Rozhovory

Implementace CRM do firmy? Konec zbytečné práci!

Tak jako mnoho dalších, i firma MBK Consulting si časem uvědomila, kolik práce zabírá administrativa, dohledávání informací, telefonáty mezi kolegy a všelijaké vzájemné doptávání. Provozní ředitelka firmy paní Petra Císařová si s námi na toto téma ochotně popovídala.

 

Petra Císařová

Petra Císařová, MBK Consulting

 

Co si máme představit, když se řekne MBK Consulting?

Jsme poradenská společnost. Řešíme pro naše klienty jak poradenství v rámci procesního řízení, tak i klasické ISO normy - audity a zavádění systémů, a k tomu ostatní související témata jako environment a bezpečnost. Dále máme školící sekci, která organizuje otevřené kurzy  v Praze a Brně i kurzy na míru u klientů. V současné době jsme díky síti profesionálních lektorů schopni odškolit více než 100 různých témat.

 

Jak dlouho je už firma na trhu?

Přes 25 let. Jsme společnost s dlouhou historií, MBK Consulting, s.r.o vznikla v roce 2001 transformací sdružení poradců, kteří působili na trhu od roku 1991. Já osobně zde působím již dvanáctým rokem.

 

Jaká je vaše pozice?

Jsem provozní ředitelkou. To znamená, že nad sebou mám pana ředitele/majitele a pod sebou obchodníky, poradce, školitele, lektory a sekretariát.

 

Jak jste se dostali k tomu, že potřebujete CRM?

Asi jako ze začátku všichni, jsme používali spoustu Excelovských tabulek s množstvím kontingencí a různých návazností a interně vytvořený informační systém – databázi Access. Ve finále při realizaci projektů se však nejvíce spoléhalo na to, co dělají samotní lidé, na jejich výkazy. Nebylo to ale možné příliš hromadně plánovat a vytvářet přehledy, dokud oni nezaslali týdenní výkazy. Nicméně vytvářet z těchto podkladů jakékoliv analýzy vytíženosti, nákladovosti a podobně bylo hrozně složité.

Zjistili jsme, že abychom mohli vše lépe řídit, analyzovat a podporovat marketingově, potřebujeme s daty pracovat trochu jinak, než je jen Excel. Hlavně databáze našich klientů neustále narůstala a Access databáze nebyla dostatečně „chytře“ naprogramovaná, aby mezi sebou fungovaly různé věci automaticky či aby byly vůbec propojeny. Byl to spíše takový záznamník dat, ze kterého se toho nedalo příliš vytáhnout zpět. Respektive dalo, ale i výsledky záležely na formě „dotazu“ a uměla jsem to jen já.

Tak jsme se rozhodli, že je na čase pořídit něco lepšího. To jsme si za mé působení v MBK řekli už třikrát, avšak teprve předloni se to už opravdu stalo. Zvážili jsme náklady a přínosy a finálně se rozhodli, že přišel čas.

 

Jsme tedy vaše první CRM?

Ano, první CRM ve firmě jste vy. Vybrali jsme vás už čtyři roky zpátky, pak jsme ovšem transformovali naše IT, měli jsme jakousi vizi bez Microsoftu. To ale úplně nešlo, proto jsme se vrátili zpět k Microsoftu a tím pádem jsme také sáhli po eWay-CRM.

 

Byla hlavním důvodem pro vaši volbu naše integrace s Microsoftem?  

Ano, byl to Microsoft obecně, především pak Outlook, v němž eWay-CRM funguje. Nebyl to však jediný důvod, přesvědčilo nás také množství potřebných funkcionalit.

Já jsem eWay osobně vyzkoušela jako první právě proto, že to byl doplněk do Outlooku. Když jsme se pak ale dívali na jiné systémy, tak už jsme od nich vlastně požadovali, aby uměly totéž, co eWay. To žádný program neuměl. Prošli jsme si různými pokusy vlastního programování, ale všechny ztroskotaly na tom, že naše požadavky jsou zkrátka jasně dané a mají své zákonitosti.

 

Impulsem byla tedy potřeba lepší analýzy a reportingu?

Řekla bych potřeba celkového řízení firmy a povědomí o tom co, kdo, kdy a kde dělá. A to bez nutnosti neustálého telefonování a vyptávání. V rámci toho také databáze a analýza klientů, cílený marketing, přehledy do minulosti, kdo byl na kterém školení, a kdo s námi kde spolupracoval, tedy i historie na základě které tvoříme budoucnost.

