Outlook CRM Background

První kroky s eWay-CRM Outlook (video uvnitř)

Seznamte se s eWay-CRM

eWay-CRM je CRM (Řízení vztahů se zákazníky) nástroj v Microsoft Outlook. Pomáhá se správou zákazníků, obchodních příležitostí, projektů a zahrnuje v sobě profesionální marketingový modul. S eWay-CRM můžete propojit a sdílet emaily, úkoly, kalendář, kontakty, dokumenty a jiné informace skrz celou vaší organizaci.
 

První pohled po instalaci

Jakmile nainstalujete eWay-CRM do vašeho počítače, následně spustíte Microsoft Outlook, uvidíte na výchozím pásu karet novou záložku s názvem eWay-CRM.

Záložka eWay-CRM

Také v systémové liště Microsoft Windows se vám objeví nová ikona – eWay Agent.

eWay Agent

 
Trojúhelník v ikoně tzv. eWay-Agenta mění svou barvu. Barva vyjadřuje stav synchronizace systému.

eWay Agent synchronizováno

Všechny položky jsou synchronizovány. Zobrazená data jsou aktuální.

eWay Agent synchronizuje

Probíhá synchronizace se serverem nebo se eWay-CRM právě připojuje k serveru.

eWay Agent chyba

Spojení se serverem momentálně není k dispozici – jakmile bude spojení obnoveno, synchronizace proběhne automaticky.

eWay Agent offline

eWay-CRM je momentálně v režimu offline – toto nastavení můžete zrušit, kliknete-li pravým tlačítkem na ikonu eWay Agenta a zrušíte zaškrtnutím volby Pracovat offline. Tento režim vám umožňuje pracovat s vašimi daty i ve chvílí, kdy nejste připojeni k internetu nebo k serveru.

 

Kde ještě můžete najít eWay-CRM

eWay-CRM nejdete i na dalších místech v Outlooku stejně tak ve vašich programech Microsoft Word a Excel.

 

Intergrace s e-maily v Outlook

  1. Pravým tlačítkem klikněte na příchozí email. Zde najdete nové možnosti: Uložit do eWay-CRM, Uložit přílohy do eWay-CRM, GDPR relevantní, Převést na úkol, Převést na příležitost, Převést na projekt, Převést na kontakt a Převést na deník.
  2. Převést e-mail

     

  3. Když otevřete jakýkoliv e-mail, také v něm najdete tlačítka těchto možností.
  4. Převést e-mail

     

  5. Všimněte si, že ve spodní části vašich e-mailů se objevil malý panel nástrojů – Nadřazená položka. Tento panel vám umožňuje propojit e-maily s příležitostmi nebo projekty.
  6. Nadřazená položka

Integrace s kalendářem v Outlook

Událost ve vašem kalendáři můžete také převést do docházky nebo do deníku a připojit ji ke kontaktu, společnosti, příležitosti nebo projektu.

Převést kalendář

 

Integrace s kontakty v Outlook

Ve vašich kontaktech v Outlook máte k dispozici tři nová tlačítka: Uložit do eWay-CRM, Synchronizovat s eWay-CRM a Otevřít v eWay-CRM.

Uložit do eWay-CRM

Integrace s Microsoft Word / Excel

eWay-CRM je propojen také s Microsoft Word a Microsoft Excel. Všimněte si nového tlačítka: Uložit do eWay-CRM v jakémkoliv otevřeném souboru.

Uložit do eWay-CRM

Moduly

eWay-CRM má řadu modulů, každý z nich splňuje určité požadavky. Doporučujeme vám však zejména tyto moduly:

  • Společnosti a Kontakty slouží pro evidenci stávajících klientů a obchodních partnerů.
  • Modul Příležitosti je určen pro zakázky ještě ve fázi obchodní příležitosti a umožňuje vám přesunout vaše příležitosti do Projektů, Společností a Kontaktů.
  • Modul Projekty slouží pro zakázky, které mají být dodány/implementovány/ vyrobeny v konkrétním smluveném termínu.
  • Modul Marketingové kampaně vám umožní posílat personalizované hromadné e-maily buď potenciálním, nebo stávajícím zákazníkům a shromažďuje statistické údaje o reakcích na kampaň.

Moduly eWay-CRM

Níže se podívejte na schémata a popisy a sami se rozhodněte, který z nich je nejblíže vašemu obchodnímu modelu.

Vyhraná příležitost

 

Máte relativně dlouhé prodejní cykly a potřebujete posouvat své obchodní příležitosti celým prodejním řetězcem, a zároveň je odlišit po etapách. Jakmile získáte obchodní příležitost, převedete ji na nového zákazníka. Jestliže obchodní příležitost nezískáte, označíte si ji jako uzavřenou a ztracenou. V eWay-CRM v modulu Příležitosti můžete sledovat celý vývoj konkrétní obchodní příležitosti a s ním i veškerou související komunikaci. Obchodní příležitost můžete převést do společností a kontaktů.

