Faktury, AI a lidé. Proč k digitalizaci účetnictví nestačí jen umělá inteligence

Digitalizace účetnictví už dávno není jenom buzzword. Řeší ji velké i malé firmy. Protože ví, že musí. AI (umělá inteligence) přináší do účetnictví nový vítr – a hlavně efektivitu. To je bez debat. Skutečnost je ale taková, že za nás všechno nevyřeší. Je sice chytrá, ale bez nás to nezvládne. Moderní účetní kancelář totiž pořád stojí na lidech. A někdy na nich padá. Zvlášť, když chybují.

Umělá inteligence není kouzelná hůlka

Ano, nástroje jako Alice od společnosti Redque umí pomocí AI automaticky vytěžovat faktury a také účtenky. Přečtou, co na nich je, převedou data do strukturované podoby a odešlou je dál do účetního systému. A zvládají to skvěle. Ale AI je ve skutečnosti jen jeden dílek celé účetní skládačky.

Digitalizace účetnictví znamená mnohem víc – je o promyšleném workflow, integraci mezi systémy, spolupráci mezi týmy. A hlavně o kontrole prováděné lidmi a odpovědnosti. Dnešní účetní už totiž jenom „nedatlují“ faktury. Fungují spíš jako správci procesů. K tomu všemu využívají technologie, aby se mohli soustředit i na kontrolu, reporting a poradenství.

Nejdřív digitalizace, pak automatizace. AI je až třešnička na dortu

Je ale dobré rozlišovat mezi digitalizací, automatizací a AI. Digitalizace znamená převod papírové agendy do elektronické podoby – třeba když vám místo tištěné faktury nebo účtenky dorazí e-mailem PDF nebo ISDOC (standardizovaný elektronický formát faktury, který dokáže číst i účetní software). Automatizace jde o krok dál: tyto nástroje umí z dokumentů samy vytáhnout data, zkontrolovat je a předat dál bez ručního zásahu. A AI? Ta se přidává ve chvíli, kdy se systém na základě historie sám učí a navrhuje řešení. Bez digitalizovaných základů ale žádná AI nedává smysl – ani výsledek.

Automatizace účetnictví začíná u procesu, ne u nástroje

Než se pustíte do AI, je nutné mít zvládnuté procesy. Když mluvíme o automatizaci účetnictví, mluvíme o systému – nebo spíš ekosystému – který ví, kdo má fakturu schválit, sleduje termíny splatnosti, upozorní na nesrovnalosti a hlavně komunikuje s dalšími aplikacemi. Třeba s nějakým CRM systémem.

Proto je potřeba mít vyřešené:

• Sběrné e-maily a cloudová úložiště – faktury tak nemusí chodit poštou.
• Mobilní aplikaci – účtenku lze vyfotit hned u pokladny a pomocí vytěžování účtenek ji automaticky zpracovat
• Elektronickou archivaci – žádné šanony, ale zabezpečený cloud.
• Moderní účetní software – otevřený, propojitelný, přehledný.

Bez těchto základů je i ta nejlepší AI jenom dočasnou náplastí na neefektivní procesy. Aby mohla přijít efektivní automatizace, musíte mít nejprve promyšlenou digitální základnu. Propojením těchto kroků pak vzniká skutečně digitalizované účetnictví.

Aplikace jako Alice kombinují OCR (automatické rozpoznávání znaků) a AI, takže dokážou faktury nejen vytěžit, ale i navrhnout zaúčtování. Stejně dobře si poradí i s vytěžováním účtenek, což ocení především firmy s větším množstvím drobných výdajů. Účetní pak funguje jako supervizor, který systém kontroluje a zároveň ho průběžně učí.

Vytěžování faktur jen jako první krok

Automatické vytěžování faktur je skvělý vstupní bod. Výborný na rozjezd, ale nevezme vás až do cíle. Je to jako když do CRM začnete automaticky tahat e-maily – odpadne rutina a zůstane to důležité. Pokud už dnes používáte eWay-CRM (nebo jiný CRM systém) a přemýšlíte, jak posunout svůj proces správy dokladů o kus dál, propojení s Alicí může být právě to, co hledáte.

Díky integraci s naším eWay-CRM můžete:

• automaticky číst přijaté faktury (z příloh e-mailů nebo z cloudu)
• přenášet data rovnou do účetního systému
• sledovat faktury přímo v eWay-CRM
• archivovat doklady s časovým razítkem a auditní stopou

Digitální účetnictví bez lidí nejde

Žádná technologie, ani ta nejlepší AI, nenahradí zdravý úsudek, zkušenosti a kontext. Právě proto nestačí „jen zapnout AI“ a doufat, že účetnictví poběží tak nějak samo od sebe. Pořád potřebujete lidi, kteří budou znát procesy, a budou přesně vědět, kdy je potřeba zasáhnout. V kontextu věci budou chápat, co je důležité. Automatizace má účetním pomáhat, ne je nahrazovat.

Chcete vědět, kde začít?

Digitalizace není jednorázový projekt. Je to evoluce, která musí začít u mindsetu a končí u nástrojů. Právě proto není jenom o AI. Je to o tom, jak si účetní nastaví proces, jaké nástroje si vybere a jak se rozhodne investovat svůj čas.

Pokud vás zajímá, jak funguje moderní účetnictví v praxi, firma Redque připravila zdarma e-book „Jak začít s digitalizací účetnictví“, kde najdete praktické tipy, jak na automatizaci. Bez zbytečné teorie – jen praktické tipy. Doporučujeme, pokud hledáte konkrétní postupy a inspiraci.