Outlook CRM Background

První kroky s eWay-CRM

Seznamte se s eWay-CRM

Návod pro

  1. eWay-CRM pro Outlook ve Windows
  2. eWay-CRM pro Microsoft 365
  3. eWay-CRM Mobile

eWay-CRM pro Outlook ve Windows

  1. První pohled
  2. Intergrace s e-maily v Outlook
  3. Integrace s kalendářem v Outlook
  4. Integrace s kontakty v Outlook
  5. Integrace s Microsoft Word / Excel
  6. Moduly
  7. Seznam položek
  8. Karta položky
  9. Vstupní data

První pohled

Jakmile nainstalujete eWay-CRM do vašeho počítače, následně spustíte Microsoft Outlook, uvidíte na výchozím pásu karet novou záložku s názvem eWay-CRM.

Záložka eWay-CRM

 
Také v systémové liště Microsoft Windows se vám objeví nová ikona – eWay Agent.

eWay Agent

 
Trojúhelník v ikoně tzv. eWay-Agenta mění svou barvu. Barva vyjadřuje stav synchronizace systému.

eWay Agent synchronizováno

Všechny položky jsou synchronizovány. Zobrazená data jsou aktuální.

eWay Agent synchronizuje

Probíhá synchronizace se serverem nebo se eWay-CRM právě připojuje k serveru.

eWay Agent chyba

Spojení se serverem momentálně není k dispozici – jakmile bude spojení obnoveno, synchronizace proběhne automaticky.

eWay Agent offline

eWay-CRM je momentálně v režimu offline – toto nastavení můžete zrušit, kliknete-li pravým tlačítkem na ikonu eWay Agenta a zrušíte zaškrtnutím volby Pracovat offline. Tento režim vám umožňuje pracovat s vašimi daty i ve chvílí, kdy nejste připojeni k internetu nebo k serveru.

 

Intergrace s e-maily v Outlook

Pravým tlačítkem klikněte na příchozí email. Zde najdete nové možnosti: Uložit do eWay-CRM, Uložit přílohy do eWay-CRM, GDPR relevantní, Převést na úkol, Převést na příležitost, Převést na projekt, Převést na kontakt a Převést na deník.

Převést e-mail

 
Když otevřete jakýkoliv e-mail, také v něm najdete tlačítka těchto možností.

Převést e-mail

 
Všimněte si, že ve spodní části vašich e-mailů se objevil malý panel nástrojů – Nadřazená položka. Tento panel vám umožňuje propojit e-maily s příležitostmi nebo projekty.

Nadřazená položka

 

Integrace s kalendářem v Outlook

Událost ve vašem kalendáři můžete také převést do docházky nebo do deníku a připojit ji ke kontaktu, společnosti, příležitosti nebo projektu.

Převést kalendář

 

Integrace s kontakty v Outlook

Ve vašich kontaktech v Outlook máte k dispozici tři nová tlačítka: Uložit do eWay-CRM, Synchronizovat s eWay-CRM a Otevřít v eWay-CRM.

Uložit do eWay-CRM

 

Integrace s Microsoft Word / Excel

eWay-CRM je propojen také s Microsoft Word a Microsoft Excel. Všimněte si nového tlačítka: Uložit do eWay-CRM v jakémkoliv otevřeném souboru.

Uložit do eWay-CRM

 

Moduly

eWay-CRM má řadu modulů, každý z nich splňuje určité požadavky. Doporučujeme vám však zejména tyto moduly:

  • Společnosti a Kontakty slouží pro evidenci stávajících klientů a obchodních partnerů.
  • Modul Příležitosti je určen pro zakázky ještě ve fázi obchodní příležitosti a umožňuje vám přesunout vaše příležitosti do Projektů, Společností a Kontaktů.
  • Modul Projekty slouží pro zakázky, které mají být dodány/implementovány/ vyrobeny v konkrétním smluveném termínu.
  • Modul Marketingové kampaně vám umožní posílat personalizované hromadné e-maily buď potenciálním, nebo stávajícím zákazníkům a shromažďuje statistické údaje o reakcích na kampaň.

Moduly eWay-CRM

 

Seznam položek

Jakmile kliknete na některý modul, uvidíte seznam položek (za předpokladu, že jste nahráli ukázková data nebo vytvořili svůj vlastní záznam).

