Outlook CRM Background

Jak začít pracovat s eWay-CRM

Seznamte se s eWay-CRM

eWay-CRM je CRM (Řízení vztahů se zákazníky) nástroj v Microsoft Outlook. Pomáhá se správou zákazníků, obchodních příležitostí, projektů a zahrnuje v sobě profesionální marketingový modul. S eWay-CRM můžete propojit a sdílet emaily, úkoly, kalendář, kontakty, dokumenty a jiné informace skrz celou vaší organizaci.

První pohled po instalaci

Jakmile nainstalujete eWay-CRM do vašeho počítače, následně spustíte Microsoft Outlook, uvidíte na výchozím pásu karet novou záložku s názvem eWay-CRM.

eWay-CRM pás karet

Také v systémové liště Microsoft Windows se vám objeví nová ikona – eWay Agent.

eWay Agent

Trojúhelník v ikoně tzv. eWay-Agenta mění svou barvu. Barva vyjadřuje stav synchronizace systému.

eWay Agent synchronizováno

Všechny položky jsou synchronizovány. Zobrazená data jsou aktuální.

eWay Agent synchronizuje

Probíhá synchronizace se serverem nebo se eWay-CRM právě připojuje k serveru.

eWay Agent chyba

Spojení se serverem momentálně není k dispozici – jakmile bude spojení obnoveno, synchronizace proběhne automaticky.

eWay Agent offline

eWay-CRM je momentálně v režimu offline – toto nastavení můžete zrušit, kliknete-li pravým tlačítkem na ikonu eWay Agenta a zrušíte zaškrtnutím volby Pracovat offline. Tento režim vám umožňuje pracovat s vašimi daty i ve chvílí, kdy nejste připojeni k internetu nebo k serveru.

Kde ještě můžete najít eWay-CRM

eWay-CRM nejdete i na dalších místech v Outlooku stejně tak ve vašich programech Microsoft Word a Excel.

Intergrace s e-maily v Outlook

  1. Pravým tlačítkem klikněte na příchozí email. Zde najdete nové možnosti: Uložit do eWay-CRM, Uložit přílohy do eWay-CRM, Převést na příležitost, Převést na projekt a Převést na kontakt.

    Převést do eWay-CRM z kontextového menu

  2. Když otevřete jakýkoliv e-mail, také v něm najdete tlačítka těchto možností.

    Převést do eWay-CRM v dialogu

  3. Všimněte si, že ve spodní části vašich e-mailů se objevil malý panel nástrojů – Nadřazená položka. Tento panel vám umožňuje propojit e-maily s příležitostmi nebo projekty.

    Nadřazená položka

Integrace s kalendářem v Outlook

Událost ve vašem kalendáři můžete také převést do docházky nebo do deníku a připojit ji ke kontaktu, společnosti, příležitosti nebo projektu.

Převést kalendář eWay-CRM

Integrace s kontakty v Outlook

Ve vašich kontaktech v Outlook máte k dispozici tři nová tlačítka: Uložit do eWay-CRM, Synchronizovat s eWay-CRM a Otevřít v eWay-CRM.

Uložit kontakt do eWay-CRM

Integrace s úkoly v Outlook

eWay-CRM je propojen s úkoly v Outlook. Úkoly vytvořené v eWayCRM se automaticky objeví v seznamu úkolů v Outlook. Všimněte si dvou nových tlačítek v pravém horním rohu – Vytvořit položku … a Připojit položku… (název závisí na tom, na jakou kartu jste kliknuli v dolní části okna Úkol).

Spodní část vám umožní propojit část úkolu s jinou položkou v eWay-CRM.

Vytvořit položku z úkolu

Integrace s Microsoft Word / Excel

eWay-CRM je propojen také s Microsoft Word a Microsoft Excel. Všimněte si nového tlačítka: Uložit do eWay-CRM v jakémkoliv otevřeném souboru.

Uložit Word dokument do eWay-CRM

Moduly

eWay-CRM má řadu modulů, každý z nich splňuje určité požadavky. Doporučujeme vám však zejména tyto moduly:

  • Společnosti a Kontakty slouží pro evidenci stávajících klientů a obchodních partnerů.
  • Modul Příležitosti je určen pro zakázky ještě ve fázi obchodní příležitosti a umožňuje vám přesunout vaše příležitosti do Projektů, Společností a Kontaktů.
  • Modul Projekty slouží pro zakázky, které mají být dodány/implementovány/ vyrobeny v konkrétním smluveném termínu.
  • Modul Marketingové kampaně vám umožní posílat personalizované hromadné e-maily buď potenciálním, nebo stávajícím zákazníkům a shromažďuje statistické údaje o reakcích na kampaň.

Ikony na pásu karet

Níže se podívejte na schémata a popisy a sami se rozhodněte, který z nich je nejblíže vašemu obchodnímu modelu.

