Vytvoření nového workflow schématu

Návod pro

1. Úvod do práce s workflow
2. Základní workflow
3. Pokročilé workflow

Úvod do práce s workflow

Workflow schéma představuje soubor kroků, které musí každý projít, aby uzavřel pracovní příležitost nebo dokončil projekt. Schéma odpovídá standardním interním procesům a umožňuje uživatelům je automatizovat tak, aby bylo zajištěno, že každý bude postupovat stejně. Workflow schéma může automaticky generovat úkoly, zasílat e-mailová upozornění, kontrolovat povinná pole a ujistit se, že všechny potřebné dokumenty jsou přiložené. V eWay-CRM můžete nastavit své vlastní workflow schéma v Příležitostech, Projektech, Dokumentech, Marketingu, Docházce a Bonusech.

Workflow panel je zobrazen v horní části dialogového okna.

Různé barvy odlišují význam jednotlivých stavů.

	Modré pozadí: aktuální stav položky.
	Zelené pozadí: dostupné stavy, na které můžete kliknout.
	Šedé pozadí: neaktivní.
	Bílé pozadí: nový stav, na který jste klikli před uložením.

 
eWay-CRM vám přináší některá předdefinovaná workflow schémata, ale možná si budete chtít vytvořit svá vlastní workflow schémata. Níže je uvedený příklad, jak vytvořit nové vlastní workflow schéma.
 

Základní workflow

Krok 1 – Vytvoření nového typu příležitosti

1. Klikněte na Centrum pro správu na pásu karet v Outlooku. Případně, pokud používáte eWay-CRM Online, klikněte na ikonku eWay-CRM v těle e-mailu a vyberte možnost Centrum pro správu.




 

2. Přejděte do sekce Workflow a vyberte modul Příležitosti.



 

3. Zde v horní části seznamu typů napište název nového typu příležitosti a jednoduše potvrďte.

Krok 2 – Vytvoření nového workflow schéma pro vaši příležitost

1. Nový typ je vytvořen. Nyní máte možnost vytvořit Základní workflow nebo Pokročilé workflow. Tento článek se zaměřuje na základní workflow, pro pokročilé workflow prosím přejděte sem.



 

2. Po kliknutí na Základní workflow stačí pro vytvoření nového workflow kliknout na znaménko +.



 

3. Nyní jen vepište jednotlivé stavy, mezi nimiž se bude přecházet. Můžete přidat překlad, nebo u příležitosti i pravděpodobnost, s jakou bude příležitost v daném stavu dokončena.



 

4. A je hotovo. Nyní stačí změny jen uložit. Vaše workflow je hotovo. V tomto nastavení můžete jednotlivé stavy přejmenovávat, posouvat a mazat. Vždy změnu uložte.



 

5. V eWay-CRM Desktop vyčkejte 30 sekund na automatickou synchronizaci nebo můžete synchronizaci sami spustit manuálně. Manuálně synchronizaci spustíte tak, když v systémové liště pravým tlačítkem myši kliknete na eWay-CRM agenta a vyberete Synchronizovat.



 

6. Nyní můžete otevřít příležitost, kde budete mít možnost vybrat nový typ s nově vytvořeným workflow schématem. Pokud v eWay-CRM Desktop pole Typ nevidíte, stačí kliknout na ikonku Návrhu formuláře v horní části dialogového okna.



 

7. Zde stačí v seznamu polí najít pole Typ a přesunout ho na dialog. Pak jen uložte nový formulář, nejlépe pro všechny typy. Pro více informací o vlastních dialozích přejděte do článku Návrh vlastního formuláře.



 

8. Pak už stačí jen změnit typ příležitosti na ten, u kterého jste zadávali nové workflow, které okamžitě uvidíte v horní části okna.

Pokročilé workflow

Krok 1 – Vytvoření nového typu příležitosti

1. Na hlavním pásu karet v eWay-CRM podržte klávesu SHIFT a klikněte na tlačítko Centrum pro správu, abyste se dostali do původního administračního nastavení.



 

2. Pod záložkou Nastavení modulů klikněte na položku Seznamy a dvojitým klikem myši zvolte Lead Type.



 

3. V nově otevřeném vyskakovacím okně jděte do volného pole ve sloupci FileAs. Do tohoto pole napište nový typ a na vaší klávesnici stiskněte klávesu TAB nebo klávesu šipku směrem dolů.