Seznam položek

 

Seznam položek má vzhled a flexibilitu tabulky. Můžete přidávat a odstraňovat sloupce, používat filtry a skupinová data nebo vytvářet vlastní filtry. Jakmile vytvoříte vlastní rozložení, můžete ho uložit a v budoucnu používat. Čtěte více zde.

eWay-CRM vám také umožňuje používat podmíněné formátování podobně jako v Microsoft Excel. Barvy, ikony, datové pruhy a barevné škály vytvoří vaše data mnohem uspořádanější a přehlednější.

 

Karta položky

Každá karta položky má sekce Základní informace, Kontaktní informace a Ostatní informace stejně jako speciální panel pro historii. Podívejte se na kartu Příležitost.

Okno položky

ČísloPopis
1Tlačítko Vytvořit / Připojit najdete v horní části každé karty. Toto tlačítko vám umožňuje vytvořit vazbu na nový záznam / položku (e-maily, úkoly, poznámky atd.) nebo vazbu na již uložený záznam / položku v eWay-CRM.
2Všechny aktivity spojené s touto konkrétní položkou se zobrazí pod speciálním panelem se záložkami.
3Můžete vytvářet neomezený počet uživatelských polí. Některé z nich budou zobrazeny přímo zde. Jestliže máte vytvořených mnoho uživatelských polí, můžete je pak najít ve speciální části „Uživatelská pole“. Více o uživatelských polích se můžete dočíst zde.
4Základní informace jako jsou jména a kontaktní osoby.
5Kontaktní informace
6Ostatní informace
7Pole Poznámka můžete použít pro všeobecné nebo nejdůležitější informace, které chcete mít stále na očích.

 

Vstupní data

Máme pro vás několik způsobů, jak nahrát vaše data do eWay-CRM:

Poznámka
* Ukázková data můžete smazat manuálně. Stačí, když pomocí Ctrl+A vyberete řádky v každém modulu, kliknete pravým tlačítkem a zvolíte Odebrat. Případně nás můžete kontaktovat na e-mailu [email protected] a my vaše data odstraníme.

eWay-CRM pro Microsoft 365

  1. První pohled
  2. Panel náhledu
  3. Seznam položek
  4. Karta položky

První pohled

Pokud jste eWay-CRM pro Microsoft 365 již nainstalovali, získáváte všechny funkce, které vám doplněk nabízí. Najdete ho pod ikonkou eWay-CRM u každého mailu. Pokud na ikonku kliknete, vyjede několik možností. Můžete vytvářet nové položky, přejít do seznamu položek různých modulů a zobrazit panel náhledu.

Nové položky

 

Panel náhledu

Pokud kliknete na ikonku eWay-CRM a vyberete možnost Náhledový panel, zobrazí se základní informace o kontaktu, který je s daným e-mailem spojený.

Náhledový panel

 
Náhledový panel se zobrazí po straně, vidíte zde detaily o odesílateli, které jsou převzaty z eWay-CRM. Panel si můžete připnout, a tak vždy uvidíte informace z Way-CRM při kliknutí na e-mailovou zprávu.

Náhled na položku

 
V panelu můžete zakliknutý e-mail uložit do eWay-CRM a vždy ho tak mít spojený s kontaktem, společností nebo příležitostí.

Uložit e-mail

 
E-mail můžete převést na nový kontakt, vytvořit z něj příležitost nebo projekt, nový úkol, abyste na něco nezapomněli, anebo jen deníkovou poznámku.

Převést e-mail

 
Pro rychlé vytváření poznámek slouží textové pole, kam poznámku zadáte a jednoduše odentrujete – k záznamu se připojí nový deník s vaší poznámkou.

Uložit poznámku

 
V sekci HUB pak vidíte všechny důležité položky, které jsou s kontaktem spojené. Pro otevření položky na ni stačí dvakrát kliknout. Vše máte po ruce.

HUB

Seznam položek

Pokud kliknete na ikonku eWay-CRM a vyberete možnost Přejít na, zobrazí se v novém okně seznam položek daného modulu.

Přejít do modulu

 
Seznam položek vypadá takto:

eWay-CRM Web

 
V levé části horní lišty máte možnost vyhledávat v aktuálním seznamu (viz článek Jak pracovat s filtry). V pravé části pak máte jednotlivé moduly, k nimž máte přístup.

