První kroky s eWay-CRM Outlook (video uvnitř)

Seznamte se s eWay-CRM

eWay-CRM je CRM (Řízení vztahů se zákazníky) nástroj v Microsoft Outlook. Pomáhá se správou zákazníků, obchodních příležitostí, projektů a zahrnuje v sobě profesionální marketingový modul. S eWay-CRM můžete propojit a sdílet emaily, úkoly, kalendář, kontakty, dokumenty a jiné informace skrz celou vaší organizaci.

První pohled po instalaci

Jakmile nainstalujete eWay-CRM do vašeho počítače, následně spustíte Microsoft Outlook, uvidíte na výchozím pásu karet novou záložku s názvem eWay-CRM.

Také v systémové liště Microsoft Windows se vám objeví nová ikona – eWay Agent.

Trojúhelník v ikoně tzv. eWay-Agenta mění svou barvu. Barva vyjadřuje stav synchronizace systému.

	Všechny položky jsou synchronizovány. Zobrazená data jsou aktuální.
	Probíhá synchronizace se serverem nebo se eWay-CRM právě připojuje k serveru.
	Spojení se serverem momentálně není k dispozici – jakmile bude spojení obnoveno, synchronizace proběhne automaticky.
	eWay-CRM je momentálně v režimu offline – toto nastavení můžete zrušit, kliknete-li pravým tlačítkem na ikonu eWay Agenta a zrušíte zaškrtnutím volby Pracovat offline. Tento režim vám umožňuje pracovat s vašimi daty i ve chvílí, kdy nejste připojeni k internetu nebo k serveru.

Kde ještě můžete najít eWay-CRM

eWay-CRM nejdete i na dalších místech v Outlooku stejně tak ve vašich programech Microsoft Word a Excel.

Intergrace s e-maily v Outlook

Pravým tlačítkem klikněte na příchozí email. Zde najdete nové možnosti: Uložit do eWay-CRM, Uložit přílohy do eWay-CRM, GDPR relevantní, Převést na úkol, Převést na příležitost, Převést na projekt, Převést na kontakt a Převést na deník.

Když otevřete jakýkoliv e-mail, také v něm najdete tlačítka těchto možností.

Všimněte si, že ve spodní části vašich e-mailů se objevil malý panel nástrojů – Nadřazená položka. Tento panel vám umožňuje propojit e-maily s příležitostmi nebo projekty.

Integrace s kalendářem v Outlook

Událost ve vašem kalendáři můžete také převést do docházky nebo do deníku a připojit ji ke kontaktu, společnosti, příležitosti nebo projektu.

Integrace s kontakty v Outlook

Ve vašich kontaktech v Outlook máte k dispozici tři nová tlačítka: Uložit do eWay-CRM, Synchronizovat s eWay-CRM a Otevřít v eWay-CRM.

Integrace s Microsoft Word / Excel

eWay-CRM je propojen také s Microsoft Word a Microsoft Excel. Všimněte si nového tlačítka: Uložit do eWay-CRM v jakémkoliv otevřeném souboru.

Moduly

eWay-CRM má řadu modulů, každý z nich splňuje určité požadavky. Doporučujeme vám však zejména tyto moduly:

Společnosti a Kontakty slouží pro evidenci stávajících klientů a obchodních partnerů.
Modul Příležitosti je určen pro zakázky ještě ve fázi obchodní příležitosti a umožňuje vám přesunout vaše příležitosti do Projektů, Společností a Kontaktů.
Modul Projekty slouží pro zakázky, které mají být dodány/implementovány/ vyrobeny v konkrétním smluveném termínu.
Modul Marketingové kampaně vám umožní posílat personalizované hromadné e-maily buď potenciálním, nebo stávajícím zákazníkům a shromažďuje statistické údaje o reakcích na kampaň.

Níže se podívejte na schémata a popisy a sami se rozhodněte, který z nich je nejblíže vašemu obchodnímu modelu.

Máte relativně dlouhé prodejní cykly a potřebujete posouvat své obchodní příležitosti celým prodejním řetězcem, a zároveň je odlišit po etapách. Jakmile získáte obchodní příležitost, převedete ji na nového zákazníka. Jestliže obchodní příležitost nezískáte, označíte si ji jako uzavřenou a ztracenou. V eWay-CRM v modulu Příležitosti můžete sledovat celý vývoj konkrétní obchodní příležitosti a s ním i veškerou související komunikaci. Obchodní příležitost můžete převést do společností a kontaktů.

