V dnešním rozhovoru jsme vyzpovídali marketingového a obchodního ředitele firmy BOKI Industries a.s., pana Václava Tutsche. Tato společnost, vyrábí podlahové, nadpodlažní a nástěnné konvektory pod divizí Heating, pod divizi Metal pak spadají zakázkové kovové díly. Obchodují s partnery z oblastí jako je strojírenství, stavebnictví, elektroprůmysl, železniční doprava a další.
Pane Tutschi, můžete vaši firmu představit vlastními slovy?
BOKI Industries navazuje na historii společnosti Frigera Metal, která vyráběla zakázkové dílce z plechů. V roce 2011 firma BOKI GROUP kapitálově vstoupila do této společnosti, navázala a rozšířila původní výrobní program a zároveň přinesla do nabídky své know how na finální výrobky z oblasti tepelné techniky. Tím byly podlahové a nadpodlažní konvektory. BOKI je tedy členěna na dvě obchodní divize se společnou výrobou. Divize Metal se zabývá výrobky z kovových dílců pro širokou škálu partnerů z různých branží, divize HEATING se zabývá výrobou a dodávkou konvektorů pro systémy vytápění. Od našeho poměrně komplikovaného modelu se také odvíjí odlišné využívání nástroje eWay-CRM.
Kolik máte zaměstnanců?
Průměrně kolem 135 lidí, plánovaný letošní obrat je 280 milionů.
Máte hlavně zahraniční klienty?
Divize Metal je soustředěna hlavně na rakouské, německé a švýcarské partnery. Menší část je Česká republika. Co se týče konvektorů, tam je 20 % obratu Česko a Slovensko, zbytek zajišťují partneři ze skupiny Rettig ICC, která je evropským lídrem v oblasti výroby a prodeje radiátorů a konvektorů. Hlavními trhy pro naše výrobky v rámci této skupiny je Polsko, Skandinávie, Pobaltské republiky, Rusko, Kazachstán, Rumunsko a Rakousko.
Jste marketingovým a obchodním ředitelem obou divizí?
Mám na starosti jen divizi Heating. Je tu ještě druhý obchodní ředitel, pan Otto Hála, který zajišťuje prodej výrobků v rámci divize Metal. Způsob obchodování i komunikace s trhem je naprosto odlišný, proto je nutné mít dva obchodní týmy. Nicméně já jsem měl na starosti projekt eWay pro celou firmu s podporou kolegů z IT, kteří řeší instalaci a funkčnost.
Jak jste se rozhodl, že je třeba zavést CRM řešení?
Vezmu to pěkně po pořádku. V předchozích společnostech jsem také CRM využíval, někde více, někde méně. To znamená, že nebyla diskuse o tom, zda CRM ano či ne, ale jaké. V každém případě je dnes nutnost mít přehledný systém a vše dostupné na jednom místě.
Vraťme se tedy do roku 2011. Vstoupili jsme do Frigery Metal a byli jsme upřímně v šoku z toho, jak nízké bylo povědomí o dnešním softwaru a jeho využití. My jsme byli v tomto ohledu hodně napřed. Bylo tedy nutné najít systém, který bude pro lidi přístupný, nebude je takzvaně děsit. Nechtěli jsme, aby se lidé museli učit něco zcela nového a složitého. To bylo jedno z hlavních zadání.
Co nás odlišilo od konkurence?
Spousta vašich konkurentů nabízí řešení jako samostatná aplikace s instalací a daty u nich na cloudu. To jsme nechtěli. Zadání tedy bylo, že systém poběží na našich serverech s tím, že se tu zajistí zálohování, garance aktuality dat a podobně. Výběr se tím hodně zúžil. Já osobně jsem vyhledával vhodné programy na Googlu a CRM portálu, tam jsem objevil eWay. Stáhl jsem si demo verzi. Ihned mě oslovilo, že je systém zabudovaný v Outlooku, tím byl splněn požadavek na jednoduchost a „neděsivost“. To byl hlavní důvod toho, proč u nás vyhrála eWay.
Jaký byl další postup?
První diskuse byla nad úpravou workflow u příležitostí, zde mě přesvědčil váš obchodník, pan Jiří Tvorík, jak jednoduše lze eWay přizpůsobit našim potřebám, to rozhodlo a podpis smlouvy byl na světě. Pak už následovala vlastní implementace, první školení, následné úpravy, další školení a kolegové začali systém používat. Nicméně stále je využití jen asi z 60 %. Vysvětlím proč, v prvním kole jsme se soustředili jen na základní body – Kontakty, Společnosti, Příležitosti. To byla pro nás stěžejní oblast, v níž jsme se potřebovali zlepšit. Dovedete si asi představit, jak to před eWay vypadalo. Co člověk, to vlastní způsob ukládání dat a evidence kontaktů, chyběl jednotný řád. Teď nás čekají moduly Projekty a Marketing.
Je tu nějaká další přednost našeho systému, kterou byste rád zmínil?
Jako obrovské plus vnímáme neustálý rozvoj eWaye – především pak zcela nový modul Úkoly, který začínáme také využívat. To, aby lidé ve firmě data skutečně vyplňovali a postupy dodržovali, je pak otázka informační kázně. Toto je pro nás něco, na co se teprve připravujeme – aby se všechny úkoly, u kterých to je možné, neřešily prostřednictvím rozesílání mailů na všechny kolegy anebo skrze papírky na stole.
Má u vás své místo mobilní aplikace?