Horní menu eWay-CRM Web

 
Úplně vpravo se pak nachází tlačítko vašeho účtu:

Můj účet

 

  • Co je nového – novinky posledního updatu
  • Odhlásit se – odhlásí vás z vašeho eWay-CRM Web účtu
  • Zobrazit účet – otevře dialog uživatele s vašimi podrobnostmi
  • Moje nastavení – umožňuje změnit nastavení eWay-CRM Web (například změna jazyka)
  • Centrum pro správu – pokud jste administrátor, přepne vás do Centra pro správu
  • Navrhnout funkci – budete přesměrováni na web, kde můžete navrhnout funkci, kterou byste v eWay-CRM rádi viděli
  • Stáhnout eWay-CRM (4 ikony) – umožňuje stáhnout eWay-CRM pro vaši platformu

 
Základním prvkem každé stránky v eWay-CRM Web je seznam položek. Zde najdte všechny položky, které máte právo pro daný modul vidět. Můžete je filtrovat a jinak se seznamem pracovat.

Seznam položek

 
V horní části máte možnost vytvářet nové položky:

Nová položka

 

Karta položky

Pokud chcete položku otevřít a editovat, stačí kliknout na ikonku tužky vedle jména.

Upravit položku v eWay-CRM pro Microsoft 365

 
Uvidíte kartu položky, kde můžete provést změny v záznamech anebo přejít na jednotlivé vazby, která položka má s dalšími moduly.

Detail položky

 

eWay-CRM Mobile

  1. První pohled
  2. Seznam položek
  3. Detail položky
  4. Rychlý přístup

První pohled

Tip pro počáteční synchronizaci
Pro počáteční synchronizaci eWay-CRM a nahrávání dat do vašeho mobilního telefonu vám doporučujeme zapnout Wi-Fi připojení, pokud můžete. Dochází k synchronizaci většího množství dat.
Podpora HTTPS
Váš administrátor by se měl ujistit, že vaše eWay-CRM běží na serveru, který podporuje SSL certifikát, tedy adresy s formátem HTTPS. V budoucnu by se mohlo stát, že mobilní telefony přestanou s klasickými HTTP adresami pracovat.

Jakmile poprvé otevřete aplikaci, přihlaste se na svůj eWay-CRM účet. Pokud doposud žádný nemáte, můžete se Registrovat.

Okno přihlášení

 

Varování
Úvodní synchronizaci je třeba dokončit s eWay-CRM Mobile otevřenou, proto zůstaňte v hlavním menu aplikace a vyčkejte, než bude synchonizace dokončena. Průběh můžete sledovat v Nastavení > Synchronizace. Dokud nebude úvodní synchronizace dokončena, není možné plně eWay-CRM Mobile používat.

Po úspěšném přihlášení a úvodní synchronizaci se zobrazí úvodní obrazovka, kde vidíte základní moduly, jež jsou v eWay-CRM Mobile dostupné. Stačí na některý modul kliknout a přejít do seznamu jeho položek.

Úvodní obrazovky

 

Seznam položek

Seznam položek primárně zobrazuje všechny položky daného modulu, které má uživatel právo vidět. Položky je možné vyhledávat, filtrovat, třídit či seskupit podle vámi nastavených kritérií. Pro otevření položky na ní stačí ťuknout.

Seznam položek

 

Detail položky

Detail obsahuje informace, které jsou v eWay-CRM o položce vyplněné. Například, pokud se jedná o kontakt, vidíte všechny důležité údaje – nikoli jen vyplněná pole, ale také vazby na další položky – firmy, projekty, deníkové záznamy apod. Pro vytvoření nové vazby stačí ťuknout na plus.

Detail položky

 
Dostanete na výběr, jakou položku chcete k otevřené položce připojit. Snadno tak připojíte nový deník, fotografii, přidáte si úkol atd.

Přidat položku

 
Pokud vytváříte nebo upravujete položku, vždy ji uložte. Stačí kliknout na tlačítko Uložit.

Nová položka

 

Rychlý přístup

Pro snandé vytváření položek nemusíte ani do aplikace, stačí na její ikonce podržet prst – objeví se menu, kde můžete některé položky rovnou vytvořit.

Přidržet ikonu

Vyberte si moduly, které se vám líbí

Contact

Společnosti a kontakty

Základní modul, se kterým všichni začínají. Obsahuje kontakty, společnosti, evidenci komunikace, plánování úkolů a přístup k obecným funkcím eWay-CRM.

Sales

Obchod

Přináší možnost evidence obchodních příležitostí a potenciálních zákazníků.

Project

Projekty

Skvělý nástroj pro všechny, kdo potřebují evidovat i realizaci zakázek včetně sledování stráveného času a nákladů.

Marketing

Marketing

Vestavěný nástroj pro e-mailový marketing pro zvládnutí efektivních kampaní.

Kompletní srovnání naleznete v této tabulce