Jak zajistit právo na přenositelnost údajů

Jak používat eWay-CRM » GDPR » Jak zajistit právo na přenositelnost údajů

Článek 20, GDPR specifikuje právo subjektu na přenositelnost údajů, jež správci poskytl. A to ve strukturovaném a běžně používaném a strojově čitelném formátu. Pro tyto účely použijeme Microsoft Excel.

Evidence přijetí žádosti od klienta (subjektu)

Zaslané e-mailem

  1. Dvojklikem otevřete e-mail.
  2. V horním panelu nástrojů klikněte na tlačítko GDPR relevantní. Tímto dojde k uložení e-mailu do eWay-CRM, jako byste to dělali skrze tlačítko Uložit do eWay-CRM.

  3. Jakmile se Vám otevře hláška, zda chcete e-mail otevřít, klikněte na Ano.

  4. Přesvědčte se, zda je e-mail správně svázaný s kontaktem (popř. příležitostí či společností) a žádost nepřišla např. z adresy, kterou ještě v eWay-CRM nemáte.

    • Pokud e-mail nemá vazbu na kontakt, stiskněte tlačítko Připojit > Kontakt a vyberte danou osobu.

    • Pokud samozřejmě chcete mít e-mail navázaný na příležitost či společnost, postupujte obdobně.
  5. Klikněte na Ulož a zavři.

Zaslané písemně / telefonicky / jinak

  1. Najděte si kontakt (popř. příležitosti či společnost), který žádost podal.

  2. Skrz tlačítko Vytvořit > Deník nebo Vytvořit > Dokument vytvořte novou položku. Dokumenty používáme v případě, že máme sken žádosti. Deník v případě, že jsme žádost obdrželi ústně.

  3. Vyplňte podrobnosti žádosti, resp. přiložte naskenovaný dokument.

  4. Stiskněte tlačítko GDPR relevantní. To nám později umožní lepší identifikaci žádosti.

  5. Klikněte na Ulož a zavři.

Provedení opravy

  1. V seznamu kontaktů (popř. příležitostí či společností) klikněte na tlačítko Uživatelské pohledy a vyberte volbu Všechny sloupce.

  2. Skrz rychlé hledání si najděte daný subjekt.

  3. Klikněte na něj pravým tlačítkem a vyberte Exportovat seznam > Položky do Microsoft Excel. Vyexportují se Vám vždy všechny viditelné položky v seznamu. Proto se před exportem přesvědčte, že máte viditelný opravdu jen hledaný subjekt.

  4. Na dotaz, zda chcete soubor otevřít, klikněte Ano.

  5. Projděte soubor a popř. odmažte sloupce, které nesplňují povahu tohoto práva subjektu.

  6. Soubor uložte.

Evidence odpovědi klientovi (subjektu) o vyřízení žádosti

Odpověď budeme v tomto případě posílat e-mailem (buď jako přílohu nebo ve formě hypertextového odkazu na stažení souboru).

Mám aktivní funkci pro automatické sledování odchozí pošty

  1. Sestavte e-mail a stiskněte tlačítko Poslat.

  2. Objeví se dialog s dotazem, zda chcete e-mail přiložit do eWay-CRM.

  3. Zaškrtněte pole GDPR relevantní.

  4. Můžete vybrat Nadřazenou položku.

  5. Stiskněte tlačítko OK.

Nemám aktivní funkci pro automatické sledování odchozí pošty

  1. Dvojklikem otevřete e-mail v Odeslané poště.
  2. V horním panelu nástrojů klikněte na tlačítko Uložit do eWay-CRM.

  3. Jakmile se Vám otevře hláška, zda chcete e-mail otevřít, klikněte na Ano.

  4. Přesvědčte se, zda je e-mail správně svázaný s kontaktem (popř. příležitostí či společností) a žádost nepřišla např. z adresy, kterou ještě v eWay-CRM nemáte.

    • Pokud e-mail nemá vazbu na kontakt, stiskněte tlačítko Připojit > Kontakt a vyberte danou osobu.

    • Pokud samozřejmě chcete mít e-mail navázaný na příležitost či společnost, postupujte obdobně.
  5. Na kartě e-mailu stiskněte v panelu nástrojů tlačítko GDPR relevantní. To nám později umožní lepší identifikaci žádosti.

  6. Klikněte na Ulož a zavři.

Máte otázky? Naši konzultanti mají odpovědi!