 

Máte určitý počet stávajících zákazníků a opakovaně jim prodáváte váš produkt nebo službu. Každá další nová obchodní příležitost může zabrat určitý čas a vy potřebujete znát každý krok až do uzavření této příležitosti. V eWay-CRM můžete nejdříve vytvořit nebo naimportovat společnosti či kontakty a následně s nimi propojit každou novou obchodní příležitost.

Převod příležitosti

 

Máte relativně dlouhé prodejní cykly a ve chvíli, kdy vyhrajete, získáte obchodní příležitost, potřebujete krok po kroku evidovat celý proces dodání vašeho výrobku nebo služby. Stejně jako v případě prvního schéma, použijete modul Příležitosti ke sledování nových možností/příležitostí, převedete obchodní příležitosti na společnosti a kontakty, a také na projekty, jakmile to bude zapotřebí.

Deníky na zákazníkovi

 

Máte opakující se projekty se stávajícími zákazníky s relativně dlouhými dodacími cykly. V eWay-CRM můžete nejdříve vytvořit nebo naimportovat společnosti a klienty a posléze přímo na kartě společnosti nebo klienta vytvořit nový projekt.

Tyto scénáře jsou jedny z nejčastějších, ale samozřejmě si můžete nastavit vztahy mezi položkami tak, jak si budete přát vy v závislosti na vašich potřebách a preferencích.

 

Seznam položek

Jakmile kliknete na některý modul, uvidíte seznam položek (za předpokladu, že jste nahráli ukázková data nebo vytvořili svůj vlastní záznam).

Seznam položek

Seznam položek má vzhled a flexibilitu tabulky. Můžete přidávat a odstraňovat sloupce, používat filtry a skupinová data nebo vytvářet vlastní filtry. Jakmile vytvoříte vlastní rozložení, můžete ho uložit a v budoucnu používat. Čtěte více zde.

eWay-CRM vám také umožňuje používat podmíněné formátování podobně jako v Microsoft Excel. Barvy, ikony, datové pruhy a barevné škály vytvoří vaše data mnohem uspořádanější a přehlednější.

 

Karta položky

Každá karta položky má sekce Základní informace, Kontaktní informace a Ostatní informace stejně jako speciální panel pro historii. Podívejte se na kartu Příležitost.

Okno položky

ČísloPopis
1Tlačítko Vytvořit / Připojit najdete v horní části každé karty. Toto tlačítko vám umožňuje vytvořit vazbu na nový záznam / položku (e-maily, úkoly, poznámky atd.) nebo vazbu na již uložený záznam / položku v eWay-CRM.
2Všechny aktivity spojené s touto konkrétní položkou se zobrazí pod speciálním panelem se záložkami.
3Můžete vytvářet neomezený počet uživatelských polí. Některé z nich budou zobrazeny přímo zde. Jestliže máte vytvořených mnoho uživatelských polí, můžete je pak najít ve speciální části „Uživatelská pole“. Více o uživatelských polích se můžete dočíst zde.
4Základní informace jako jsou jména a kontaktní osoby.
5Kontaktní informace
6Ostatní informace
7Pole Poznámka můžete použít pro všeobecné nebo nejdůležitější informace, které chcete mít stále na očích.

 

Vstupní data

Máme pro vás několik způsobů, jak nahrát vaše data do eWay-CRM:

 

Při ukládání e-mailů a dokumentů eWay-CRM zkopíruje položky do sdílené databáze hostované v eWay-CRM Cloud nebo na vašem serveru. V tomto případě data zůstanou v databázi, i když je odstraníte z vašich lokálních počítačů nebo deaktivujete Outlook účty.

* Ukázková data můžete smazat manuálně. Stačí, když pomocí Ctrl+A vyberete řádky v každém modulu, kliknete pravým tlačítkem a zvolíte Odebrat. Případně nás můžete kontaktovat na e-mailu [email protected] a my vaše data odstraníme.

 

Nastavení

eWay-CRM vám nabízí dva typy nastavení – Nastavení eWay-CRM (platí pouze pro konkrétního uživatele) a Centrum pro správu (platí pro všechny uživatele).

Uživatelé mají možnost synchronizovat kontakty v Outlook s eWay-CRM a automaticky ukládat e-maily z/do kontaktů.

Nastavení eWay-CRM

 

Administrátor má plnou kontrolu nad účtem eWay-CRM a může vytvářet uživatelské účty a přidělovat práva, vytvářet uživatelská pole a kategorie, přizpůsobovat číselníky, vytvářet nová workflow schémata a mnohem více.

Vyberte si moduly, které se vám líbí

Contact

Společnosti a kontakty

Základní modul, se kterým všichni začínají. Obsahuje kontakty, společnosti, evidenci komunikace, plánování úkolů a přístup k obecným funkcím eWay-CRM.

Sales

Obchod

Přináší možnost evidence obchodních příležitostí a potenciálních zákazníků.

Project

Projekty

Skvělý nástroj pro všechny, kdo potřebují evidovat i realizaci zakázek včetně sledování stráveného času a nákladů.

Marketing

Marketing

Vestavěný nástroj pro e-mailový marketing pro zvládnutí efektivních kampaní.

Kompletní srovnání naleznete v této tabulce