Outlook CRM Background

 

Návod pro

  1. Úvod do práce s workflow
  2. Základní workflow
  3. Pokročilé workflow

Úvod do práce s workflow

Workflow schéma představuje soubor kroků, které musí každý projít, aby uzavřel pracovní příležitost nebo dokončil projekt. Schéma odpovídá standardním interním procesům a umožňuje uživatelům je automatizovat tak, aby bylo zajištěno, že každý bude postupovat stejně. Workflow schéma může automaticky generovat úkoly, zasílat e-mailová upozornění, kontrolovat povinná pole a ujistit se, že všechny potřebné dokumenty jsou přiložené. V eWay-CRM můžete nastavit své vlastní workflow schéma v Příležitostech, Projektech, Dokumentech, Marketingu, Docházce a Bonusech.

Workflow panel je zobrazen v horní části dialogového okna.

Workflow příležitosti

Různé barvy odlišují význam jednotlivých stavů.

 Současný stavModré pozadí: aktuální stav položky.
 Nabízený stavZelené pozadí: dostupné stavy, na které můžete kliknout.
 Uzamčený stavŠedé pozadí: neaktivní.
 Vybraný stavBílé pozadí: nový stav, na který jste klikli před uložením.

 

Základní workflow

Jak upravovat workflow

  1. Klikněte na odkaz pro přechod do nastavení workflow k příležitostem v Centru pro správu. Pro možnost se přihlásit je třeba mít účet eWay-CRM s administrátorskými právy.
  2.  

  3. Klikněte na tři tečky u jména typu příležitosti. Zde máte následující možnosti:
    • Přejmenovat – přejmenujete typ (nelze u systémových)
    • Zakázat – daný typ se nebude používat (nebude se nebízet v poli Typ)
    • Duplikovat – vytvoříte si nový typ se stavy již existujícího, abyste nemuseli vše znovu nastavovat, pokud si typy jsou podobné
    • Odstranit – smažete typ i s jeho workflow (nelze u systémových a již použitých)

    Upravit seznam stavů

Jak přejmenovat stav

  1. Pro přejmenování stačí v sekci Workflow, v našem případě modul Příležitosti a u daného vybraného typu jen kliknout na stav, který chcete přejmenovat a rovnou ho přepsat. Svou změnu pak uložte.
  2. Přejmenovat stav

     

  3. Máte mimo jiné i možnost spravovat překlady pro jiné jazyky. Stačí kliknout na Přidat překlad a vybrat, jaký jazyk chcete upravit.
  4. Přidat překlad

     

  5. Opět stačí jen kliknout na název stavu ve sloupci daného jazyka a přejmenovat jej, jak potřebujete. Změnu pak uložte.
  6. Upravit seznam stavů

     

  7. Nyní můžete otevřít příležitost, kde budete mít možnost vybrat nový typ s nově vytvořeným workflow schématem. Pokud v eWay-CRM Desktop pole Typ nevidíte, stačí kliknout na ikonku Návrhu formuláře v horní části dialogového okna.
  8. Návrh formuláře

     

  9. Zde stačí v seznamu polí najít pole Typ a přesunout ho na dialog. Pak jen uložte nový formulář, nejlépe pro všechny typy. Pro více informací o vlastních dialozích přejděte do článku Návrh vlastního formuláře.
  10. Pole Typ

     

  11. Pak už stačí jen změnit typ příležitosti na ten, u kterého jste zadávali nové workflow, které okamžitě uvidíte v horní části okna.
  12. Změny typu

Pokročilé workflow

Jak přejmenovat nebo skrýt stavy

  1. eWay-CRM vám nabízí několik předdefinovaných workflow stavů, ale možná si budete chtít tyto stavy přizpůsobit dle svých potřeb. Na hlavním pásu karet v eWay-CRM podržte klávesu SHIFT a klikněte na tlačítko Centrum pro správu.
  2. Ikona Centra pro správu

  3. Klikněte na Workflow schéma > Deal – Opportunity. Kliknutím na workflow v seznamu jej označíte a pro pokročilé workflow se v hlavní části obrazovky zobrazí seznam přechodů mezi stavy v tomto workflow. U základního workflow se nezobrazí nic, protože uživatel může volně přecházet mezi stavy.
  4. Sekce Workflow schéma

     