Jednoznačně ano, naši obchodníci jsou na cestách a plno věcí je třeba mít při sobě. Dnešní život je už zkrátka takový, že ne vše se dá domluvit a připravit předem. To proniklo i do stavebnictví, naši zaměstnanci musí být dynamičtí a být schopni v průběhu dne měnit časy schůzek, měnit firmy, do nichž pojedou. A právě mobilní aplikace nám pomáhá zvládnout tento chaos.
Když například kolega obchodník vyrazí do Prahy a po cestě mu klient zavolá, že mu do schůzky něco vlezlo a musí ji zrušit, tak se může obratem podívat do rozpracovaných příležitostí a vyrazit do jiné firmy. A navíc, pokud lidé získají nějaké podstatné informace ve chvíli, kdy jsou na cestě, mohou je ihned uložit pro potřeby kolegů z back office.
Mají u vás do systému přístup všichni zaměstnanci?
Momentálně sem není zařazena výroba a účetnictví, tyto útvary využívají ERP systém bez vazby na CRM. eWay funguje v naší obchodní části, technické skupině, která zajišťuje podporu prodeje a technický servis a na nákupu. Určitě chceme rozšířit přístup i na další útvary, a to především z důvodu možnosti nastavení workflow.
A co systém práv?
Toto je věc, kterou teprve připravujeme, nicméně je to právě něco, co se váže právě na workflow. Plánujeme nastavit různé úrovně vázané na úkoly a schvalování. Některé budou mít k nahlédnutí všichni a jiné budou na úrovni důvěrných. To jsou například věci týkající se strategického rozvoje firmy, financí i personalistiky.
Setkali jste i přes jednoduchost systému s nechutí zaměstnanců začít užívat CRM?
Tady bylo klíčové školení. eWay se jeví velice jednoduše, úplně jako Outlook. Avšak správná metodická práce a správné tvoření vazeb, to už je jiná disciplína. U každého nového systému se většinou objeví skupina lidí, která jej využívat z principu nechce a tito lidé jsou také největšími kritiky. Hledají mouchy, ale to proto, že se jim nechce postupy dodržovat.
Vnímali jste u těchto „odpůrců“ nějakou změnu vnímání po tom, co zjistili, že jim systém vlastně pomáhá?
Oni to málokdy řeknou nahlas, ale ve finále ta přehlednost, dohledatelnost, hlídání termínu i zjednodušené reportování je to, co je přesvědčilo. Všechno na sebe navazuje a snadno se dohledává. To už dnes tato skupina považuje za automatické. Dříve se vše pracně „lovilo a vytahalo“ z emailů nebo šanonů…
Co se týče zavedení systému, my jsme zvolili cestu postupnou, po jednotlivých odděleních. I to odlišné členění obchodního oddělení způsobovalo, že mí kolegové měli zcela jiný charakter dotazů. Je-li na školení více než osm lidí a otázky se začnou míchat, tak je to neefektivní. Ostatní tam začnou „spát“, protože to pro ně nemusí být zajímavé. Musím uznat, že na doporučení zástupců eWay jsem změnil požadavek osmihodinového školení v jeden den na dvakrát čtyři hodiny v různé dny. Lidé lépe zpracují nabyté vědomosti a další lekce je mnohem efektivnější.
Jak dlouho nás používáte?
CRM systém běží tři roky na obchodu Heating, dva roky na nákupu a na obchodu Metal asi rok a půl.
Kolega a sportovec David Pejšek, který u vás CRM implementoval, s vámi velice rád rozebírá kola. Jste firma cyklistů?
Já osobně jezdím na kole hodně, prakticky veškerý volný čas. David Pejšek je do toho také zapálený, tím pádem veškerá naše konverzace začíná: „Co je nového v kolech? Kolik máte najeto?“ (smích)
A vlastní rozhodnutí o výběru eWay padlo při ultramaratonském závodě ISOMA 1000 mil, které jsem absolvoval a měl jsem dostatek času si vše srovnat v hlavě…
Jak je ten svět malý, tak jsem doporučil eWay i svým kamarádům, kteří jezdí na kole a dnes už jsou uživateli. Vysvětlil jsem jim, že eWay opravdu není jen tak nějaký rozšířený Outlook, ale propracovaný a uživatelsky přívětivý CRM systém.
Zde jsem zjistil, že eWay-CRM a závod má mnoho společného. Obojí je cesta k úspěchu.
V práci ovšem máte větší tým lidí, kteří jezdí společně?
Ve firmě je poměrně velký tým rekreačních cyklistů a díky vedení společnosti, která je sportovně založena, podporujeme i regionální amatérský tým, kde parta nadšenců pořádá MTB závody. Pár talentovaných juniorů jezdí Český pohár. Cílem je přitáhnout mládež ke sportu, jsme zapojeni i do regionálních aktivit v rámci pardubického kraje pod záštitou hejtmana. Konkrétně se jedná o projekt „Hledá se vítěz“, to je cyklus dětských závodů na kole v různých městech pardubického kraje na podporu školních dětí a mládeže, aby se více hýbala.
To mi připomíná firmu Brilon, dalšího z našich cyklistických klientů. Časem snad uspořádáme nějaký turnaj! Co byste dodal na závěr?
S eWay-CRM jsme opravdu spokojení. A spolupráce byla vždy skvělá, ať už jsem jednal se zmíněným Davidem Pejškem, nebo obchodníkem Jiřím Tvoríkem.
Přečtěte si o další úspěšné implementaci v rozhovoru s paní Petrou Císařovou z MBK Consulting, nebo o tom, jak vlastně implementace našeho produktu probíhá.
