Jak zajistit právo na výmaz osobních údajů

Jak používat eWay-CRM » GDPR » Jak zajistit právo na výmaz osobních údajů

Subjekt údajů má dle článku 17, GDPR právo na to, aby správce bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje, které se ho týkají.

Pokud je v eWay-CRM aktivována funkce GDRP, pak bude odstraněním záznamu smazána kompletní historie vztahu se subjektem. V praxi to znamená, že smažeme všechny navázané deníky, e-maily, dokumenty, úkoly, kalendáře a marketingové seznamy.

Tato operace je nenávratná!

Evidence přijetí žádosti od klienta (subjektu)

Žádost zaevidujte dle Vaší bezpečnostní politiky. S ohledem na fakt, že všechny položky, které jsou s odstraňovaným subjektem svázané, budou rovněž odstraněny, není eWay-CRM to správné místo.

Pokud si přesto přejete žádosti evidovat v eWay-CRM, přesvědčte se, že nebude svázaná s kontaktem / společností / příležitostí, kterou hodláte odstranit. Popř. vazbu odstraňte.

Zpracování žádosti

  1. Otevřete kartu kontaktu (popř. příležitosti či společnosti), který chcete smazat.

  2. Všimněte si, že tlačítko Odstranit má jinou ikonu. Krom černého křížku je tam ještě malý červený vykřičník. Stiskněte ji.

  3. Dotaz pro odstranění položek má několik nových bezpečnostních prvků:

    1. Ikona pro zřetelné odlišení „jiného způsobu mazání“.
    2. Hláška obsahuje více vysvětlení, že dojde k nenávratnému odstranění položky i všech svázaných položek (jsou-li). Jedná se o všechny deníky, dokumenty, e-maily, úkoly a kalendáře. Kontakt bude zároveň odstraněn z marketingových seznamů všech marketingových kampaní. Pokud je kontakt navázán na příležitosti, projekty či společnosti, tyto smazány nebudou.
    3. Capcha by měla uživatele donutit zamyslet se, zda záznam chce opravdu odstranit.

Znovu se zamyslete, zda je to záznam, který chcete odstranit – tato operace je nenávratná. Pokud ano, opište capchu a potvrďte tlačítkem Ano.

Záznam byl nenávratně odstraněn. O odstranění záznamu bude vytvořen deník, který obsahuje zašifrovanou informaci o všech textových polích smazaného subjektu. Používáme algoritmus SHA-256. Jedná se o jednosměrný šifrovací algoritmus, u něhož není možné zpětně zjistit, jaká hodnota byla zašifrována. Kdykoliv jsme ale schopni hledaný řetězec zašifrovat stejným algoritmem a výsledné hodnoty porovnat. To nám umí odpovědět, zda jsme v systému někdy evidovali subjekt – viz dále.

Odeslání potvrzení o vyřízení žádosti klientovi (subjektu)

Evidenci potvrzení o vyřízení žádosti budete pravděpodobně ukládat jinam než do eWay-CRM.

Informaci je samozřejmě možné vložit do eWay-CRM. Nakolik však Kontakt (popř. Společnost, resp. Příležitost) v eWay-CRM už neexistuje, nebudete moct využít funkci pro automatické sledování odchozích e-mailů.

Dohledání, že byl subjekt opravdu odstraněn

  1. V Microsoft Outlooku klikněte v hlavním panelu nástrojů eWay-CRM na tlačítko Deník.

  2. Přesvědčte se, že je viditelný sloupec Poznámka. Pokud ne, přidejte ho pomocí funkce Vlastní nastavení sloupců.

  3. Na webu https://passwordsgenerator.net/sha256-hash-generator si vygenerujte SHA-256 hash textu, podle kterého chcete hledat – např. e-mailová adresa. Hledat můžete dle libovolného textového sloupce odstraněného záznamu (křestní jméno, příjmení, e-mail, telefon, apod.).
  4. Výsledný SHA-256 hash vyhledejte v poli Poznámka. Zobrazí se Vám záznam o odstranění, kde se dopátráte, kdo a kdy záznam odstranil.

Máte otázky? Naši konzultanti mají odpovědi!