  5. V levém horním rohu okna klikněte na tlačítko Upravit seznam stavů.
  6. Upravit seznam stavů

     

  7. V nově otevřeném okně změňte název stavu (názvy stavů) ve sloupci „cs“ (pro češtinu) a klikněte na tlačítko Dokončit.
  8. Upravit seznam stavů

     

  9. Nebo v případě, že potřebujete méně stavů a chcete nepotřebný stav (nepotřebné stavy) skrýt, můžete ve sloupci Viditelné určit, které stavy mají být viditelné.
  10. Upravit seznam stavů

Jak přidat stav

  1. Jděte do okna Upravit seznam stavů, kroky jsou popsány výše a do sloupce FileAs napište název nového stavu. Potom na vaší klávesnici zmáčkněte klávesu TAB nebo klávesu šipku dolů.
  2. Upravit seznam stavů

     

  3. Stavy můžete přesunout nahoru a dolů pomocí tlačítek, které jsou na levé straně okně položek. Pro dokončení klikněte na tlačítko Dokončit.
  4.  

  5. Nyní potřebujete nové stavy propojit s ostatními stavy ve workflow schématech. V levém rohu klikněte na tlačítko Vytvořit nový přechod.
  6. Vytvořit nový přechod

     

  7. V nově otevřeném okně můžete vidět dvě pole: počáteční stav (stav, ze kterého vycházíte) a konečný stav (stav, do kterého se přesouváte). Nový stav najdete v druhém poli jako Konečný stav.
  8. Vybrat stav

     

  9. Nový stav musíte propojit s každým počátečním stavem z prvního pole. Stavy propojíte tak, že kliknete na tlačítko Další> a Další> u následujícího kroku. Vyberte uživatelskou skupinu, která může měnit stavy nebo pokud chcete vybrat všechny uživatele, zaškrtněte Vybrat vše.
  10. Vybrat uživatelské skupiny

     

  11. Klikněte na tlačítko Další, Další u následujícího kroku a pro dokončení klikněte na tlačítko Dokončit.
  12.  

  13. Nyní opět klikněte na tlačítko Vytvořit nový přechod, vyberte další stav na seznamu a znovu postupujte stejným způsobem skrz celý proces. Takt postupujte u každého nadřazeného stavu.
    Nový stav také slouží jako nadřazený stav pro ostatní stavy. Připojte je ke každému konečnému stavu, který vidíte v rozbalovacím menu.
  14. Vybrat počáteční a konečný stav

     

  15. V eWay-CRM Desktop vyčkejte 30 sekund na automatickou synchronizaci nebo můžete synchronizaci sami spustit manuálně. Manuálně synchronizaci spustíte tak, když v systémové liště pravým tlačítkem myši kliknete na eWay-CRM agenta a vyberete Synchronizovat.
  16. Synchronizovat data eWay-CRM

     

  17. Nyní můžete otevřít příležitost, kde budete mít možnost vybrat nový typ s nově vytvořeným workflow schématem. Pokud v eWay-CRM Desktop pole Typ nevidíte, stačí kliknout na ikonku Návrhu formuláře v horní části dialogového okna.
  18. Návrh formuláře

     

  19. Zde stačí v seznamu polí najít pole Typ a přesunout ho na dialog. Pak jen uložte nový formulář, nejlépe pro všechny typy. Pro více informací o vlastních dialozích přejděte do článku Návrh vlastního formuláře.
  20. Pole Typ

     

  21. Pak už stačí jen změnit typ příležitosti na ten, u kterého jste zadávali nové workflow, které okamžitě uvidíte v horní části okna.
  22. Změny typu

Pomohl Vám článek?

Vyberte si moduly, které se vám líbí

Contact

Společnosti a kontakty

Základní modul, se kterým všichni začínají. Obsahuje kontakty, společnosti, evidenci komunikace, plánování úkolů a přístup k obecným funkcím eWay-CRM.

Sales

Obchod

Přináší možnost evidence obchodních příležitostí a potenciálních zákazníků.

Project

Projekty

Skvělý nástroj pro všechny, kdo potřebují evidovat i realizaci zakázek včetně sledování stráveného času a nákladů.

Marketing

Marketing

Vestavěný nástroj pro e-mailový marketing pro zvládnutí efektivních kampaní.

Kompletní srovnání naleznete v této tabulce