Vyhraná příležitost

Máte relativně dlouhé prodejní cykly a potřebujete posouvat své obchodní příležitosti celým prodejním řetězcem, a zároveň je odlišit po etapách. Jakmile získáte obchodní příležitost, převedete ji na nového zákazníka. Jestliže obchodní příležitost nezískáte, označíte si ji jako uzavřenou a ztracenou. V eWay-CRM v modulu Příležitosti můžete sledovat celý vývoj konkrétní obchodní příležitosti a s ním i veškerou související komunikaci. Obchodní příležitost můžete převést do společností a kontaktů.

Převod zákazníka na příležitost

Máte určitý počet stávajících zákazníků a opakovaně jim prodáváte váš produkt nebo službu. Každá další nová obchodní příležitost může zabrat určitý čas a vy potřebujete znát každý krok až do uzavření této příležitosti. V eWay-CRM můžete nejdříve vytvořit nebo naimportovat společnosti či kontakty a následně s nimi propojit každou novou obchodní příležitost.

Převod příležitosti

Máte relativně dlouhé prodejní cykly a ve chvíli, kdy vyhrajete, získáte obchodní příležitost, potřebujete krok po kroku evidovat celý proces dodání vašeho výrobku nebo služby. Stejně jako v případě prvního schéma, použijete modul Příležitosti ke sledování nových možností/příležitostí, převedete obchodní příležitosti na společnosti a kontakty, a také na projekty, jakmile to bude zapotřebí.

Deníky na zákazníkovi

Máte opakující se projekty se stávajícími zákazníky s relativně dlouhými dodacími cykly. V eWay-CRM můžete nejdříve vytvořit nebo naimportovat společnosti a klienty a posléze přímo na kartě společnosti nebo klienta vytvořit nový projekt.

Tyto scénáře jsou jedny z nejčastějších, ale samozřejmě si můžete nastavit vztahy mezi položkami tak, jak si budete přát vy v závislosti na vašich potřebách a preferencích.

Seznam položek

Jakmile kliknete na některý modul, uvidíte seznam položek (za předpokladu, že jste nahráli ukázková data nebo vytvořili svůj vlastní záznam).

Seznam položek

Seznam položek má vzhled a flexibilitu tabulky. Můžete přidávat a odstraňovat sloupce, používat filtry a skupinová data nebo vytvářet vlastní filtry. Jakmile vytvoříte vlastní rozložení, můžete ho uložit a v budoucnu používat. Čtěte více zde.

eWay-CRM vám také umožňuje používat podmíněné formátování podobně jako v Microsoft Excel. Barvy, ikony, datové pruhy a barevné škály vytvoří vaše data mnohem uspořádanější a přehlednější.

Karta položky

Každá karta položky má sekce Základní informace, Kontaktní informace a Ostatní informace stejně jako speciální panel pro historii. Podívejte se na kartu Příležitost.

Karta položky

ČísloPopis
1Tlačítko Vytvořit / Připojit najdete v horní části každé karty. Toto tlačítko vám umožňuje vytvořit vazbu na nový záznam / položku (e-maily, úkoly, poznámky atd.) nebo vazbu na již uložený záznam / položku v eWay-CRM.
2Základní informace jako jsou jména a kontaktní osoby.
3Kontaktní informace
4Ostatní informace
5Pole Poznámka můžete použít pro všeobecné nebo nejdůležitější informace, které chcete mít stále na očích.
6Můžete vytvářet neomezený počet uživatelských polí. Některé z nich budou zobrazeny přímo zde. Jestliže máte vytvořených mnoho uživatelských polí, můžete je pak najít ve speciální části „Uživatelská pole“. Více o uživatelských polích se můžete dočíst zde.
7Všechny aktivity spojené s touto konkrétní položkou se zobrazí pod speciálním panelem se záložkami.

Vstupní data

Máme pro vás několik způsobů, jak nahrát vaše data do eWay-CRM:

Při ukládání e-mailů a dokumentů eWay-CRM zkopíruje položky do sdílené databáze hostované v eWay-CRM Cloud nebo na vašem serveru. V tomto případě data zůstanou v databázi, i když je odstraníte z vašich lokálních počítačů nebo deaktivujete Outlook účty.

* Ukázková data můžete smazat manuálně. Stačí, když pomocí Ctrl+A vyberete řádky v každém modulu, kliknete pravým tlačítkem a zvolíte Odebrat. Případně nás můžete kontaktovat na e-mailu [email protected] a my vaše data odstraníme.

Nastavení

eWay-CRM vám nabízí dva typy nastavení – Nastavení eWay-CRM (platí pouze pro konkrétního uživatele) a Administrační nastavení (platí pro všechny uživatele).

Uživatelé mají možnost synchronizovat kontakty v Outlook s eWay-CRM a automaticky ukládat e-maily z/do kontaktů.

Nastavení eWay-CRM

Administrátor má plnou kontrolu nad účtem eWay-CRM a může vytvářet uživatelské účty a přidělovat práva, vytvářet uživatelská pole a kategorie, přizpůsobovat číselníky, vytvářet nová workflow schémata a mnohem více.

Máte otázky? Naši konzultanti mají odpovědi.

Neváhejte a kontaktujte nás.