 

V jaké fázi implementace nyní jste?

Funkčně nám eWay vyhovuje. Vše od poptávky k realizaci funguje tak, jak mělo a jak se očekávalo.

Něco ještě ladíme, chybí nám napojení na náš web admin, kde chodí přihlášky na školení a dokonalé napojení na účetní systém Pohoda.

My ještě stále nevyužíváme eWay ve všech jejích rozmanitostech, takže další fáze je marketing, pak také plánování kapacit lidí, to děláme nyní jen na základě kalendáře a docházky.

Ostatní moduly zkrátka ještě zapracujeme, ale to, co v systému potřebujeme vidět, řešit a reportovat, to tam dnes máme všechno.  Já používám eWay již třetím rokem, měli jsme zkušební verzi, kdy se zaměstnanci museli naučit pracovat pouze v CRM, bez tabulek v Excelu a podobných věcí „kolem.“ Plně bez jakékoli další podpory jiných forem záznamů a evidencí využíváme eWay až nyní od ledna.

MBK Consulting

Kolik lidí eWay-CRM používá?

Všichni, jsme menší firma. Až na externí lektory, ty přístup tak úplně nepotřebují. Až bude možné reportování docházky v mobilní aplikaci, rádi jim pořídíme licence taktéž.

 

Vidíte už nyní nějakou změnu, kterou vám eWay přinesla?

Používání systému má hlavně efekt snížení administrativy, který bude do budoucna ještě větší. Nemusí se nic přepisovat. Zlepšila se přehlednost, výkazy a reporting, dá se lépe dosledovat, co kdo provedl. Já jako provozní ředitelka se mohu snadno podívat, jak dlouho někdo někde byl a co tam dělal, ověřit si to. Dále je lepší sdílení informací nejen o klientech a projektech napříč firmou. Nemusíme si volat a nic hledat, víme, kam se podívat, abychom danou informaci rychle našli. Velké zjednodušení je i při vytváření nabídek a smluv, které není třeba ukládat někam zvlášť.

 

Jaké moduly využíváte?

Klasicky – Příležitosti, Projekty, Společnosti, Kontakty, Docházka, Deníky, Reporting, Zboží, Doklady. Jediné, co dnes nevyužíváme je funkce marketingu. A také modul Úkoly, na jejich využívání totiž příliš zvyklí nejsme. Na kalendář jsme ale zvyklí z Outlooku, ten v eWayi využíváme pro naše plánování a reportování aktivit všech.

 

Pracujete s naší mobilní aplikací?

Já osobně ji používám hodně, jsem na ni opravdu zvyklá. Uvítala bych v ní reportovatelnou docházku, a aby zase fungovaly záznamy o telefonních hovorech automaticky.

 

Proběhly nějaké specifické customizace?

Spousta. Pan Pejšek to neměl lehké, já jsem přesně věděla, jak to má fungovat! Ale on mi navrhl i další věci, které mne samotnou nenapadly a hodně další práce ulehčily.

Customizace se týkaly zadávání klientů, nabídek a objednávek od zákazníků, posouvání stavů příležitosti až k tisku smluv a překlápění do projektu, který je pak přidělený konkrétnímu poradci či lektorovi. Ten, případně projektový manažer, tam potom plánuje, kdy ke klientovi půjde a jak dlouho tam bude. V momentě, kdy práci odvede, si z kalendáře vytvoří docházku, kterou jsme schopni v eWayi překlopit do faktur, ty pošleme do Pohody, fakturantka pak už jen dořeší fakturu směrem ke klientovi.

 

Co byste řekla závěrem?

Dnes si už nedokážeme představit, že bychom se vrátili k excelům nebo naší staré Access databázi. Ještě se těšíme na finální dokončení, další fáze a skryté možnosti, ale již dnes mohu říci, že skutečný přínos oceníme v budoucnu, kdy využijeme všechny rozmanitosti a funkce, které potřebujeme k rozvoji našich aktivit a vztahů se zákazníky.

 

Zajímá vás, jak probíhá implementace? Nebo si chcete přečíst o další zákaznické zkušenosti? Načerpejte inspiraci na našem blogu! S případnými dotazy nás neváhejte kontaktovat na [email protected] nebo 222 560 344.

Katerina Rosova
06.05.2019
Sdílet: