatel v eWay-CRM ještě není, přidáte ho tlačítkem Převést na kontakt (viz Vytvoření kontaktu z e-mailu).



 

4. Totéž platí pro schůzky: v otevřené události vidíte detaily účastníků. Vlastní schůzku uložíte do eWay-CRM a propojíte se zákazníkem, aby tým věděl, že ji řešíte – viz Přidání nové události ke kontaktu.



 

5. Potřebujete probrat zákazníka s kolegou? Na kartě kontaktu klikněte na Chatujte v Teams, vyberte kolegu a klikněte na Chatovat. Zpráva obsahuje odkaz na kontakt, takže kolega hned ví, o kom mluvíte. Viz Odeslání odkazu na otevření položky přes Teams.



 

6. Když vám kolega v Teams pošle instrukce, otevřete u zprávy nabídku a zvolte Převést na úkol v eWay-CRM.

Obchodní příležitosti a reporty

1. Přišel vám e-mail, ze kterého je obchodní příležitost nebo úkol? V panelu eWay-CRM ho převeďte, na co potřebujete – například Převést na příležitost. Původní e-mail se k nové příležitosti automaticky připojí a můžete s ní hned pracovat, třeba k ní naplánovat schůzku. Viz Vytvoření příležitosti z e-mailu.



 

2. V modulu Příležitosti vidíte v pohledu Pipeline celý obchodní proces. Příležitosti přesouváte mezi fázemi, přiřazujete k nim úkoly a přikládáte dokumenty (viz Zobrazení kanban).



 

3. Pohled Prodejní trychtýř ukazuje, jak úspěšně převádíte příležitosti mezi fázemi a kde je prostor pro zlepšení. Další reporty najdete v pohledech Příležitosti na mapě a Nové a vyhrané příležitosti. Všechny běží v Power BI a díky konektoru certifikovanému Microsoftem si můžete vytvořit i vlastní.



 

4. Vlastní report připnete do navigace přes tužku vedle pohledů: klikněte na Připnout vlastní report z Power BI, vyberte report a potvrďte Uložit a zavřít. Pořadí pohledů upravíte přetažením. Viz Připnutí Power BI reportů v eWay-CRM.

Co dál

eWay-CRM je plnohodnotné a vysoce přizpůsobitelné CRM. Můžete si vytvořit vlastní pole, workflow a šablony ve Wordu, nastavit oprávnění a propojit eWay-CRM s nástroji jako Emailkampane.cz, Mailchimp nebo se službami pro sběr leadů – přímo, nebo přes Make, Zapier či Power Automate. Podívejte se na další návody a videa, nebo nás kontaktujte. Rádi vám pomůžeme.