Máte určitý počet stávajících zákazníků a opakovaně jim prodáváte váš produkt nebo službu. Každá další nová obchodní příležitost může zabrat určitý čas a vy potřebujete znát každý krok až do uzavření této příležitosti. V eWay-CRM můžete nejdříve vytvořit nebo naimportovat společnosti či kontakty a následně s nimi propojit každou novou obchodní příležitost.

Máte relativně dlouhé prodejní cykly a ve chvíli, kdy vyhrajete, získáte obchodní příležitost, potřebujete krok po kroku evidovat celý proces dodání vašeho výrobku nebo služby. Stejně jako v případě prvního schéma, použijete modul Příležitosti ke sledování nových možností/příležitostí, převedete obchodní příležitosti na společnosti a kontakty, a také na projekty, jakmile to bude zapotřebí.

Máte opakující se projekty se stávajícími zákazníky s relativně dlouhými dodacími cykly. V eWay-CRM můžete nejdříve vytvořit nebo naimportovat společnosti a klienty a posléze přímo na kartě společnosti nebo klienta vytvořit nový projekt.

Tyto scénáře jsou jedny z nejčastějších, ale samozřejmě si můžete nastavit vztahy mezi položkami tak, jak si budete přát vy v závislosti na vašich potřebách a preferencích.

Seznam položek

Jakmile kliknete na některý modul, uvidíte seznam položek (za předpokladu, že jste nahráli ukázková data nebo vytvořili svůj vlastní záznam).

Seznam položek má vzhled a flexibilitu tabulky. Můžete přidávat a odstraňovat sloupce, používat filtry a skupinová data nebo vytvářet vlastní filtry. Jakmile vytvoříte vlastní rozložení, můžete ho uložit a v budoucnu používat. Čtěte více zde.

eWay-CRM vám také umožňuje používat podmíněné formátování podobně jako v Microsoft Excel. Barvy, ikony, datové pruhy a barevné škály vytvoří vaše data mnohem uspořádanější a přehlednější.

Karta položky

Každá karta položky má sekce Základní informace, Kontaktní informace a Ostatní informace stejně jako speciální panel pro historii. Podívejte se na kartu Příležitost.

Číslo	Popis
1	Tlačítko Vytvořit / Připojit najdete v horní části každé karty. Toto tlačítko vám umožňuje vytvořit vazbu na nový záznam / položku (e-maily, úkoly, poznámky atd.) nebo vazbu na již uložený záznam / položku v eWay-CRM.
2	Základní informace jako jsou jména a kontaktní osoby.
3	Kontaktní informace
4	Ostatní informace
5	Pole Poznámka můžete použít pro všeobecné nebo nejdůležitější informace, které chcete mít stále na očích.
6	Můžete vytvářet neomezený počet uživatelských polí. Některé z nich budou zobrazeny přímo zde. Jestliže máte vytvořených mnoho uživatelských polí, můžete je pak najít ve speciální části „Uživatelská pole“. Více o uživatelských polích se můžete dočíst zde.
7	Všechny aktivity spojené s touto konkrétní položkou se zobrazí pod speciálním panelem se záložkami.

Vstupní data

Máme pro vás několik způsobů, jak nahrát vaše data do eWay-CRM:

Import vašich kontaktů v Microsoft Outlook do eWay-CRM,
Přenos dat z tabulek aplikace Excel.
Nahrát ukázková data během instalace*
Vytvářet záznamy manuálně.

Při ukládání e-mailů a dokumentů eWay-CRM zkopíruje položky do sdílené databáze hostované v eWay-CRM Cloud nebo na vašem serveru. V tomto případě data zůstanou v databázi, i když je odstraníte z vašich lokálních počítačů nebo deaktivujete Outlook účty.

* Ukázková data můžete smazat manuálně. Stačí, když pomocí Ctrl+A vyberete řádky v každém modulu, kliknete pravým tlačítkem a zvolíte Odebrat. Případně nás můžete kontaktovat na e-mailu i[email protected] a my vaše data odstraníme.

Nastavení

eWay-CRM vám nabízí dva typy nastavení – Nastavení eWay-CRM (platí pouze pro konkrétního uživatele) a Administrační nastavení (platí pro všechny uživatele).

Uživatelé mají možnost synchronizovat kontakty v Outlook s eWay-CRM a automaticky ukládat e-maily z/do kontaktů.

Administrátor má plnou kontrolu nad účtem eWay-CRM a může vytvářet uživatelské účty a přidělovat práva, vytvářet uživatelská pole a kategorie, přizpůsobovat číselníky, vytvářet nová workflow schémata a mnohem více.