 

Tip
V případě, že chcete příležitost převádět na projekt, přečtěte si více v tomto článku: Převod příležitosti na projekt, společnost či kontakt

 

4. Klikněte na tlačítko OK.

 

5. V eWay-CRM Desktop vyčkejte 30 sekund na automatickou synchronizaci nebo můžete synchronizaci sami spustit manuálně. Manuálně synchronizaci spustíte tak, když v systémové liště pravým tlačítkem myši kliknete na eWay-CRM agenta a vyberete Synchronizovat.

Krok 2 – Vytvoření nového workflow schéma pro vaši příležitost

1. Pod záložkou Nastavení modulů klikněte na položku Workflow schéma a pod záložkou Domů klikněte na tlačítko Nový.



 

2. Specifikujte Název workflow a vyberte Modul a Typ. Klikněte na tlačítko OK.



 

3. V novém okně zadejte stavy. Postupně zadejte všechny stavy v poli FileAs za pomocí klávesy TAB nebo šipky směrem dolů na vaší klávesnici. Pro dokončení klikněte na tlačítko Dokončit.



 

4. Chcete-li stavy přesunout nahoru, dolu nebo je vymazat, použijte pro to tlačítka na pravé straně okna.

 

5. V eWay-CRM Desktop vyčkejte 30 sekund na automatickou synchronizaci nebo můžete synchronizaci sami spustit manuálně. Manuálně synchronizaci spustíte tak, když v systémové liště pravým tlačítkem myši kliknete na eWay-CRM agenta a vyberete Synchronizovat.

Krok 3 – Propojení stavů (vytvoření přechodů mezi nimi)

1. Vyberte Vytvořit nový přechod.



 

2. Specifikujte Počáteční stav a Koneční stav v otevřeném průvodci a klikněte na tlačítko Další.



 

3. Jestliže chcete nebo potřebujete změnit název stavu, můžete to učinit v dalším nebo klikněte na tlačítko Další.



 

4. Vyberte uživatelskou skupinu, která bude moci měnit stavy nebo klikněte na tlačítko Vybrat vše, v případě, že chcete, aby všichni uživatelé mohli měnit stavy.



 

5. Také můžete definovat akce, jak po změně, tak před změnou stavu.



 
Akce budou spuštěny během změny stavu. Například: v případě, že změníte stav příležitosti z Návrhu na Smlouvu, eWay-CRM může automaticky:

• Vytvořit úkol (např.: vytvoření follow-up telefonního hovoru za dva týdny).
• Zaslat e-mail uživateli nebo skupině uživatelů (např.: e-mail finančnímu manažerovi, který má vystavit fakturu).
• Zkontroluje, zda jsou některá pole (např.: Cena) vyplněná.
• Zkontroluje, zda vztahy mezi specifickými položkami jsou vytvořeny (např.: zda je přiložená objednávka před tím, než je změněn stav na Vývoj), atd. Více si můžete přečíst v naší vzdělávací databázi nebo nás můžete kontaktovat.

 

6. Zkontrolujte shrnutí workflow a pro dokončení klikněte na tlačítko Dokončit.

 

7. V eWay-CRM Desktop vyčkejte 30 sekund na automatickou synchronizaci nebo můžete synchronizaci sami spustit manuálně. Manuálně synchronizaci spustíte tak, když v systémové liště pravým tlačítkem myši kliknete na eWay-CRM agenta a vyberete Synchronizovat.



 

8. Znovu projděte kroky 1-6 k nastavení počátečních a konečných stavů mezi zbývajícími stavy. Na konci získáte dva sloupci, podobné jako jsou uvedené na obrázku níže.



 

9. V případě, že chcete upravit nebo odstranit počáteční-konečné stavy, klikněte na záložku Návrh > Upravit přechod / Odstranit přechod.



 
 

10. Nyní můžete otevřít příležitost, kde budete mít možnost vybrat nový typ s nově vytvořeným workflow schématem. Pokud v eWay-CRM Desktop pole Typ nevidíte, stačí kliknout na ikonku Návrhu formuláře v horní části dialogového okna.



 

11. Zde stačí v seznamu polí najít pole Typ a přesunout ho na dialog. Pak jen uložte nový formulář, nejlépe pro všechny typy. Pro více informací o vlastních dialozích přejděte do článku Návrh vlastního formuláře.



 

12. Pak už stačí jen změnit typ příležitosti na ten, u kterého jste zadávali nové workflow, které okamžitě uvidíte v horní části okna.