Outlook CRM Background

Vytvoření nového workflow schématu

Automatizujte denní rutinu

Pro ty, kdo raději psaný návod

Workflow schéma představuje soubor kroků, které musí každý projít, aby uzavřel pracovní příležitost nebo dokončil projekt. Schéma odpovídá standardním interním procesům a umožňuje uživatelům je automatizovat tak, aby bylo zajištěno, že každý bude postupovat stejně. Workflow schéma může automaticky generovat úkoly, zasílat e-mailová upozornění, kontrolovat povinná pole a ujistit se, že všechny potřebné dokumenty jsou přiložené. V eWay-CRM můžete nastavit své vlastní workflow schéma v Příležitostech, Projektech, Dokumentech, Marketingu, Reportech, Docházce a Bonusech.

Workflow panel je zobrazen v horní části dialogového okna.

Workflow příležitosti

Různé barvy odlišují význam jednotlivých stavů.

 Současný stavModré pozadí: aktuální stav položky.
 Nabízený stavZelené pozadí: dostupné stavy, na které můžete kliknout.
 Uzamčený stavŠedé pozadí: neaktivní.
 Vybraný stavBílé pozadí: nový stav, na který jste klikli před uložením.

 
eWay-CRM vám přináší některá předdefinovaná workflow schémata, ale možná si budete chtít vytvořit svá vlastní workflow schémata. Níže je uvedený příklad, jak vytvořit nové vlastní workflow schéma.
 

Krok 1 – Vytvoření nového typu příležitosti

  1. Na hlavním pásu karet v eWay-CRM podržte klávesu SHIFT a klikněte na tlačítko Centrum pro správu, abyste se dostali do původního administračního nastavení.
  2. Ikona Centra pro správu

  3. Pod záložkou Nastavení modulů klikněte na položku Seznamy a dvojitým klikem myši zvolte Lead Type.
  4.  

  5. V nově otevřeném vyskakovacím okně jděte do pole Do tohoto pole napište nový typ a na vaší klávesnici stiskněte klávesu TAB nebo klávesu šipku směrem dolů.
  6. Nový typ příležitosti

    V případě, že chcete příležitost převádět na projekt, přečtěte si více v tomto článku: Převod příležitosti na projekt, společnost či kontakt

     

  7. Klikněte na tlačítko OK.
  8.  

  9. Vyčkejte 30 sekund na automatickou synchronizaci nebo můžete synchronizaci sami spustit manuálně. Manuálně synchronizaci spustíte tak, když v systémové liště pravým tlačítkem myši kliknete na eWay-CRM agenta a vyberete Synchronizovat.
  10. Synchronizovat data eWay-CRM

Krok 2 – Vytvoření nového workflow schéma pro vaši příležitost

  1. Pod záložkou Nastavení modulů klikněte na položku Workflow schéma a pod záložkou Domů klikněte na tlačítko Nový.
  2. Nové workflow

     

  3. Specifikujte Název workflow a vyberte Modul a Typ. Klikněte na tlačítko OK.
  4. Vybrat typ pro workflow

     

  5. V novém okně zadejte stavyPostupně zadejte všechny stavy v poli FileAs za pomocí klávesy TAB nebo šipky směrem dolů na vaší klávesnici. Pro dokončení klikněte na tlačítko Dokončit.
  6. Stavy workflow

     

  7. Chcete-li stavy přesunout nahoru, dolu nebo je vymazat, použijte pro to tlačítka na levé straně okna.
  8.  

  9. Vyčkejte 30 sekund na automatickou synchronizaci nebo můžete synchronizaci sami spustit manuálně. Manuálně synchronizaci spustíte tak, když v systémové liště pravým tlačítkem myši kliknete na eWay-CRM agenta a vyberete Synchronizovat.
  10. Synchronizovat data eWay-CRM

Krok 3 – Propojení stavů (vytvoření přechodů mezi nimi)

  1. Vyberte Vytvořit nový přechod.
  2. Vytvořit nový přechod

     

  3. Specifikujte Počáteční stav a Koneční stav v otevřeném průvodci a klikněte na tlačítko Další.
  4. Vybrat přechod

     

  5. Jestliže chcete nebo potřebujete změnit název stavu, můžete to učinit v dalším nebo klikněte na tlačítko Další.
  6. Jazykové verze stavu

     

  7. Vyberte uživatelskou skupinu, která bude moci měnit stavy nebo klikněte na tlačítko Vybrat vše, v případě, že chcete, aby všichni uživatelé mohli měnit stavy.
  8. Uživatelské skupiny přechodu

     

  9. Také můžete definovat akce, jak po změně, tak před změnou stavu.
  10. Přidat akce

     
    Akce budou spuštěny během změny stavu. Například: v případě, že změníte stav příležitosti z Návrhu na Smlouvu, eWay-CRM může automaticky:

     

  11. Zkontrolujte shrnutí workflow a pro dokončení klikněte na tlačítko Dokončit.
  12.  

  13. Vyčkejte 30 sekund na automatickou synchronizaci nebo můžete synchronizaci sami spustit manuálně. Manuálně synchronizaci spustíte tak, když v systémové liště pravým tlačítkem myši kliknete na eWay-CRM agenta a vyberete Synchronizovat.
  14. Synchronizovat data eWay-CRM

Znovu projděte kroky 1-6 k nastavení počátečních a konečných stavů mezi zbývajícími stavy. Na konci získáte dva sloupci, podobné jako jsou uvedené na obrázku níže.

Přehled přechodů

 
V případě, že chcete upravit nebo odstranit počáteční-konečné stavy, klikněte na záložku Návrh > Upravit přechod / Odstranit přechod.

Upravit nebo smazat přechod

 
Nyní můžete otevřít příležitost, kde budete mít možnost vybrat nový typ s nově vytvořeným workflow schématem.

Workflow nového typu

Pomohl Vám článek?

Vyberte si moduly, které se vám líbí

Contact

Společnosti a kontakty

Základní modul, se kterým všichni začínají. Obsahuje kontakty, společnosti, evidenci komunikace, plánování úkolů a přístup k obecným funkcím eWay-CRM.

Sales

Obchod

Přináší možnost evidence obchodních příležitostí a potenciálních zákazníků.

Project

Projekty

Skvělý nástroj pro všechny, kdo potřebují evidovat i realizaci zakázek včetně sledování stráveného času a nákladů.

Marketing

Marketing

Vestavěný nástroj pro e-mailový marketing pro zvládnutí efektivních kampaní.

Kompletní srovnání naleznete v této tabulce